الرئيسية
البوابة
أحدث الصور
التسجيل
دخولنظم المعلومات
صفحة 1 من اصل 1
نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:55 pm
المقدمة
إن إثراء حضارة الإنسان وبقاءها في الوجود وتأكيد وجوده وتطوره الاجتماعي والعلمي يتوقف على مديما يعرفه من تقاليد حضارية المتمثلة في الآراء والعادات والتقاليد والمهارات والفنون المنحدرة إليه عبر قرون والتي يجب عليه إن يطورها ويهيئها ثم يورثها للأجيال القادمة .
ففي جل المجتمعات تكون هذه المعلومات الحضارية مدونة في مصادر للمعلومات المجمعة إليهعبر قرون من كتب ودوريات أن هذه الكتب والدوريات التي تحتوي على شتى المعلومات لمختلف فروع الفكر بالإضافة إلىأصناف التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية التي تعكس مدى حضارته .
إن تلك المعلومات هي ملك لكل المجتمع ولكل إنسان الحق في استخدامها والاستفادة منها في سد حاجاته العلمية والثقافية والمهنية ، أن اعتماد الإنسان على هذه الملاين من الوثائق واضح إذ لا يمكن تحقيق أي رفاه اجتماعية أو إحرازأي تقدم علمي بدون الرجوع إليها أو الاستفادة منها ومآبها من معلومات .
إن نمو الرهيب والتزايد للمعلومات أصبح من المستحيل على إنسان استيعابها دفعة واحدة ولا يمكن تعلمها وفى وقت واحد لذا دعت الحاجة إلى قيام ثورة معلوماتية شاملة لمواكبة هذا التطور وللاستفادة من المعلومات بعد تخزينها واسترجاعها عند الطلب وهي الطريقة الوحيدة للمحافظ عليها .
إن الطرق التقليدية في التخزين المتمثلة بالكتب المعروضة لم تتمكن من إلاحاطة بهذا السيل العارم من المعلومات فعجزت عن تحقيق أهدافها وبان ضعفها لذلك لجاء الإنسان إلى استغلال التكنولوجيا والتطوروذلك بإقامة نظم معلومات حديثة للتامين والاستفادة من هذه المعلومات الحديثة .
أن نظام المعلومات هو تشكيل منظم مكون من مصادر للمعلومات وأشخاص وتكنولوجيا تعمل معا حسب مخطط مدروس تسهل توصيل المعلومات من شخص إلى أخر ، إن قابلية الإنسان في الحفاظ على الكلمة المكتوبة لاستخدامات الحاضر والمستقبل ولسد حاجات البحث العلمي تعتبر من أعظم مجازاته وان حصيلة هذا الإنجاز هو المعلومات.
مشكلة البحث
إن التطور العلمي الرهيب واختراع الإنسان ما يوفر له من سبل الحياة الرغيد يوحي لنا بان الإنسان قادر على إنجاز أفكاره عن طريق الآلة والميكنة بعد أن يدرك الشيء الذي يريد إنجازه وهذا يظهر لنا أهمية التكنولوجيا على إنجاز الأعمال بالمقارنة مع قدرته أن فائدة التكنولوجيا وتأثيرها على المعلومات يعتمد على مدى رواجها وكثرة تطبيقها.
إن مداولتها بين المنظمات للحصول على اكبر فائدة وعلى مدىهذه المداولة تعتمد قيمتها وفائدتها للمجتمع الإنساني إن لتكنولوجيا المعلومات وتأثيرها المباشر على نظم المعلومات و المجتمع وتقدمه لا يختلف عليه اثنين ولكن هذا يتوقف على مدى تفهم المنظمات والمجتمع والدولة للتكنولوجيا وبتكوينتها وتداولها ومن تم تطويرها واستخدامها بصورة مثمرة.
فالإنسان لابد أن يجهد نفسه في سبيل فهمها فهم صحيح وان يبتدع طرق لإدراكها وتطويرها وتطويعها لخدمة مجتمعه .
وعليه فعلى جميع الأطراف من دولة ومراكز بحوث ومعلومات ومكاتب التعاون لغرض الاستفادة منها لبناء مجتمع عصري ومتطور ومن خلال هذه المشكلة حاول الباحث الإجابة على بعض التساؤلاتوهي :-
س1 -ما هي نظم المعلومات و ما هي فائدتها ؟
س2 -ما هي العوامل المؤثرة في نظم المعلومات ؟
س3 - ما هي البيانات؟
س4 - ما هي طرق جمع البيانات ؟
س5 -ما هي التكنولوجيا وما هي أهميتها ؟
س6 ما هيعوائق وصول التكنولوجيا لنا ؟
أهمية البحث
إن أهمية المعلومات لتقدم الإنسان ورقيه ضروري كضرورة الماء والهواء للكائنات الحية فهي شريان حياته الروحية والقوة التي تساعده في التعامل مع الواقع لكي يفهم الحقيقة وهي مصدر كل شي حتى لحصوله على الثروة والسلطة ورضاء الآخرين ، فالكل بحاجة لها سؤ كانوا أفراد أم منظمات أم كانوا دول فالذي يملكها يملك كل شي.
ولكن في الوقت الحاضر وبالتطور العلمي والنمو الرهيب لهالا يستطيع الإنسان ملاحقتها والمحافظة عليها بالطرق والوسائل القديمة فهي ذات تأثير واضح ومباشر على الكل سؤ كانوا أفراد أم منظمات أو حتى دول ، فالمعلومات قوة وإقناع كما أنها العامل الأول والأخير في عملية اتخاذ القرارات الحكيم الراشدة ورغم كل هذا فهي من بين العوائق والسدود التي لا تزال قائمة تتحدى الإنسانوتحد من سبيل تقدمه إن لم يطورها ويواكب تطورها بالطرق الحديثة للتكنولوجيا وبإثراء المكتبات العلمية بالأبحاث التي تتناولها لتدليل الصعاب ومن تم تقديمها للمجتمع ومراكز البحوث العلمية والمنظمات حتىتستفيد منهالرسم وإعادة رسم سياساتها وذلك من خلال النتائج التي تم التوصل إليها .
أهداف البحث لكل دراسة هدف وهدف هذه الدراسات محاولة مايلي :-
1. تحديد التطور الذي حدث على نظم المعلومات.
2. تحديد أسباب الاهتمام بنظم المعلومات .
3. تحديد دور قاعدة البيانات
4. تحديد إدارة قاعدةالبيانات أهميتها
5. تحديد مفهوم تكنولوجيا المعلومات وأهميتها.
6. اثر تطبيق تكنولوجيا المعلومات على المنظمة.
فروض البحث
1. إن نظم المعلومات قديمة قدم الإنسان الأول .
2. إن لنظم المعلومات أهمية كبيرة توتر بشكل فعال في المنظمة.
3. إن لنظم المعلومات تطور رهيب ومتزايد.
4. إن لتكنولوجيا المعلومات الأثر الكبير في احتواء نظم المعلومات وتطورها
5. إن لنظم المعلومات التكنولوجيا معا الدفع للمنظمة من اجل البقاء في العصر الحالي.
منهجية البحث والدراسة
اعتمد الباحث في كتابة هذا البحث على مجموعة من الكتب والمراجعوالمقالات التي تناولت بالكتابة في نظم المعلومات وفي تكنولوجيا المعلومات وقد حاول الباحث قدر المستطاع الربط بين التكنولوجيا ونظم المعلومات ذلك أن جل المراجعتتناول التكنولوجيا على حد أو تتناول نظم المعلومات على حدا أخر إضافة إلى بعض الفروض التي راء الباحث من خلالها إعطاء صورة أكثر توضيحا معتمد في ذلك على الدراسات السابقة والواقع الميداني الملموس من خلال تجربة الباحث ميدانيا .
مجالات البحث :-
أ ) الجانب الزمني
اعتمد الباحث في بحثه هذا على المجال الزمني وحاول قدر المستطاع تحديد فترة الدراسة من الإنسان الأول إلى الفترة الحالية لنظم المعلومات والى ما وصلت إليه ألان وهذه الدراسة كانت محصورة في سنة 2006 .
ب ) الجانب المكاني
أما الحدود المكانية فكانت ضمن نطاق المنظمات بشكل عام في واقتصرت على مدينة طرابلس الغرب.
مصطلحات البحث
1- نظم المعلومات
(( هو نظام متكامل لكل من العنصر البشري والآلة والذي يهدف إلى تزويد المنظمة إلى بالمعلومات لعملية اتخاذ القرار السليم ))
2- قاعدة البيانات
هي عبارة عن مجموعة منظمة من البيانات التي تجمع بينها علاقة منطقية بحيث يسهل تخزينها واسترجاعها بغرضتعديلها أو الإضافة عليها أو الاستفسار عن مكوناتها وإعداد تقارير من وقعها .
3- إدارة قواعد البيانات
هو البرنامج الذي يمكن من إقامة قاعدة بيانات وإضافة البيانات واسترجاعها منها أو تعديلها أو الاستفهام عن محتوياتها أو عداد تقارير من وقعها وإلغاء منها أو كلها إذا اقتضى الأمر ذلك.
4- البيانات
هي اللغة والرياضيات والرموز التي عليها اتفاق عام على أنها تمثل – الناس – الأهداف – الأحداث – المفاهيم .
5- المعلومات
هي نتائج عمليات النماذج ، التكوين ، التنظيم ،أو تحويل البيانات بطريقة تؤدى إلى زيادة مستوى المعرفة في المستقبل .
6- تكنولوجيا المعلومات
هي اكتساب ومعالجة وتخزين واسترجاع ونشر المعلومات عن طريق التكامل بين أجهزة الحاسبات الإلكترونية ونظم الاتصالات الحديثة
الدراسات السابقة
رغم أهمية هذا الموضوع للمنظمات إلا أن عدد الدارسات والبحث في موضوع الدراسة محصور وقليل ومن أهمالدراسات السابقة :-
الدراسة الأولى دراسة الدكتور – يونس عزيز عنوان الدراسة نظم المعلومات الحديثة سنة النشر 1978 وكان من أهم أهدافها
1- توضيح أهمية المعلومات من جانب المكتبات.
2- دور التوثيق وأهمية
الدراسة الثانية دراسة الدكتور عثمان الكيلاني وأخرون عنوان الدراسة – المدخل إلى نظم المعلومات الإدارية
سنة النشر 2000 وكان من أهم أهدافها :-
1- إعطاء صورة سهلة وواضحة للتعرف على نظم المعلومات
2- التعريف بالنظم وبعض أنواعها
الدراسة الثالثة دراسة الدكتور محمد خشبة –عنوان الدراسة نظم المعلومات المفاهيم – التحاليل – التصميم سنة النشر 1992
وكان من أهم أهداف الدراسة :-
1- توضيح فلسفة النظم .
2- التعريج على النظم المرتبطة بالحاسب الآلي .
الدراسة الرابعةعنوان الدراسة-نظم المعلومات الإدارية -الدكتورة سونيا البكريأهم أهدافها :_
1- إعطاء نبدأ عننظم المعلومات الإدارية ونشأتها .
2- محاولة إعطاء صورة عن تطوير نظم المعلومات .
الدراسة الخامسةنظم المعلومات الإدارية الأسس والمباديء- الدكتور عبد الحميد المغربي سنة النشر 2002 أهم أهدافها :-
1- توضيح تكنولوجيا المعلومات وإدارة المعرفة.
2- تعريف الحاسب الآلي واهم خصائصه وركائزه وتأثيرها في نظم المعلومات
ومن هنا يرى الباحث رغم أهمية تلك الدراسات السالفة الذكر إلا أنها أهملت بعض الجوانب المهمة وفى هذه الورقة حاول الباحث قدر المستطاع ولو بشكلمبسط الربط أو التوضيحي في المواضيع التي تطرق إليها باحث أو كاتب دون الأخر ومن بعض المواضيعمايلي :-
1- التدرج الذي حدث لنظم المعلومات من القدم إلى الآن .
2- الفرق بين قاعدة البيانات و إدارة قاعدة البيانات .
3- محاولة توضيح أهمية التكنولوجيا وتأثيرها في نظم المعلومات داخل المنظمة بالتحديد .
إن إثراء حضارة الإنسان وبقاءها في الوجود وتأكيد وجوده وتطوره الاجتماعي والعلمي يتوقف على مديما يعرفه من تقاليد حضارية المتمثلة في الآراء والعادات والتقاليد والمهارات والفنون المنحدرة إليه عبر قرون والتي يجب عليه إن يطورها ويهيئها ثم يورثها للأجيال القادمة .
ففي جل المجتمعات تكون هذه المعلومات الحضارية مدونة في مصادر للمعلومات المجمعة إليهعبر قرون من كتب ودوريات أن هذه الكتب والدوريات التي تحتوي على شتى المعلومات لمختلف فروع الفكر بالإضافة إلىأصناف التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية التي تعكس مدى حضارته .
إن تلك المعلومات هي ملك لكل المجتمع ولكل إنسان الحق في استخدامها والاستفادة منها في سد حاجاته العلمية والثقافية والمهنية ، أن اعتماد الإنسان على هذه الملاين من الوثائق واضح إذ لا يمكن تحقيق أي رفاه اجتماعية أو إحرازأي تقدم علمي بدون الرجوع إليها أو الاستفادة منها ومآبها من معلومات .
إن نمو الرهيب والتزايد للمعلومات أصبح من المستحيل على إنسان استيعابها دفعة واحدة ولا يمكن تعلمها وفى وقت واحد لذا دعت الحاجة إلى قيام ثورة معلوماتية شاملة لمواكبة هذا التطور وللاستفادة من المعلومات بعد تخزينها واسترجاعها عند الطلب وهي الطريقة الوحيدة للمحافظ عليها .
إن الطرق التقليدية في التخزين المتمثلة بالكتب المعروضة لم تتمكن من إلاحاطة بهذا السيل العارم من المعلومات فعجزت عن تحقيق أهدافها وبان ضعفها لذلك لجاء الإنسان إلى استغلال التكنولوجيا والتطوروذلك بإقامة نظم معلومات حديثة للتامين والاستفادة من هذه المعلومات الحديثة .
أن نظام المعلومات هو تشكيل منظم مكون من مصادر للمعلومات وأشخاص وتكنولوجيا تعمل معا حسب مخطط مدروس تسهل توصيل المعلومات من شخص إلى أخر ، إن قابلية الإنسان في الحفاظ على الكلمة المكتوبة لاستخدامات الحاضر والمستقبل ولسد حاجات البحث العلمي تعتبر من أعظم مجازاته وان حصيلة هذا الإنجاز هو المعلومات.
مشكلة البحث
إن التطور العلمي الرهيب واختراع الإنسان ما يوفر له من سبل الحياة الرغيد يوحي لنا بان الإنسان قادر على إنجاز أفكاره عن طريق الآلة والميكنة بعد أن يدرك الشيء الذي يريد إنجازه وهذا يظهر لنا أهمية التكنولوجيا على إنجاز الأعمال بالمقارنة مع قدرته أن فائدة التكنولوجيا وتأثيرها على المعلومات يعتمد على مدى رواجها وكثرة تطبيقها.
إن مداولتها بين المنظمات للحصول على اكبر فائدة وعلى مدىهذه المداولة تعتمد قيمتها وفائدتها للمجتمع الإنساني إن لتكنولوجيا المعلومات وتأثيرها المباشر على نظم المعلومات و المجتمع وتقدمه لا يختلف عليه اثنين ولكن هذا يتوقف على مدى تفهم المنظمات والمجتمع والدولة للتكنولوجيا وبتكوينتها وتداولها ومن تم تطويرها واستخدامها بصورة مثمرة.
فالإنسان لابد أن يجهد نفسه في سبيل فهمها فهم صحيح وان يبتدع طرق لإدراكها وتطويرها وتطويعها لخدمة مجتمعه .
وعليه فعلى جميع الأطراف من دولة ومراكز بحوث ومعلومات ومكاتب التعاون لغرض الاستفادة منها لبناء مجتمع عصري ومتطور ومن خلال هذه المشكلة حاول الباحث الإجابة على بعض التساؤلاتوهي :-
س1 -ما هي نظم المعلومات و ما هي فائدتها ؟
س2 -ما هي العوامل المؤثرة في نظم المعلومات ؟
س3 - ما هي البيانات؟
س4 - ما هي طرق جمع البيانات ؟
س5 -ما هي التكنولوجيا وما هي أهميتها ؟
س6 ما هيعوائق وصول التكنولوجيا لنا ؟
أهمية البحث
إن أهمية المعلومات لتقدم الإنسان ورقيه ضروري كضرورة الماء والهواء للكائنات الحية فهي شريان حياته الروحية والقوة التي تساعده في التعامل مع الواقع لكي يفهم الحقيقة وهي مصدر كل شي حتى لحصوله على الثروة والسلطة ورضاء الآخرين ، فالكل بحاجة لها سؤ كانوا أفراد أم منظمات أم كانوا دول فالذي يملكها يملك كل شي.
ولكن في الوقت الحاضر وبالتطور العلمي والنمو الرهيب لهالا يستطيع الإنسان ملاحقتها والمحافظة عليها بالطرق والوسائل القديمة فهي ذات تأثير واضح ومباشر على الكل سؤ كانوا أفراد أم منظمات أو حتى دول ، فالمعلومات قوة وإقناع كما أنها العامل الأول والأخير في عملية اتخاذ القرارات الحكيم الراشدة ورغم كل هذا فهي من بين العوائق والسدود التي لا تزال قائمة تتحدى الإنسانوتحد من سبيل تقدمه إن لم يطورها ويواكب تطورها بالطرق الحديثة للتكنولوجيا وبإثراء المكتبات العلمية بالأبحاث التي تتناولها لتدليل الصعاب ومن تم تقديمها للمجتمع ومراكز البحوث العلمية والمنظمات حتىتستفيد منهالرسم وإعادة رسم سياساتها وذلك من خلال النتائج التي تم التوصل إليها .
أهداف البحث لكل دراسة هدف وهدف هذه الدراسات محاولة مايلي :-
1. تحديد التطور الذي حدث على نظم المعلومات.
2. تحديد أسباب الاهتمام بنظم المعلومات .
3. تحديد دور قاعدة البيانات
4. تحديد إدارة قاعدةالبيانات أهميتها
5. تحديد مفهوم تكنولوجيا المعلومات وأهميتها.
6. اثر تطبيق تكنولوجيا المعلومات على المنظمة.
فروض البحث
1. إن نظم المعلومات قديمة قدم الإنسان الأول .
2. إن لنظم المعلومات أهمية كبيرة توتر بشكل فعال في المنظمة.
3. إن لنظم المعلومات تطور رهيب ومتزايد.
4. إن لتكنولوجيا المعلومات الأثر الكبير في احتواء نظم المعلومات وتطورها
5. إن لنظم المعلومات التكنولوجيا معا الدفع للمنظمة من اجل البقاء في العصر الحالي.
منهجية البحث والدراسة
اعتمد الباحث في كتابة هذا البحث على مجموعة من الكتب والمراجعوالمقالات التي تناولت بالكتابة في نظم المعلومات وفي تكنولوجيا المعلومات وقد حاول الباحث قدر المستطاع الربط بين التكنولوجيا ونظم المعلومات ذلك أن جل المراجعتتناول التكنولوجيا على حد أو تتناول نظم المعلومات على حدا أخر إضافة إلى بعض الفروض التي راء الباحث من خلالها إعطاء صورة أكثر توضيحا معتمد في ذلك على الدراسات السابقة والواقع الميداني الملموس من خلال تجربة الباحث ميدانيا .
مجالات البحث :-
أ ) الجانب الزمني
اعتمد الباحث في بحثه هذا على المجال الزمني وحاول قدر المستطاع تحديد فترة الدراسة من الإنسان الأول إلى الفترة الحالية لنظم المعلومات والى ما وصلت إليه ألان وهذه الدراسة كانت محصورة في سنة 2006 .
ب ) الجانب المكاني
أما الحدود المكانية فكانت ضمن نطاق المنظمات بشكل عام في واقتصرت على مدينة طرابلس الغرب.
مصطلحات البحث
1- نظم المعلومات
(( هو نظام متكامل لكل من العنصر البشري والآلة والذي يهدف إلى تزويد المنظمة إلى بالمعلومات لعملية اتخاذ القرار السليم ))
2- قاعدة البيانات
هي عبارة عن مجموعة منظمة من البيانات التي تجمع بينها علاقة منطقية بحيث يسهل تخزينها واسترجاعها بغرضتعديلها أو الإضافة عليها أو الاستفسار عن مكوناتها وإعداد تقارير من وقعها .
3- إدارة قواعد البيانات
هو البرنامج الذي يمكن من إقامة قاعدة بيانات وإضافة البيانات واسترجاعها منها أو تعديلها أو الاستفهام عن محتوياتها أو عداد تقارير من وقعها وإلغاء منها أو كلها إذا اقتضى الأمر ذلك.
4- البيانات
هي اللغة والرياضيات والرموز التي عليها اتفاق عام على أنها تمثل – الناس – الأهداف – الأحداث – المفاهيم .
5- المعلومات
هي نتائج عمليات النماذج ، التكوين ، التنظيم ،أو تحويل البيانات بطريقة تؤدى إلى زيادة مستوى المعرفة في المستقبل .
6- تكنولوجيا المعلومات
هي اكتساب ومعالجة وتخزين واسترجاع ونشر المعلومات عن طريق التكامل بين أجهزة الحاسبات الإلكترونية ونظم الاتصالات الحديثة
الدراسات السابقة
رغم أهمية هذا الموضوع للمنظمات إلا أن عدد الدارسات والبحث في موضوع الدراسة محصور وقليل ومن أهمالدراسات السابقة :-
الدراسة الأولى دراسة الدكتور – يونس عزيز عنوان الدراسة نظم المعلومات الحديثة سنة النشر 1978 وكان من أهم أهدافها
1- توضيح أهمية المعلومات من جانب المكتبات.
2- دور التوثيق وأهمية
الدراسة الثانية دراسة الدكتور عثمان الكيلاني وأخرون عنوان الدراسة – المدخل إلى نظم المعلومات الإدارية
سنة النشر 2000 وكان من أهم أهدافها :-
1- إعطاء صورة سهلة وواضحة للتعرف على نظم المعلومات
2- التعريف بالنظم وبعض أنواعها
الدراسة الثالثة دراسة الدكتور محمد خشبة –عنوان الدراسة نظم المعلومات المفاهيم – التحاليل – التصميم سنة النشر 1992
وكان من أهم أهداف الدراسة :-
1- توضيح فلسفة النظم .
2- التعريج على النظم المرتبطة بالحاسب الآلي .
الدراسة الرابعةعنوان الدراسة-نظم المعلومات الإدارية -الدكتورة سونيا البكريأهم أهدافها :_
1- إعطاء نبدأ عننظم المعلومات الإدارية ونشأتها .
2- محاولة إعطاء صورة عن تطوير نظم المعلومات .
الدراسة الخامسةنظم المعلومات الإدارية الأسس والمباديء- الدكتور عبد الحميد المغربي سنة النشر 2002 أهم أهدافها :-
1- توضيح تكنولوجيا المعلومات وإدارة المعرفة.
2- تعريف الحاسب الآلي واهم خصائصه وركائزه وتأثيرها في نظم المعلومات
ومن هنا يرى الباحث رغم أهمية تلك الدراسات السالفة الذكر إلا أنها أهملت بعض الجوانب المهمة وفى هذه الورقة حاول الباحث قدر المستطاع ولو بشكلمبسط الربط أو التوضيحي في المواضيع التي تطرق إليها باحث أو كاتب دون الأخر ومن بعض المواضيعمايلي :-
1- التدرج الذي حدث لنظم المعلومات من القدم إلى الآن .
2- الفرق بين قاعدة البيانات و إدارة قاعدة البيانات .
3- محاولة توضيح أهمية التكنولوجيا وتأثيرها في نظم المعلومات داخل المنظمة بالتحديد .
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:55 pm
تعريف نظم المعلومات
يواجه الباحثون عادة مشكلة في تعريف ما هو المقصود بنظامالمعلومات وتعود هذه المشكلة إلى عد اتفاق عام بين المهتمين بنظم المعلومات على استخدام مصطلح واحد للتعبير عن هذا النشاط .
فالبعض يطلق عليه (( نظم المعلومات والقرارات )) والبعض يطلق عليه (( نظم المعلومات التنظيمية )) وأخر (( نظم المعلومات ) ، والكل يستخدم هذا المصطلح المتعدد للتعبير عن شي واحد وهو عداد وتنظيم المعلومات وحفظها وذلك بجميع الوسائل القديمة أو الحديثة .
- وهناك تعريف حديث يصفن نظم المعلومات بأنه ((إعداد وتنظيم المعلومات والبيانات وحفظها وذلك باستخدام الحاسب الآلي لغرض تدعيم العمليات الخاصة بالمنظمة أو الشركة أو المنشاة لتنظيمها وتدعيم عملية اتخاذ القرار )).
- تعريف أخر نظم المعلومات ( مجموعة من العمليات المنظمة التي تمد المديرين بالعمليات اللازمة لمساعدتهم في تنفيذ الأعمال واتخاذ القرارات داخل التنظيم على أن تتميز هذه المعلومات بالكمال والشمول والصحة والدقة وان تكون ملائمة من ناحية الجودة والتكلفة)
- وهناك تعريف أخر لنظم المعلومات الحديثة (( هو نظام متكامل لكلا من العنصر البشري و الآلة والذي يهدف إلىتزويد المنظمة بالمعلومات اللازمة لتعميم واستمرار العمليات العادية واليومية للمشروع ولإدارة هذا المشروع ولعملية اتخاذ القرارات الإدارية داخل المنظمة و يعتمد هذا النظامعلى العديد من العناصر مثل الحاسب الآلي بأجهزته اللازمة لتحضير وإعداد وتحليل جميع البيانات بجميع أنواع البرامج المبرمجة والتي تستعمل معها الإجراءات اليدوية الخاصة بإعداد وتجهيز البيانات والنماذج الخاصة بتحليل البيانات ، التخطيط ، والرقابة .....الخ ومجموعة الاصطلاحات أو البيانات التي تكون سهلة المنال لتزويدها للحاسب الآلي )) وإذا نظر إلى هذا التعريف فإننا يمكننا تبسيط العناصر الأساسية لنظم المعلوماتعلى النحو التالي :-
1- لابد أن يوجد هذا النظام في تنظيم معين ( مشروع )
2- نظام المعلومات هو نظام شامل متكامل لكل من الآلة والعنصر البشري.
3- الهدف الأساسي من هذا النظام هو تزويدنا بالمعلومات .
4- الهدف الأساسي من المعلومات هو دفع وتأيد العملية الخاصة بالمشروع و إدارته.
5- يستخدم هذا النظام العديد من العناصر التي أهما :-
أ – الحاسب الآلي بجميع أجزائه وأجهزته اللازمة وبعض برامجه التي تستعمل مع الحاسب الآلي والبيانات
ب- الإجراءات اليدوية اللازمة للتعامل مع الحاسب الآلي والبيانات ذاتها .
ج –النماذج خاصة بتحليل البيانات ، التخطيط ، الرقابة ، واتخاذ القرارات الإدارية .
د -مجموعة الاصطلاحات والبيانات المنسقة والتي تكون سهلة المنال ويتم تزويدها بالحاسب الآلي
نشأة وتطور نظم المعلومات
إن نظم المعلومات ليست وليد جديد وان كان هذا الاصطلاح قد بداء استخدامه في الخمسينات –فلو رجعنا إلى الوراء للعصور القديمة لوجدنا أن الإنسان القديم مارس الإدارة وهو لا يدركها لاتسامها بالغموض وبعدهاعن الوضوح فهذه الآثار التي يعتر عليها من حين إلى أخر مثل شقف من الفخارعليها كتابة أو صورة على جدار الكهوف أو قطعة بالية من جلد حيوان إنما تحتاج إلى تفسير لإدراك لمعناهاذلك أن الحضارات القديمة لم تتبين أن ممارسة الإدارة ووظيفتها لها وزن .
أولا عصر ما قبل التاريخ
تأتي أول علامة على الطريق وهي نقطة البداية فبعد انحسار انهار الجليد فيما بين 10000- 9000 ق.م وكان من نتيجة موجة الجليد أن اختفت بالتدريج القطعان الكبيرة من الحيوانات الأكلة للعشب وحلت محلها حيوانات أكثر تفرقا وتناثر وأكثر خفة وسرعة ونتيجة لتأقلم الإنسان لهذه الظروف- ظروف العصر الحجري الأوسط – كان الإنسان يعيش باحثا عن الطعام يقتات من القنص وصيد السمك وقطف الثمر ، و خلال هذه الحقبة من الزمن ظهر الإنسان في مجموعات صغيرة تتحرك فيبغية تبادل المعونة في الصيد والحماية من الأعداء – الحيوانات- .
على أننا لا نعلم من أمر الإنسان البدائي الأول الكثير فلم يخلف وراءه سوى بعض العظام من هياكل بشرية متناثرة وبقايا مواقد النيران والأدوات البدائية وقليل من الرسوم على جدران الكهوف وبالتالي فالأسلوب الذي تعلم به الإنسان وتطور لا نكاد نعرفه فلم يكن يعلم من أمور القانون وأنظمة الحكم والتعليم والإدارة شيء..
وفى نهاية المطاف حل محل هذه التفافات ثقافات تستخدم أساليب الزراعة البدائية والحيوانات الأليفة المستأنسة وتعلم الإنسان الزراعة وممارستها توقف بالتاليعن الترحال والطواف أخذ يعمر ارض ويربي الحيوانات ونتيجة لذلك تبلورت فكرة الحياة المستقرة وبداء فكرة نشأة القرية الصغيرة التي أدت إلىنشأت الحاجة إلى وسيلة بدائية لإدارة دفة شؤون الجماعة ولعل من المتوقع أن يتولى هذا الجانب من الإدارة كل ذكي حكيم وبنمو القرى الصغيرة وارتقاء حضارتها نما (المديرون)فأصبح منهم القساوسة والملوك يقبضون على زمام القوة والثروة في مجتمعاتهم وكانت مسائل الاستغلال المثمر للموارد من المشاكل التي جابهت المديرين من أبناء الحضارات الأولى.
ثانيا الحضارات القديمة
إن عدد من المبادئ والمفاهيم الحديثة يمكن إرجاع أصولها بسهولة إلى القدماء فنشئوا الحاجة أسلوب ما و إلى نظام حكم مالإدارةدفة أمورهم أداءإلى تطور أنظمة الحكم و أدأب السلوك ، ولقد استخدم كثير من الحكام خدمهم المخلصين لينوبوا عن الحاكم ثم أصبح أولئك الخدم يشكلون مجالس استشارية للرؤساء ونمت قوتهم وذاع صيتهم فأصبحوا ومركز مقدسة في قبائلهم ، وبفضل مراكزهم الروحية استغلوا خوف الإنسان من كل خارق للطبيعة كي يضمنوا ولاء الناس لأنظمتهم وهذا أول ما يلفت النظر في الحضارات القديمة .
إن أقدم الوثائق المكتوبة في العالم ما عثر عليه في تراث الحضارة السوميرية التي يرجع تاريخها آلي خمسة آلاف سنة مضتففي بعض هذه الوثائق ما دل على أن السومرين قد مارسوا نوعا من ( نظم المعلومات ) وذلك بإدارة وتوثيق كميات كبيرة من السلع الدنيوية تظم أمال الدولة والعقارات والأغنام والماشيةوتقديم تقرير أو كشف حساب لكبير كهانتهم وهكذا وجد الكهنة أنفسهم يديرون ثروة دنيوية وتزيد صفة زوالالإنسانالأمر تعقيد فلو مات كاهن بعد أن اقرض أحدهم قرض من أموال الدولة فكيف يتسنى لخلفته أن يسترد الدين ، وعلاج لهذا ابتدعوا نظام الكتابة وتسجيل البيانات المتعلقة بكافة المعاملات وبذلك تكون هذه البيانات بداية لنظم المعلومات.
أما حضارة الفراعنة فبناء الأهرامات باستخدام وسائل تكنولوجيا بدائية بمقاييس العصر لدليل قاطع على القدرات الإدارية والتنظيمية التي تهيأت لمصر القديمة ، ويقدر العلماء بناء هرم يستنفد جهد ما يفوق على مئة ألف رجل لمدة عشرون سنة وهذا يعني في ضوء معايير العصر إدارة وتوجيه جهود مدينة قوامها مئة ألف خلال فترة البناء .
أن المعلومات اللازمة لتحديد مكان المحاجر والوقت المناسب لنحتها وتحديد حجمها وتسير نقلها إنما يقضي ممارسة ما نسميهالمعلومات الإدارية للتخطيط طويل الأجل وقد تمكن قدما المصرين من إنجاز مهام مازالت تبهرناأثارها بفضل استخدام الأعداد الكبيرة من العمالة المنظمة التي تحتاج لنظام معلومات دقيق لسير العمل والتدابير الاقتصادية في استخدام القوى العاملة أما ما تبقى من أثارهم فهو دليل قاطع على كفاءتهم ومعرفتهم الإدارية .
ثالثا حضارة العصور الوسطى
تعتبر العصور الوسطي بمثابة قنطرة بين القديم وفترة اليقظة المعروفة بعصر النهضة ورغم انتظام الإنسان في كيان إقطاعي فقد بداء في اتخاذ خطوات إيجابية في تفكيره حول الإدارة والحق يقال أن الفارابي قد وضع أمام حاكمالدولة توصيفا للوظيفةأما الغزالي فقد أعطى للحاكم الصورة المثلي لحسن التصرف وحدد له نظم الخصال التي يجب يطورها لكي يكون مدير ناجح ،أما البندقية قمة المبادلات الاقتصادية فقد طورت إشكالا مبكرة من نظم الأعمال وتصور لنا ترسانتها صور رائعة لليقظة الإدارية أما ميكيافلي فيسلط الضوء على خطط الأمراء المديرين فيمجموعة منالنظم -المبادئ- والتي لخصها في أربعة مبادئ هي :-الاعتماد على تقبل الإدارة -.تماسك التنظيم -القيادة -الرغبة في البقاء .
ولعل هذه الفترة من زاوية الفكر الإداري ليست ذات وزن كبير لكنها جدير باهتمام باحث الإدارة كما تلقى الضوء على فكرة الصفوة المبكرة من رواد الإدارة.
ظهرتالإقطاعية فتغيرت وسائل الإنتاج الأساسية من المنازل والمحلات الصغيرة إلى المصانع الصغيرة التي أدت إلى نمو التنظيمات الصناعية الأكبرفيما بعد والتي تمخض عنها ظهور زيادة نوعية الصناعات وغيرها كما زاد حجم التعقيدات عن ما سبق في هذه المنضمات الأمر الذيصعبة مهمة أي فرد في الحصول على المعلومات الكافية ليدير النظم بكفاءة دون قيامه بأنشطة لتشغيل البيانات التي تمده بالمعلومات بالإضافة إلى هذا فنظام المصانعوالإنتاجوالمستمر أدى للحاجة إلى زيادة الاستثمارات وبالتالي انفصلت الإدارة عن الملكية ( الملاك المديرون) فمن ناحية المستثمرين يحتاجون للكثير منالمعلومات عن التنظيموأداء الإدارة لاستثمار أموالهم وبتطور الإدارة ازدادت الحاجة إلى تشغيل البيانات بجهد أكثر .
فرواد الإدارة العلمية حددوا الحاجة إلى تشغيل البيانات والمعلومات من ناحية ومن ناحية أخر ى نجد أن الإشراف على العمليات المصاحبة للنمو أصبح خارج نطاق التحكم الشخصي الواحد فالنمو في حاجة إلىتخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة على أوجه نشاط المشروع بالإضافة إلي التعامل مع المشاكل المستمرة التي تنشا ولم يعد من الملائم حلها بطريقة التعامل الشخصي وجه لوجه كما أن تدفق المعلومات والتأكد من الأداء والتيكانت تعد صحيحة عندما كان المشروع صغير أم ألان فقد أصبحت متعددة ومعقدة وبالتالي أصبح المالك أو المدير يتعامل مع شبكة معقدة من العلاقات المتبادلة وأصبح هناك جزء كبير من المشاكل لتعرف حدود السلطة والمسؤولية التي تبداء لشخص ما وتنتهي بالنسبة لشخص أخر من يخدم من ؟ ومن يقدم تقارير لمن ؟ وهكذا ظهرت كل مشاكل التنظيم وظهرت بالتالي الحاجة آلي نظم معلومات إدارية تكون مرشد ومعين لمقابلة الأهداف الخاصة بالتنظيم وحقائق بتها الداخلة والخارجة الدائمة التغير .
رابعاحضارة العصر الحديث
ظهرت الثورة الصناعيةفانبثق خلالها جيل جديد من المديرين بمفاهيم وأساليب حديثة وخلال هذه الفترة تغيرت أوربا من أمة زراعية رفيهإلي أمة صناعيةتجاريةولعل أهم الابتكارات كان التغير في التنظيم الأساسي للإنتاج ورغم أن هذه التغير كان تدرجيا ومتداخل إلى حد كبيرفتغيرت أساليب الإنتاج رأسا على عقب الأمر الذي نتج عنه إتاحة فرصة جديدة لتطبيق بعض المهارات الأحدث إذ كانت حافز على تطبيقها .
ثم ظهر الحاسب الآلي الذي أصبح جزء أساسيا في العمليات الإدارية ويعود هذا آلي القوة التي يمكن أن يمدنا بها هذا الجهاز في عملية إعداد المعلومات من تنظيمها وحفظها واستدعائها عند الحاجة إليها كذلك فان الأهمية لهذا الجهاز تعود إلي كمية البيانات والمعلومات التي يمكن له استيعابها ويمكننا ملاحظة الفترات التي مرت بها التطورات الحضارية خلال العصر الحديث على النحو التالي:-
أ ) -فترة الستينات
تطورت النظرة إلى نظم المعلومات فأصبحت من الأدوات التي تساعد على تخفيض التكاليف المرتبطة بممارسة الأعمال الو رقية خاصة في المجال المالي والمحاسبي وتمثلت في تطبيق نظم المعلومات على الآلات نصف الأتوماتيكية مثل الآلات المحاسبية الإلكترونية ثم تشغيل البيانات إلكترونيا ثمأخذت المنظمات تنظر بشكل مختلف إلي نظم المعلومات واستخدمت لدعم الإدارة والتنظيم في الفترة من 60-70 كان يطلق عليها نظم المعلومات الإدارية وكان يعتقد انه يتم صناعة المعلوماتلإعداد تقارير عن الإنتاج خلال أسبوع والوضع المالي خلال شهر بالإضافة آلي الجرد وتسوية الحسابات خلال نفس الفترة وبذلك احتاجت المنضمات إلى توفير الكثير من الآلات والأدوات اللازمة لدعم هذه الأنشطة .
ب ) - فترة السبعينات
ثم تجميع المعلومات وتخزينها وتشغيلها وإجراء التحديث عليها لتحيق اهذ أف وإغراض خاصة إلى جانب رقابة العمليات الإدارية بالمنظمة ثم اتجه التشيع لنظم المعلومات خلال نفس الفترة حتى أصبحت نظم المعلومات تستخدم في دعم القرارات وتوفير الدعم الفني ( التنفيذي) والغرض من ذلك هو ترشيد عملية ضخ القرارات بجانب توفير السرعة والدقة للمنفذين والمديرين لمواجهة وحل المشاكل المعقدة في حالات محددة.
ج ) - فترة الثمانينيات
تغير مفهوم نظم المعلومات من جديد حيث تم النظر إليها على أنها أحد الموارد البشرية التي تساعد على توفير أفضل الأوضاع للمنظمات التي تمكنها من الحصول على مركز تنافسي مميز وهذا يعكس الاتجاه نحو الإدارة الإستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي داخل المنظمة .
د ) - فترة التسعينات وما بعدها
نتيجة للتقدم العلمي الواسع في مجل الاتصالات والإنترنت تغير مرة أخرى مفهوم نظم المعلومات حيث أصبحت نظم المعلومات الأساس الحقيقي الذي تعتمد عليه المنظمات في ممارسة العمليات الخاصة بها وتقديم المنتجات والخدمات وذلك من خلال تدعيم علاقتها بالعملاء والموردين باستخدام النظم الحديثة للمعلومات لتحيق وضع ومركز تنافسي أفضل .
يواجه الباحثون عادة مشكلة في تعريف ما هو المقصود بنظامالمعلومات وتعود هذه المشكلة إلى عد اتفاق عام بين المهتمين بنظم المعلومات على استخدام مصطلح واحد للتعبير عن هذا النشاط .
فالبعض يطلق عليه (( نظم المعلومات والقرارات )) والبعض يطلق عليه (( نظم المعلومات التنظيمية )) وأخر (( نظم المعلومات ) ، والكل يستخدم هذا المصطلح المتعدد للتعبير عن شي واحد وهو عداد وتنظيم المعلومات وحفظها وذلك بجميع الوسائل القديمة أو الحديثة .
- وهناك تعريف حديث يصفن نظم المعلومات بأنه ((إعداد وتنظيم المعلومات والبيانات وحفظها وذلك باستخدام الحاسب الآلي لغرض تدعيم العمليات الخاصة بالمنظمة أو الشركة أو المنشاة لتنظيمها وتدعيم عملية اتخاذ القرار )).
- تعريف أخر نظم المعلومات ( مجموعة من العمليات المنظمة التي تمد المديرين بالعمليات اللازمة لمساعدتهم في تنفيذ الأعمال واتخاذ القرارات داخل التنظيم على أن تتميز هذه المعلومات بالكمال والشمول والصحة والدقة وان تكون ملائمة من ناحية الجودة والتكلفة)
- وهناك تعريف أخر لنظم المعلومات الحديثة (( هو نظام متكامل لكلا من العنصر البشري و الآلة والذي يهدف إلىتزويد المنظمة بالمعلومات اللازمة لتعميم واستمرار العمليات العادية واليومية للمشروع ولإدارة هذا المشروع ولعملية اتخاذ القرارات الإدارية داخل المنظمة و يعتمد هذا النظامعلى العديد من العناصر مثل الحاسب الآلي بأجهزته اللازمة لتحضير وإعداد وتحليل جميع البيانات بجميع أنواع البرامج المبرمجة والتي تستعمل معها الإجراءات اليدوية الخاصة بإعداد وتجهيز البيانات والنماذج الخاصة بتحليل البيانات ، التخطيط ، والرقابة .....الخ ومجموعة الاصطلاحات أو البيانات التي تكون سهلة المنال لتزويدها للحاسب الآلي )) وإذا نظر إلى هذا التعريف فإننا يمكننا تبسيط العناصر الأساسية لنظم المعلوماتعلى النحو التالي :-
1- لابد أن يوجد هذا النظام في تنظيم معين ( مشروع )
2- نظام المعلومات هو نظام شامل متكامل لكل من الآلة والعنصر البشري.
3- الهدف الأساسي من هذا النظام هو تزويدنا بالمعلومات .
4- الهدف الأساسي من المعلومات هو دفع وتأيد العملية الخاصة بالمشروع و إدارته.
5- يستخدم هذا النظام العديد من العناصر التي أهما :-
أ – الحاسب الآلي بجميع أجزائه وأجهزته اللازمة وبعض برامجه التي تستعمل مع الحاسب الآلي والبيانات
ب- الإجراءات اليدوية اللازمة للتعامل مع الحاسب الآلي والبيانات ذاتها .
ج –النماذج خاصة بتحليل البيانات ، التخطيط ، الرقابة ، واتخاذ القرارات الإدارية .
د -مجموعة الاصطلاحات والبيانات المنسقة والتي تكون سهلة المنال ويتم تزويدها بالحاسب الآلي
نشأة وتطور نظم المعلومات
إن نظم المعلومات ليست وليد جديد وان كان هذا الاصطلاح قد بداء استخدامه في الخمسينات –فلو رجعنا إلى الوراء للعصور القديمة لوجدنا أن الإنسان القديم مارس الإدارة وهو لا يدركها لاتسامها بالغموض وبعدهاعن الوضوح فهذه الآثار التي يعتر عليها من حين إلى أخر مثل شقف من الفخارعليها كتابة أو صورة على جدار الكهوف أو قطعة بالية من جلد حيوان إنما تحتاج إلى تفسير لإدراك لمعناهاذلك أن الحضارات القديمة لم تتبين أن ممارسة الإدارة ووظيفتها لها وزن .
أولا عصر ما قبل التاريخ
تأتي أول علامة على الطريق وهي نقطة البداية فبعد انحسار انهار الجليد فيما بين 10000- 9000 ق.م وكان من نتيجة موجة الجليد أن اختفت بالتدريج القطعان الكبيرة من الحيوانات الأكلة للعشب وحلت محلها حيوانات أكثر تفرقا وتناثر وأكثر خفة وسرعة ونتيجة لتأقلم الإنسان لهذه الظروف- ظروف العصر الحجري الأوسط – كان الإنسان يعيش باحثا عن الطعام يقتات من القنص وصيد السمك وقطف الثمر ، و خلال هذه الحقبة من الزمن ظهر الإنسان في مجموعات صغيرة تتحرك فيبغية تبادل المعونة في الصيد والحماية من الأعداء – الحيوانات- .
على أننا لا نعلم من أمر الإنسان البدائي الأول الكثير فلم يخلف وراءه سوى بعض العظام من هياكل بشرية متناثرة وبقايا مواقد النيران والأدوات البدائية وقليل من الرسوم على جدران الكهوف وبالتالي فالأسلوب الذي تعلم به الإنسان وتطور لا نكاد نعرفه فلم يكن يعلم من أمور القانون وأنظمة الحكم والتعليم والإدارة شيء..
وفى نهاية المطاف حل محل هذه التفافات ثقافات تستخدم أساليب الزراعة البدائية والحيوانات الأليفة المستأنسة وتعلم الإنسان الزراعة وممارستها توقف بالتاليعن الترحال والطواف أخذ يعمر ارض ويربي الحيوانات ونتيجة لذلك تبلورت فكرة الحياة المستقرة وبداء فكرة نشأة القرية الصغيرة التي أدت إلىنشأت الحاجة إلى وسيلة بدائية لإدارة دفة شؤون الجماعة ولعل من المتوقع أن يتولى هذا الجانب من الإدارة كل ذكي حكيم وبنمو القرى الصغيرة وارتقاء حضارتها نما (المديرون)فأصبح منهم القساوسة والملوك يقبضون على زمام القوة والثروة في مجتمعاتهم وكانت مسائل الاستغلال المثمر للموارد من المشاكل التي جابهت المديرين من أبناء الحضارات الأولى.
ثانيا الحضارات القديمة
إن عدد من المبادئ والمفاهيم الحديثة يمكن إرجاع أصولها بسهولة إلى القدماء فنشئوا الحاجة أسلوب ما و إلى نظام حكم مالإدارةدفة أمورهم أداءإلى تطور أنظمة الحكم و أدأب السلوك ، ولقد استخدم كثير من الحكام خدمهم المخلصين لينوبوا عن الحاكم ثم أصبح أولئك الخدم يشكلون مجالس استشارية للرؤساء ونمت قوتهم وذاع صيتهم فأصبحوا ومركز مقدسة في قبائلهم ، وبفضل مراكزهم الروحية استغلوا خوف الإنسان من كل خارق للطبيعة كي يضمنوا ولاء الناس لأنظمتهم وهذا أول ما يلفت النظر في الحضارات القديمة .
إن أقدم الوثائق المكتوبة في العالم ما عثر عليه في تراث الحضارة السوميرية التي يرجع تاريخها آلي خمسة آلاف سنة مضتففي بعض هذه الوثائق ما دل على أن السومرين قد مارسوا نوعا من ( نظم المعلومات ) وذلك بإدارة وتوثيق كميات كبيرة من السلع الدنيوية تظم أمال الدولة والعقارات والأغنام والماشيةوتقديم تقرير أو كشف حساب لكبير كهانتهم وهكذا وجد الكهنة أنفسهم يديرون ثروة دنيوية وتزيد صفة زوالالإنسانالأمر تعقيد فلو مات كاهن بعد أن اقرض أحدهم قرض من أموال الدولة فكيف يتسنى لخلفته أن يسترد الدين ، وعلاج لهذا ابتدعوا نظام الكتابة وتسجيل البيانات المتعلقة بكافة المعاملات وبذلك تكون هذه البيانات بداية لنظم المعلومات.
أما حضارة الفراعنة فبناء الأهرامات باستخدام وسائل تكنولوجيا بدائية بمقاييس العصر لدليل قاطع على القدرات الإدارية والتنظيمية التي تهيأت لمصر القديمة ، ويقدر العلماء بناء هرم يستنفد جهد ما يفوق على مئة ألف رجل لمدة عشرون سنة وهذا يعني في ضوء معايير العصر إدارة وتوجيه جهود مدينة قوامها مئة ألف خلال فترة البناء .
أن المعلومات اللازمة لتحديد مكان المحاجر والوقت المناسب لنحتها وتحديد حجمها وتسير نقلها إنما يقضي ممارسة ما نسميهالمعلومات الإدارية للتخطيط طويل الأجل وقد تمكن قدما المصرين من إنجاز مهام مازالت تبهرناأثارها بفضل استخدام الأعداد الكبيرة من العمالة المنظمة التي تحتاج لنظام معلومات دقيق لسير العمل والتدابير الاقتصادية في استخدام القوى العاملة أما ما تبقى من أثارهم فهو دليل قاطع على كفاءتهم ومعرفتهم الإدارية .
ثالثا حضارة العصور الوسطى
تعتبر العصور الوسطي بمثابة قنطرة بين القديم وفترة اليقظة المعروفة بعصر النهضة ورغم انتظام الإنسان في كيان إقطاعي فقد بداء في اتخاذ خطوات إيجابية في تفكيره حول الإدارة والحق يقال أن الفارابي قد وضع أمام حاكمالدولة توصيفا للوظيفةأما الغزالي فقد أعطى للحاكم الصورة المثلي لحسن التصرف وحدد له نظم الخصال التي يجب يطورها لكي يكون مدير ناجح ،أما البندقية قمة المبادلات الاقتصادية فقد طورت إشكالا مبكرة من نظم الأعمال وتصور لنا ترسانتها صور رائعة لليقظة الإدارية أما ميكيافلي فيسلط الضوء على خطط الأمراء المديرين فيمجموعة منالنظم -المبادئ- والتي لخصها في أربعة مبادئ هي :-الاعتماد على تقبل الإدارة -.تماسك التنظيم -القيادة -الرغبة في البقاء .
ولعل هذه الفترة من زاوية الفكر الإداري ليست ذات وزن كبير لكنها جدير باهتمام باحث الإدارة كما تلقى الضوء على فكرة الصفوة المبكرة من رواد الإدارة.
ظهرتالإقطاعية فتغيرت وسائل الإنتاج الأساسية من المنازل والمحلات الصغيرة إلى المصانع الصغيرة التي أدت إلى نمو التنظيمات الصناعية الأكبرفيما بعد والتي تمخض عنها ظهور زيادة نوعية الصناعات وغيرها كما زاد حجم التعقيدات عن ما سبق في هذه المنضمات الأمر الذيصعبة مهمة أي فرد في الحصول على المعلومات الكافية ليدير النظم بكفاءة دون قيامه بأنشطة لتشغيل البيانات التي تمده بالمعلومات بالإضافة إلى هذا فنظام المصانعوالإنتاجوالمستمر أدى للحاجة إلى زيادة الاستثمارات وبالتالي انفصلت الإدارة عن الملكية ( الملاك المديرون) فمن ناحية المستثمرين يحتاجون للكثير منالمعلومات عن التنظيموأداء الإدارة لاستثمار أموالهم وبتطور الإدارة ازدادت الحاجة إلى تشغيل البيانات بجهد أكثر .
فرواد الإدارة العلمية حددوا الحاجة إلى تشغيل البيانات والمعلومات من ناحية ومن ناحية أخر ى نجد أن الإشراف على العمليات المصاحبة للنمو أصبح خارج نطاق التحكم الشخصي الواحد فالنمو في حاجة إلىتخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة على أوجه نشاط المشروع بالإضافة إلي التعامل مع المشاكل المستمرة التي تنشا ولم يعد من الملائم حلها بطريقة التعامل الشخصي وجه لوجه كما أن تدفق المعلومات والتأكد من الأداء والتيكانت تعد صحيحة عندما كان المشروع صغير أم ألان فقد أصبحت متعددة ومعقدة وبالتالي أصبح المالك أو المدير يتعامل مع شبكة معقدة من العلاقات المتبادلة وأصبح هناك جزء كبير من المشاكل لتعرف حدود السلطة والمسؤولية التي تبداء لشخص ما وتنتهي بالنسبة لشخص أخر من يخدم من ؟ ومن يقدم تقارير لمن ؟ وهكذا ظهرت كل مشاكل التنظيم وظهرت بالتالي الحاجة آلي نظم معلومات إدارية تكون مرشد ومعين لمقابلة الأهداف الخاصة بالتنظيم وحقائق بتها الداخلة والخارجة الدائمة التغير .
رابعاحضارة العصر الحديث
ظهرت الثورة الصناعيةفانبثق خلالها جيل جديد من المديرين بمفاهيم وأساليب حديثة وخلال هذه الفترة تغيرت أوربا من أمة زراعية رفيهإلي أمة صناعيةتجاريةولعل أهم الابتكارات كان التغير في التنظيم الأساسي للإنتاج ورغم أن هذه التغير كان تدرجيا ومتداخل إلى حد كبيرفتغيرت أساليب الإنتاج رأسا على عقب الأمر الذي نتج عنه إتاحة فرصة جديدة لتطبيق بعض المهارات الأحدث إذ كانت حافز على تطبيقها .
ثم ظهر الحاسب الآلي الذي أصبح جزء أساسيا في العمليات الإدارية ويعود هذا آلي القوة التي يمكن أن يمدنا بها هذا الجهاز في عملية إعداد المعلومات من تنظيمها وحفظها واستدعائها عند الحاجة إليها كذلك فان الأهمية لهذا الجهاز تعود إلي كمية البيانات والمعلومات التي يمكن له استيعابها ويمكننا ملاحظة الفترات التي مرت بها التطورات الحضارية خلال العصر الحديث على النحو التالي:-
أ ) -فترة الستينات
تطورت النظرة إلى نظم المعلومات فأصبحت من الأدوات التي تساعد على تخفيض التكاليف المرتبطة بممارسة الأعمال الو رقية خاصة في المجال المالي والمحاسبي وتمثلت في تطبيق نظم المعلومات على الآلات نصف الأتوماتيكية مثل الآلات المحاسبية الإلكترونية ثم تشغيل البيانات إلكترونيا ثمأخذت المنظمات تنظر بشكل مختلف إلي نظم المعلومات واستخدمت لدعم الإدارة والتنظيم في الفترة من 60-70 كان يطلق عليها نظم المعلومات الإدارية وكان يعتقد انه يتم صناعة المعلوماتلإعداد تقارير عن الإنتاج خلال أسبوع والوضع المالي خلال شهر بالإضافة آلي الجرد وتسوية الحسابات خلال نفس الفترة وبذلك احتاجت المنضمات إلى توفير الكثير من الآلات والأدوات اللازمة لدعم هذه الأنشطة .
ب ) - فترة السبعينات
ثم تجميع المعلومات وتخزينها وتشغيلها وإجراء التحديث عليها لتحيق اهذ أف وإغراض خاصة إلى جانب رقابة العمليات الإدارية بالمنظمة ثم اتجه التشيع لنظم المعلومات خلال نفس الفترة حتى أصبحت نظم المعلومات تستخدم في دعم القرارات وتوفير الدعم الفني ( التنفيذي) والغرض من ذلك هو ترشيد عملية ضخ القرارات بجانب توفير السرعة والدقة للمنفذين والمديرين لمواجهة وحل المشاكل المعقدة في حالات محددة.
ج ) - فترة الثمانينيات
تغير مفهوم نظم المعلومات من جديد حيث تم النظر إليها على أنها أحد الموارد البشرية التي تساعد على توفير أفضل الأوضاع للمنظمات التي تمكنها من الحصول على مركز تنافسي مميز وهذا يعكس الاتجاه نحو الإدارة الإستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي داخل المنظمة .
د ) - فترة التسعينات وما بعدها
نتيجة للتقدم العلمي الواسع في مجل الاتصالات والإنترنت تغير مرة أخرى مفهوم نظم المعلومات حيث أصبحت نظم المعلومات الأساس الحقيقي الذي تعتمد عليه المنظمات في ممارسة العمليات الخاصة بها وتقديم المنتجات والخدمات وذلك من خلال تدعيم علاقتها بالعملاء والموردين باستخدام النظم الحديثة للمعلومات لتحيق وضع ومركز تنافسي أفضل .
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:56 pm
أسباب الاهتمام بنظم المعلومات
أن نمو نظم المعلومات الإدارية على الوجه المتعارف عليه اخذ مكانه على أساس ثوري وأصبح أكثر تأثيرا على الطريقة التي تتشابها الأعمال بها ، وقد أدت عدة عوامل إلى تزايد الحاجة إلى نظم المعلومات ويمكن إجمالها في الأتي :-
1 - طبيعة المنظمة
أن الطبيعة الخاصة للتنظيمات وأغراضها تعد أحد العوامل الرئيسة التي تساهم في متطلبات نظم المعلومات فالبر غم من اختلافها في قمة المعلومات ومحتوياتها المطلوبة إلا أن العملية الإنتاجية تملى احتياجات عامة في المعلومات المتعلقة بالتخطيط، الرقابة...الخ ... ومع هذا فلا يمكن تطابق المتطلبات الأساسية للمعلومات بين منشاتين مختلفتين موجودتين فيبلدين مختلفين للأسباب التالية :-
أ ) اختلاف نوع النشاط
بالرغم من أن هناك تشابه في جميع التنظيمات فيما يتعلق بمجالات معينة مثل الأجورحسابات المقوضات حسابات المدفوعات في المنظمة أو المنشاة نفسها إلا انه هناك بعض الخصائص المتعلقة بها مثل كونها منشاة جملة أو تجزئة منشاة عامة أو خاصة منظمة أو منشاة خدمية أو إنتاجية .
ب ) – انتشار عمليات المنظمة وأنشطتها جغرافي
يؤدى انتشار عمليات المنشاة وأنشطتها جغرافي إليزيادة الطلب على نظم المعلومات حتى تكتمل الصورة في أذهان المديرين قبل اتخاذ القرار ت المختلفة .
ج ) – أنشطة تشغيل البيانات والمعلومات
ينظر للبيانات والمعلومات على إنها وظائف معاونة للإغراض الأولية للتنظيم في جل المنظمات في حين نجد أن إنتاج المعلومات للمنظمة الأخر مثل المكاتب الاستشارية المكتبات هو الوظيفة الأولية أو الأساسية.
د ) - علاقة الإنتاج بنظم بالمعلومات
بعض المنشات تتميز بان إنتاجها الأول من السلع والخدمات له علاقة وثيقة لعملية تشغيل المعلومات مثل ( البنوك – شركات التامين ) ويكون من الصعب فصل الاثنين عن بعض ولهذا فان تحديد وفهم الاحتياجات من المعلومات لتنظيم معين يكون من الضروري أولا فهم الطبيعة الخاصة به .
2 ) - حجم المنظمة
يعتبر حجم التنظيمات عامل أخر يوتر في المعلومات المطلوبة فكلما كبر حجم المشروع كبر حجم المعلوماتوالبياناتالتي يتم تشغيلها فالمشروعات الكبير ة تحتاج إلى حجم كبير من البيانات والمعلومات واللازمة لتخطيط ورقابة العمليات فيها وعليه يجب توفير المئات من البيانات والمعلومات من مختلف الأصناف المتنوعة في الجودة والشكل واللون لمنجاتها وعيرها من عملياتها فلو استخدمت هذه البيانات الاستخدام الأمثل لكان هذا كافي لإعداد تقرير يمكن استخدامه بكفاءة ناهيك عن ضرورة الاحتفاظ بهذه المعلومات كأساس لقرارات إعادة الطلب والسعر والإعلان وبالتالي ليس من المدهش أن حجم التنظيمات الحديث تودي إلىتقديم نظم معلومات متطورة في وهناك عدة خصائص متعلقة بحجم المنظمة من المفيد ملاحظتها :_
أ) - نمو حجم التنظيمات
تبد في الظهور تقسيمات التنظيم للوظائف المتعارف عليها مثل ( الإنتاج – البيع – الشراء- التمويل – التسويق – البحوث )وتنشئ بالتالي تنظيمات فرعية أو وحدة فرعية وهناك معلومات محددة خاصة بكل وحدة ( معلومات شرائية – معلومات بيعيه –معلومات هندسية ) .
ب ) - مستوى الإدارة ونطاق السلطة والمسؤولية
ففي المنشاة الصناعية الصغيرة مدير الإنتاج هو المسؤول عن كل ما يتعلق بالإنتاج من شراء المواد الخام جدولة الإنتاج رقابة المخزون صيانة الآلات وقد يكون هناك شخص واحد يقوم بأكثر من وضيفة واثنان في بعض الأحيان بينما في المنشاة الكبيرة نجد أن أنشطة جدولة العمليات يعهد أليها إلىعدة مجموعات مثلا – الجدولة اليومية – جدولة قصيرة الأجل – جدولة طويلة الأمد – وكل مجموعة يكون لها مشرف معين هو الذي بدوره يقدم تقارير لنائب رئيس الإنتاج وبتالي المعلومات المطلوبة لكل مستوى من الإدارة يختلف في الوقت والتفاصيل
ج ) - عملية الاتصال
أن عملية الاتصال هي عملية ر وتينة أكثر من كونها رسمية فمثلا عند التعامل مع المنشاة الصغيرة يتم السؤال والاتصال عن المنتج وعن ثمنهبكل سهولة ويسر وتتم عملة الشراء مباشرة، أما في التنظيمات الكبيرة يكون الاتصال فيها أكثرتعقيدا فعند طلب الشراء عن طريق المستهلك يتم تحديدعدة أشياء منها – الصنف – نظام الشحن وأشياء أخر تهم المشتريومن ثم إعداد فاتورة بواسطة المنشاة المباعة والمنشاة المشترية وعادة تعد طلبات الشراء وأمر التوريد وتقارير الاستلام وطريقة التوصيل وغيرها من البيانات والإحصائيات الواجب إعدادها سؤ من المنشاة البائعة والمنشاة المشترية والاحتفاظ بهذه البيانات والإحصائيات بسجلات المنشأتين والذي يعد من المعلومات المطلوبة والتيتساعد في عمليات الاتصال في المرات القادمة .
د ) - الهيكل التنظيمي للمنظمة .
يعتبر الهيكل التنظيمي من العوامل المؤثرة في المعلومات المطلوبة ذلك أن الهيكل التنظيمي له علاقة بحجم المنشأة فهو في حد ذاته عامل مستقل فمثلا منظمتين بنفس الحجم إلا أن الهيكل التنظيمي لكل منها به درجات مختلفة من المركزية تختلف عن الأخرى ولكل هيكل تنظيمي بيانه الخاصة به .
أن استخدام الهيكل التنظيمي الخاص بالمشروعات والذي يعد على أساس فرق عمل له متطلبات فريدة من المعلومات تختلف من منشأة آلي أخر.
هـ ) -فلسفة الإدارة
تؤثر فلسفة الإدارة في المتطلبات الخاصة بالمعلومات ففي المعلومات الخاصة بالميزانيات والتكاليف تكون المعلومات أكثر دقة وتشغليه عما لو كانت المطلوب هو مسك الدفاتر فقط وفلسفة الإدارة التي تعتمد على التخطيط تحتاج إلى نظام معلومات رسمية مصاحبة لأنشطتها .
وعليه فعند تصميم نظام للمعلومات يجب ألا خد في الاعتبار العوامل المؤثرة في المنظمة وطبيعتها حتى يمكن تحديد وتقيم هذا المفهوم المبدئي للمتطلبات الخاصة بالمعلومات التي تساعد في التنفيذ والتحليل المفصل بالإضافة إلى إنها تمد المنظمة بمعلومات خاصة واحتياجات الأداء ، ويجب توفير هذه المعرفة قبل تطبيق النظام لكي يستخدم الاستخدام الأمثل لتحديد وتقدير التوقعات الحقيقية .
مهمة ومسؤولية نظم المعلومات
أصبحت نظم المعلومات حجر الزاوية في عمل كل إدارة وكل مدير لان المعلومات هي التي تبنى مستقبل المؤسسة و أوضاعها ومواقفها ، وعلى أساس المعلومات يتم العمل والإنتاج والتسويق والنجاح لذلك يجب توجيه ألا نضار نحو نظم المعلومات ودراستها بشكل كافي ومستفيض كما يجب التعرف على العوامل المؤثرة على قيمة المعلومات ودور الحواسيب التكنولوجيا فيها وعلى كل مدير أن يتعرف ويستعمل شبكات الانترنيت من اجل تحقيق اهذ أف الإدارة وبرامجها التي هي بالأساس اهداف التنمية الاقتصادية والاجتماعية والتي تنعكس على مستوى معيشة وحياة الناس ، وتتلخص مهمة وأهمية نظم المعلومات .
مهمة ومسؤولية نظم المعلومات
توفير وتقديم التقنية المتطورة لتحقيق ألا اهداف الأساسية من خلال خلق بيئة تقنية ودعم فني مستمر بكفاءة وجودة عالية للإدارة أما إستراتيجية نظم المعلومات مايلي :_
I ) - وضع معايير إستراتيجية وإجراءات العمل .
II ) - تطوير الأنظمة حسب متطلبات المستخدمين وبمشاركتهم .
III ) - تطوير البرامج في الشبكة المحلية.
الخصائص الرئيسية لنظم المعلومات وتقسيماتها
يتم تصميم نظم المعلومات داخل المنظمة لمساعدة الإدارة والمديرين والعمال في كل المستويات الإدارية لمساعدتهم في ممارسة وأداء الوظائف الإدارية الهامة داخل المنظمة أي أن الأنواع المختلفة للنظم يمكن أن تستخدم داخل أي مستوى من مستويات الإدارية كلا حسب احتياجاته ، وتقسم نظم المعلومات الإدارية إلىستة أنواع هي :_
1( - نظم معلومات تدعم الإدارة العليا
وهي التي ترتبط بنظم المعلومات الاستراتيجية والتي يحتاجها مد مدري لإدارات العليا في المنظمة عند اتخاذهم للقرارات الهامة في أي منظمة وهذه النماذج تأخذ في اعتبارها جميع التوجهات الخارجية والداخلية لما لها من تأثير على اتخاذ القرار ومن الأمور التي تستخدم فيها التبوء بالمبيعات لسنوات قادمة وضع خطط للتشغيل – التنبؤ بالميزانية المطلوبة – تخيط – برمجة – تخطيط قوى عاملة .
2 ) - نظم معلومات إدارية
وهي التي تستخدم على مستوى المستوى الإداري المتوسط في المنظمة لإمداد المديرين بالتقارير العامة عن سير العمل والأداء داخل المنظمة الأمر الذي يساعدهم في التخطيط وصنع القرارات لتحقيق اقل عائد.
3 ) - نظم معلومات دعم القرار .
وهذا النوع يخدم المستوى الإداري المتوسط بالمنظمات في صنع واتخاذ القرارات المتعلقة بسير العمل الإداري وذلك بهدف استغلال الفرص و مواجهة التحديات .
4 ) - نظم مبنية على المعرفة
وهذا النوع يقدم للعمال المعلومات التي تحتاج إلى معرفة و التي تستخدم في المجالات الفنية والهندسية كورش ومحطات العمل ويشمل ورش المعمل وبناياتها ومواقعها والمجالات الإدارية لها.
5 - نظم إلية المكتبات
وهذا النوع من النظم يمد المنظمة بالبيانات التي تتعامل مع الوثائق والمستندات المطلوبة لأداء الأعمال من خلال الوسائل التكنولوجية الحديثة والتي تسهل التعامل مع الوثائق من طباعة وحفظ واسترجاع بالإضافة إلى الأرشيف الإلكتروني.
6 ) - نظم العمليات التشغيلية
وهى تشمل على نظام رقابة الآلات – رقابة نقل مواد الخام- الخطط الزمنية – المكافأة –والتطوير للعاملين
ومن أهم فوائدنظم المعلومات مايلي :_
1) – تحسن الكفاءة.
2) – رفع مستوى الإنتاجية.
3) - تمكين المد راء من تخصيص وقت اكبر للمهام الإستراتيجية .
4) - توفير إمكانية دراسة ومعالجة المشكلات الكبيرة والمعقدة.
5) - المساعدة في تنفيذ القرارات.
6) - إنجاز المهام الإدارية المختلفة.
7) - مساعدة الإدارة في التعرف على الفرص والاستجابة لها بسرعة اكبر .
- تقديم خدمات جديدة أفضل .
9) - زيادة العائدات.
10) - تقليل التكاليف.
11) - فتح فرص جديدة و أسواق جديدة .
12) - تحيق نتائج مذهلة بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة.
13) اشتراك جميع الإدارات في المؤسسة بشكل مباشر في النظم وتطويرها.
العوامل المؤثرة في نظم المعلومات
هناك عدة عوامل يجب أخذها بعين الاعتبار عند تصميمنا لنظم المعلومات وهذه العوامل هي:-
1- مدى التنظيم الجيد للمعلومات ولمصادره.
2- مدى خبرة وكفاءة الأشخاص الذين يقدمون المعلومات.
3- مدى الوعي الكافي لدى المستفيدين من نظام المعلومات ومدى تفاعلهم به.
4- كمية المعلومات المطلوبة لاحتياجات مستويات الإدارة .
أن نمو نظم المعلومات الإدارية على الوجه المتعارف عليه اخذ مكانه على أساس ثوري وأصبح أكثر تأثيرا على الطريقة التي تتشابها الأعمال بها ، وقد أدت عدة عوامل إلى تزايد الحاجة إلى نظم المعلومات ويمكن إجمالها في الأتي :-
1 - طبيعة المنظمة
أن الطبيعة الخاصة للتنظيمات وأغراضها تعد أحد العوامل الرئيسة التي تساهم في متطلبات نظم المعلومات فالبر غم من اختلافها في قمة المعلومات ومحتوياتها المطلوبة إلا أن العملية الإنتاجية تملى احتياجات عامة في المعلومات المتعلقة بالتخطيط، الرقابة...الخ ... ومع هذا فلا يمكن تطابق المتطلبات الأساسية للمعلومات بين منشاتين مختلفتين موجودتين فيبلدين مختلفين للأسباب التالية :-
أ ) اختلاف نوع النشاط
بالرغم من أن هناك تشابه في جميع التنظيمات فيما يتعلق بمجالات معينة مثل الأجورحسابات المقوضات حسابات المدفوعات في المنظمة أو المنشاة نفسها إلا انه هناك بعض الخصائص المتعلقة بها مثل كونها منشاة جملة أو تجزئة منشاة عامة أو خاصة منظمة أو منشاة خدمية أو إنتاجية .
ب ) – انتشار عمليات المنظمة وأنشطتها جغرافي
يؤدى انتشار عمليات المنشاة وأنشطتها جغرافي إليزيادة الطلب على نظم المعلومات حتى تكتمل الصورة في أذهان المديرين قبل اتخاذ القرار ت المختلفة .
ج ) – أنشطة تشغيل البيانات والمعلومات
ينظر للبيانات والمعلومات على إنها وظائف معاونة للإغراض الأولية للتنظيم في جل المنظمات في حين نجد أن إنتاج المعلومات للمنظمة الأخر مثل المكاتب الاستشارية المكتبات هو الوظيفة الأولية أو الأساسية.
د ) - علاقة الإنتاج بنظم بالمعلومات
بعض المنشات تتميز بان إنتاجها الأول من السلع والخدمات له علاقة وثيقة لعملية تشغيل المعلومات مثل ( البنوك – شركات التامين ) ويكون من الصعب فصل الاثنين عن بعض ولهذا فان تحديد وفهم الاحتياجات من المعلومات لتنظيم معين يكون من الضروري أولا فهم الطبيعة الخاصة به .
2 ) - حجم المنظمة
يعتبر حجم التنظيمات عامل أخر يوتر في المعلومات المطلوبة فكلما كبر حجم المشروع كبر حجم المعلوماتوالبياناتالتي يتم تشغيلها فالمشروعات الكبير ة تحتاج إلى حجم كبير من البيانات والمعلومات واللازمة لتخطيط ورقابة العمليات فيها وعليه يجب توفير المئات من البيانات والمعلومات من مختلف الأصناف المتنوعة في الجودة والشكل واللون لمنجاتها وعيرها من عملياتها فلو استخدمت هذه البيانات الاستخدام الأمثل لكان هذا كافي لإعداد تقرير يمكن استخدامه بكفاءة ناهيك عن ضرورة الاحتفاظ بهذه المعلومات كأساس لقرارات إعادة الطلب والسعر والإعلان وبالتالي ليس من المدهش أن حجم التنظيمات الحديث تودي إلىتقديم نظم معلومات متطورة في وهناك عدة خصائص متعلقة بحجم المنظمة من المفيد ملاحظتها :_
أ) - نمو حجم التنظيمات
تبد في الظهور تقسيمات التنظيم للوظائف المتعارف عليها مثل ( الإنتاج – البيع – الشراء- التمويل – التسويق – البحوث )وتنشئ بالتالي تنظيمات فرعية أو وحدة فرعية وهناك معلومات محددة خاصة بكل وحدة ( معلومات شرائية – معلومات بيعيه –معلومات هندسية ) .
ب ) - مستوى الإدارة ونطاق السلطة والمسؤولية
ففي المنشاة الصناعية الصغيرة مدير الإنتاج هو المسؤول عن كل ما يتعلق بالإنتاج من شراء المواد الخام جدولة الإنتاج رقابة المخزون صيانة الآلات وقد يكون هناك شخص واحد يقوم بأكثر من وضيفة واثنان في بعض الأحيان بينما في المنشاة الكبيرة نجد أن أنشطة جدولة العمليات يعهد أليها إلىعدة مجموعات مثلا – الجدولة اليومية – جدولة قصيرة الأجل – جدولة طويلة الأمد – وكل مجموعة يكون لها مشرف معين هو الذي بدوره يقدم تقارير لنائب رئيس الإنتاج وبتالي المعلومات المطلوبة لكل مستوى من الإدارة يختلف في الوقت والتفاصيل
ج ) - عملية الاتصال
أن عملية الاتصال هي عملية ر وتينة أكثر من كونها رسمية فمثلا عند التعامل مع المنشاة الصغيرة يتم السؤال والاتصال عن المنتج وعن ثمنهبكل سهولة ويسر وتتم عملة الشراء مباشرة، أما في التنظيمات الكبيرة يكون الاتصال فيها أكثرتعقيدا فعند طلب الشراء عن طريق المستهلك يتم تحديدعدة أشياء منها – الصنف – نظام الشحن وأشياء أخر تهم المشتريومن ثم إعداد فاتورة بواسطة المنشاة المباعة والمنشاة المشترية وعادة تعد طلبات الشراء وأمر التوريد وتقارير الاستلام وطريقة التوصيل وغيرها من البيانات والإحصائيات الواجب إعدادها سؤ من المنشاة البائعة والمنشاة المشترية والاحتفاظ بهذه البيانات والإحصائيات بسجلات المنشأتين والذي يعد من المعلومات المطلوبة والتيتساعد في عمليات الاتصال في المرات القادمة .
د ) - الهيكل التنظيمي للمنظمة .
يعتبر الهيكل التنظيمي من العوامل المؤثرة في المعلومات المطلوبة ذلك أن الهيكل التنظيمي له علاقة بحجم المنشأة فهو في حد ذاته عامل مستقل فمثلا منظمتين بنفس الحجم إلا أن الهيكل التنظيمي لكل منها به درجات مختلفة من المركزية تختلف عن الأخرى ولكل هيكل تنظيمي بيانه الخاصة به .
أن استخدام الهيكل التنظيمي الخاص بالمشروعات والذي يعد على أساس فرق عمل له متطلبات فريدة من المعلومات تختلف من منشأة آلي أخر.
هـ ) -فلسفة الإدارة
تؤثر فلسفة الإدارة في المتطلبات الخاصة بالمعلومات ففي المعلومات الخاصة بالميزانيات والتكاليف تكون المعلومات أكثر دقة وتشغليه عما لو كانت المطلوب هو مسك الدفاتر فقط وفلسفة الإدارة التي تعتمد على التخطيط تحتاج إلى نظام معلومات رسمية مصاحبة لأنشطتها .
وعليه فعند تصميم نظام للمعلومات يجب ألا خد في الاعتبار العوامل المؤثرة في المنظمة وطبيعتها حتى يمكن تحديد وتقيم هذا المفهوم المبدئي للمتطلبات الخاصة بالمعلومات التي تساعد في التنفيذ والتحليل المفصل بالإضافة إلى إنها تمد المنظمة بمعلومات خاصة واحتياجات الأداء ، ويجب توفير هذه المعرفة قبل تطبيق النظام لكي يستخدم الاستخدام الأمثل لتحديد وتقدير التوقعات الحقيقية .
مهمة ومسؤولية نظم المعلومات
أصبحت نظم المعلومات حجر الزاوية في عمل كل إدارة وكل مدير لان المعلومات هي التي تبنى مستقبل المؤسسة و أوضاعها ومواقفها ، وعلى أساس المعلومات يتم العمل والإنتاج والتسويق والنجاح لذلك يجب توجيه ألا نضار نحو نظم المعلومات ودراستها بشكل كافي ومستفيض كما يجب التعرف على العوامل المؤثرة على قيمة المعلومات ودور الحواسيب التكنولوجيا فيها وعلى كل مدير أن يتعرف ويستعمل شبكات الانترنيت من اجل تحقيق اهذ أف الإدارة وبرامجها التي هي بالأساس اهداف التنمية الاقتصادية والاجتماعية والتي تنعكس على مستوى معيشة وحياة الناس ، وتتلخص مهمة وأهمية نظم المعلومات .
مهمة ومسؤولية نظم المعلومات
توفير وتقديم التقنية المتطورة لتحقيق ألا اهداف الأساسية من خلال خلق بيئة تقنية ودعم فني مستمر بكفاءة وجودة عالية للإدارة أما إستراتيجية نظم المعلومات مايلي :_
I ) - وضع معايير إستراتيجية وإجراءات العمل .
II ) - تطوير الأنظمة حسب متطلبات المستخدمين وبمشاركتهم .
III ) - تطوير البرامج في الشبكة المحلية.
الخصائص الرئيسية لنظم المعلومات وتقسيماتها
يتم تصميم نظم المعلومات داخل المنظمة لمساعدة الإدارة والمديرين والعمال في كل المستويات الإدارية لمساعدتهم في ممارسة وأداء الوظائف الإدارية الهامة داخل المنظمة أي أن الأنواع المختلفة للنظم يمكن أن تستخدم داخل أي مستوى من مستويات الإدارية كلا حسب احتياجاته ، وتقسم نظم المعلومات الإدارية إلىستة أنواع هي :_
1( - نظم معلومات تدعم الإدارة العليا
وهي التي ترتبط بنظم المعلومات الاستراتيجية والتي يحتاجها مد مدري لإدارات العليا في المنظمة عند اتخاذهم للقرارات الهامة في أي منظمة وهذه النماذج تأخذ في اعتبارها جميع التوجهات الخارجية والداخلية لما لها من تأثير على اتخاذ القرار ومن الأمور التي تستخدم فيها التبوء بالمبيعات لسنوات قادمة وضع خطط للتشغيل – التنبؤ بالميزانية المطلوبة – تخيط – برمجة – تخطيط قوى عاملة .
2 ) - نظم معلومات إدارية
وهي التي تستخدم على مستوى المستوى الإداري المتوسط في المنظمة لإمداد المديرين بالتقارير العامة عن سير العمل والأداء داخل المنظمة الأمر الذي يساعدهم في التخطيط وصنع القرارات لتحقيق اقل عائد.
3 ) - نظم معلومات دعم القرار .
وهذا النوع يخدم المستوى الإداري المتوسط بالمنظمات في صنع واتخاذ القرارات المتعلقة بسير العمل الإداري وذلك بهدف استغلال الفرص و مواجهة التحديات .
4 ) - نظم مبنية على المعرفة
وهذا النوع يقدم للعمال المعلومات التي تحتاج إلى معرفة و التي تستخدم في المجالات الفنية والهندسية كورش ومحطات العمل ويشمل ورش المعمل وبناياتها ومواقعها والمجالات الإدارية لها.
5 - نظم إلية المكتبات
وهذا النوع من النظم يمد المنظمة بالبيانات التي تتعامل مع الوثائق والمستندات المطلوبة لأداء الأعمال من خلال الوسائل التكنولوجية الحديثة والتي تسهل التعامل مع الوثائق من طباعة وحفظ واسترجاع بالإضافة إلى الأرشيف الإلكتروني.
6 ) - نظم العمليات التشغيلية
وهى تشمل على نظام رقابة الآلات – رقابة نقل مواد الخام- الخطط الزمنية – المكافأة –والتطوير للعاملين
ومن أهم فوائدنظم المعلومات مايلي :_
1) – تحسن الكفاءة.
2) – رفع مستوى الإنتاجية.
3) - تمكين المد راء من تخصيص وقت اكبر للمهام الإستراتيجية .
4) - توفير إمكانية دراسة ومعالجة المشكلات الكبيرة والمعقدة.
5) - المساعدة في تنفيذ القرارات.
6) - إنجاز المهام الإدارية المختلفة.
7) - مساعدة الإدارة في التعرف على الفرص والاستجابة لها بسرعة اكبر .
- تقديم خدمات جديدة أفضل . 9) - زيادة العائدات.
10) - تقليل التكاليف.
11) - فتح فرص جديدة و أسواق جديدة .
12) - تحيق نتائج مذهلة بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة.
13) اشتراك جميع الإدارات في المؤسسة بشكل مباشر في النظم وتطويرها.
العوامل المؤثرة في نظم المعلومات
هناك عدة عوامل يجب أخذها بعين الاعتبار عند تصميمنا لنظم المعلومات وهذه العوامل هي:-
1- مدى التنظيم الجيد للمعلومات ولمصادره.
2- مدى خبرة وكفاءة الأشخاص الذين يقدمون المعلومات.
3- مدى الوعي الكافي لدى المستفيدين من نظام المعلومات ومدى تفاعلهم به.
4- كمية المعلومات المطلوبة لاحتياجات مستويات الإدارة .
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:56 pm
أصناف وأنواع نظم المعلومات
تحتاج التنظيمات الحديثة إلى معلومات متنوعة لتسيرها وبقائها ويمكن أن تختلف تصنيف المعلومات وفقا للنظرة التي ينظر بها إلى هذه المعلومات.
أولا أصنافها
أولا معلومات رسمية وغير رسمية
أن هذا التصنيف أكثر طرق استخداما وعمومية ودقة وكلا من النوعين من المعلومات مهم للإدارة والعمليات الإدارية في أي تنظيم ولكن المعلومات الرسمية هي المخرجات الصحيحة لأينظام في أي تنظيم ، وهذا يقلل من دور المعلومات الغير رسمية في حين يجب التنبه إلى ألا خد في الاعتبارالمعلومات الغير رسمية في التنظيمات التي تعتمد الإدارة على المعلومات الرسمية والتي لا بديل لها عنها ، ويجب أن تدقق في مصدرها لأن مصدرها هو شريان المنظمة في المعلومات وألا كان مؤشر على قصورها في تحديد مراكز إنتاج واستخدام المعلومات بالإضافة إلىقصور وعدم كفاءة تصميم نظم المعلومات .
ثانياً تصنف المعلومات وفقا لطبيعتها
أن استخدام الجمل الصوفية لوصف طبيعة المعلومات وفقا لإطار معين يمثل استخدام واسع لتقيم نظم المعلومات فأفي المنظمات التي يكون نظام المعلومات فيها وظيفية يكون استخدام التصنيف الوظيفي للمعلومات ( إنتاج – بيع – تسويق....) مرغوبة فيه أي أن الحاجة في المعلومة هو التفصيل الكامل للمعلومات المطلوبات لكل وظيفة، وهذا التصنيف له عيوب في الاستخدام بين التنظيمات فالمعلومات لمختلف الوظائف دائما متشابها ولكن اختلاف الوظائف يكمن في البيانات والمصطلحات المستخدمة في كل وظيفة.
ثالثاً تصنيف المعلومات وفقا للزمن الخاص بها
بالنظر لعلاقة المعلومات بالوقت في أي تنظيم تعرف عادة بالمعلومات التاريخية والتي تعكس الفترة الحالة تعرف بالرقابية والتي تمثل التشغيل تعرف بالتخطيطية ولا توجد خطوط فاصلة أو قاطعة تفصل بين فترات الزمن بينها ومن المهم ملاحظة أن كلا من الإدارة ونظام العمليات الفرعي له احتياجاته من المعلومات ، ومن الضروري أن نظمن بعد أخر للزمن للوفاء بكل احتياجات المنظمة من المعلومات وهذه المعلومات يطلق عليها مصطلح التوقعات وتفي بأغراض السؤال ( ماذا يجب أن يكــون ؟) إن مقارنة المعلومات الفعلية بالمعلومات التي تعكس التوقعات تكون مفيدة لعمليات الرقابية .
ثانياً أنواعها
- نظم معلومات يدوية
وهى التي فيها جميع عملية الإدخال والمعالجة والمخرجات للمعلومات تتم يدويا باستخدام بعض الأدوات البسيطة منها – الأقلام –والورق – المساطر – الحاسبات البسيطة .
- نظم المعلومات نصف آلية
وهى النظم التي تتم فيها عمليات الإدخال والمعالجة يدويا واليا والمخرجات عن طريق استخدام الأفراد والمكائن مثل مشغل ماكينة الاستنساخ أو الآلة الكاتبة أو استخدام تثقيب البطاقات .
نظم المعلومات الآلية
وهى النظم التي تتم فيها عمليات الإدخال والمعالجات والمخرجات باستخدام الحاسبات الإلكترونية وشبكات المعلومات .
أساليب دراسة نظم المعلومات
أولاً: أسلوب تبسيط العمل
يعتمد هذا الأسلوب على معرفة كافة الإجراءات المتخذة لانحاز الأعمال في المنظمة بعد أن يتم اختصارها وتقليص الإجراءات بشكل يقلل الهدر في الوقت والطاقة والموارد والمكائن.
فوائد هذا الأسلوب
أ - تقليل التكرار في الإجراءات الخاصة بأعمال المنظمة عن طريق دمجها .
ب - تقليص المسافات بين الأنشطة المتصلة بقدر ألامكان .
ج - مشاركة الإدارة في تحديد الإجراءات و اخذ الاستشارات منها في عملية التبسيط
التي من شانها أن تزيد من قيمة المشاركة والمهارة عند الموظفين.
د - تطوير الإجراءات بالشكل الذي يجعله بسيط وواضح ومفهوم .
ثانياً: أسلوب بحوث العمليات .
يستخدم هذا الأسلوب في تنفيذ دراسات النظم المعقدة التي تكثر فيها المتغيرات الرياضية والتي يكثر فيها التنبؤ عن المستقبل ومن هذه الأساليب أسلوب المحاكاة الذي يعتمد على الحاسب الآلي ولذلك يتطلب من محلل النظم الذي يقوم باستخدام هذا الأسلوب أن تكون له خلفية في بحوث العمليات .
ثالثاً : أسلوب المناهج والإجراءات
يعتمد هذا الأسلوب على وضع خطط من المناهج والإجراءات عند دراسة النظم المطلوبة دراسته بغية التعرف على تفاصيلها وتشخيص الخلل بغية تجاوزه ومن هذه الخطط :_
1- خطط العمل – أي تحديد الخطوات التفصيلية لأي عمل ينجز داخل المنظمة.
2- خطط الحركة – أي قياس الحركة بين الإجراءات مع بيان علاقاتها بالعوامل المادية لغرض تحديد الاختلافات الناتجة عن الحركة .
3- خطط تدقيق الإجراءات – أي تدقيق الإجراءات لتحديد الإجراءات من بدايتها إلى نهاية إنجازها .
رابعاً أسلوب التنظيم
يعتمد هذا الأسلوب في تنفيذ دراسة النظم على معرفة مهام المنظمة ومسؤولياتها عن طريق تحديد البيانات الخاصة بالهيكل التنظيمي من خلال خطوط السلطة والمسؤولية ومن خلالها يتم تحديد إمكانية إنجاز تهيئة البيانات لإنجاز الأعمال المطلوبة تنفيذها ومن خلالها تحدد الفجوات والخلل في النظام الذي يدرس هذاالأسلوب بغية تحديد المعالجات .
أدوات تحليل هذا الأسلوب.
بعد أن يتم تحديد المداخل وأساليب تحليل النظام لابد من تحديد الأدوات التي تستخدم في تنفيذ أساليب تحليل النظم و هي:-
* أسلوب الملاحظة
تعتبر الملاحظة أداة من الأدوات المهمة في دراسة النظم ومن خلالها يتم مايلي :-
• ملاحظة البيئة المحيطة بالعمل الذي يقوم به النظام
• ملاحظة سير الأعمال داخل المنظمة بشكل تفصيلي .
• ملاحظة حجم العمل للنظام وبشكل مفصل ودقيق .
• ملاحظة مكان وضع الملفات والأجهزة والأثاث .
• ملاحظة كل شي أخر غير مذكور في نظام المعلومات.
* أسلوب المقابلة الشخصية
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على دراسة نظم المعلومات والتي تكون القابلة الشخصية أكثر إفادة من الأدوات الأخر التي يستفيد منها محلل النظم بحيث من خلالها يفهم النظام الحالي
وتتكون لديه تصور عن النظام المقترح ويتم ذلك من خلال:-
• تحديد الأشخاص المطلوب مقابلتهم بعد معرفة علاقتهم بالنظم دراسته .
• تحديد مواعيد مقابلتهم.
• تحديد الموضوعات التي يتم تناولها عن المقابلة.
• تحديد أماكن إتمام المقابلات وبشكل لا يؤثر على سير العمل .
• ملاحظة أسلوب بدء المقابلة نظرا لأهمية ذلك في الحصول على المعلومات المطلوب من المسئولين عنها.
• ضرورة تبسيط و تدعيم بشرح واضح لهدف دراسة النظام قبل البدء في المقابلة.
• ضرورة تسجل المقابلة بكل دقة.
* أسلوب استعراض الوثائق .
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على الوثائق المتوفرة عن النظام المطلوب دراسته والتي تتركز حول المعلومات بالأنشطة الخاصة بالنظام المطلوب دراسته والتقديرات والمؤشرات المتصلة بطبيعة العمل وأيضا المعلومات التي تتصل بمدى تكرار الأنشطة واتجاهات العمل وأهداف المنظمة وسياستها .
* أسلوب الدارسات السابقة
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على الدارسات السابقة وذلك بالإطلاع عليها والاستفادة منها في دراسة النظم وخاصة الدراسات المتشابهة لدراسة النظام الذي تستخدمه هذه الإدارة لدراسته.
* أسلوب العينات
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على اخذ عينات من نماذج النظام ( تقارير – وثائق – دراسات ومن خلالها تعد دراسة النظام المطلوب .
خامساً جدول القرارات
جدول القرارات هو عرض جدولي يوضح المنطق الذي بناء عليه تتخذ القرارات من نظام ما أو في برنامج معين ، ويعتبر جدول القرارات أحد الوسائل التي يستخدمها محلل النظم لتحليل وتدقيق المعلومات في النظام الذي يقوم بدراسته وذلك لفهم وتوضيح كيفية اتخاذ القرار وتتركز
أهمية جدول القرار في مايلي :-
1 -يعتبر أداة توثيق تساعد في فهم وتحليل النظام القائم.
2 - ساعد في وصف النظام المقترح وإيضاح المنطق من وراء صناعة القرار .
3 - تساعد المبرمج على فهم المنطق للمعالجة من قبل محلل النظم .
سادساً خرائط التدقيق
أن تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب علىرسم خرائط تتضمن أشكال هندسية متفق عليها لغرض توضيح العلاقة والعمليات المنطقية المتصلة بالنظام المطلوب تحليله وتسهل بالتالي فهموتتبعسير الأحداث و الإجراءات ،وفهم مشكلة النظام القائم لغرض إيجاد الحلول اللازمة لها ويمكن توضيح ميزتها في الأتي :-
1. أداة اتصال مساعدة كوسيلة بصرية لعرض النظام على الإدارة.
2. التوثيق كطريقة لتوصيل الحقائق .
3. التحليل والتقويم يزود المنظمة بصورة شاملة وكلية للنظام الحالي القائم والمقترح
4. توضح للمنظمة ماذا يجري وأين.
5. تتيح المقارنة الفعالة بين خطوط الوقت المتوازنة في المنظمة .
6.تساعد المحلل المالي على اكتشاف مواضع العمليات المكررة ومواضع الاختناق في النطاق وتحديد العمليات الزائدة.
تحتاج التنظيمات الحديثة إلى معلومات متنوعة لتسيرها وبقائها ويمكن أن تختلف تصنيف المعلومات وفقا للنظرة التي ينظر بها إلى هذه المعلومات.
أولا أصنافها
أولا معلومات رسمية وغير رسمية
أن هذا التصنيف أكثر طرق استخداما وعمومية ودقة وكلا من النوعين من المعلومات مهم للإدارة والعمليات الإدارية في أي تنظيم ولكن المعلومات الرسمية هي المخرجات الصحيحة لأينظام في أي تنظيم ، وهذا يقلل من دور المعلومات الغير رسمية في حين يجب التنبه إلى ألا خد في الاعتبارالمعلومات الغير رسمية في التنظيمات التي تعتمد الإدارة على المعلومات الرسمية والتي لا بديل لها عنها ، ويجب أن تدقق في مصدرها لأن مصدرها هو شريان المنظمة في المعلومات وألا كان مؤشر على قصورها في تحديد مراكز إنتاج واستخدام المعلومات بالإضافة إلىقصور وعدم كفاءة تصميم نظم المعلومات .
ثانياً تصنف المعلومات وفقا لطبيعتها
أن استخدام الجمل الصوفية لوصف طبيعة المعلومات وفقا لإطار معين يمثل استخدام واسع لتقيم نظم المعلومات فأفي المنظمات التي يكون نظام المعلومات فيها وظيفية يكون استخدام التصنيف الوظيفي للمعلومات ( إنتاج – بيع – تسويق....) مرغوبة فيه أي أن الحاجة في المعلومة هو التفصيل الكامل للمعلومات المطلوبات لكل وظيفة، وهذا التصنيف له عيوب في الاستخدام بين التنظيمات فالمعلومات لمختلف الوظائف دائما متشابها ولكن اختلاف الوظائف يكمن في البيانات والمصطلحات المستخدمة في كل وظيفة.
ثالثاً تصنيف المعلومات وفقا للزمن الخاص بها
بالنظر لعلاقة المعلومات بالوقت في أي تنظيم تعرف عادة بالمعلومات التاريخية والتي تعكس الفترة الحالة تعرف بالرقابية والتي تمثل التشغيل تعرف بالتخطيطية ولا توجد خطوط فاصلة أو قاطعة تفصل بين فترات الزمن بينها ومن المهم ملاحظة أن كلا من الإدارة ونظام العمليات الفرعي له احتياجاته من المعلومات ، ومن الضروري أن نظمن بعد أخر للزمن للوفاء بكل احتياجات المنظمة من المعلومات وهذه المعلومات يطلق عليها مصطلح التوقعات وتفي بأغراض السؤال ( ماذا يجب أن يكــون ؟) إن مقارنة المعلومات الفعلية بالمعلومات التي تعكس التوقعات تكون مفيدة لعمليات الرقابية .
ثانياً أنواعها
- نظم معلومات يدوية
وهى التي فيها جميع عملية الإدخال والمعالجة والمخرجات للمعلومات تتم يدويا باستخدام بعض الأدوات البسيطة منها – الأقلام –والورق – المساطر – الحاسبات البسيطة .
- نظم المعلومات نصف آلية
وهى النظم التي تتم فيها عمليات الإدخال والمعالجة يدويا واليا والمخرجات عن طريق استخدام الأفراد والمكائن مثل مشغل ماكينة الاستنساخ أو الآلة الكاتبة أو استخدام تثقيب البطاقات .
نظم المعلومات الآلية
وهى النظم التي تتم فيها عمليات الإدخال والمعالجات والمخرجات باستخدام الحاسبات الإلكترونية وشبكات المعلومات .
أساليب دراسة نظم المعلومات
أولاً: أسلوب تبسيط العمل
يعتمد هذا الأسلوب على معرفة كافة الإجراءات المتخذة لانحاز الأعمال في المنظمة بعد أن يتم اختصارها وتقليص الإجراءات بشكل يقلل الهدر في الوقت والطاقة والموارد والمكائن.
فوائد هذا الأسلوب
أ - تقليل التكرار في الإجراءات الخاصة بأعمال المنظمة عن طريق دمجها .
ب - تقليص المسافات بين الأنشطة المتصلة بقدر ألامكان .
ج - مشاركة الإدارة في تحديد الإجراءات و اخذ الاستشارات منها في عملية التبسيط
التي من شانها أن تزيد من قيمة المشاركة والمهارة عند الموظفين.
د - تطوير الإجراءات بالشكل الذي يجعله بسيط وواضح ومفهوم .
ثانياً: أسلوب بحوث العمليات .
يستخدم هذا الأسلوب في تنفيذ دراسات النظم المعقدة التي تكثر فيها المتغيرات الرياضية والتي يكثر فيها التنبؤ عن المستقبل ومن هذه الأساليب أسلوب المحاكاة الذي يعتمد على الحاسب الآلي ولذلك يتطلب من محلل النظم الذي يقوم باستخدام هذا الأسلوب أن تكون له خلفية في بحوث العمليات .
ثالثاً : أسلوب المناهج والإجراءات
يعتمد هذا الأسلوب على وضع خطط من المناهج والإجراءات عند دراسة النظم المطلوبة دراسته بغية التعرف على تفاصيلها وتشخيص الخلل بغية تجاوزه ومن هذه الخطط :_
1- خطط العمل – أي تحديد الخطوات التفصيلية لأي عمل ينجز داخل المنظمة.
2- خطط الحركة – أي قياس الحركة بين الإجراءات مع بيان علاقاتها بالعوامل المادية لغرض تحديد الاختلافات الناتجة عن الحركة .
3- خطط تدقيق الإجراءات – أي تدقيق الإجراءات لتحديد الإجراءات من بدايتها إلى نهاية إنجازها .
رابعاً أسلوب التنظيم
يعتمد هذا الأسلوب في تنفيذ دراسة النظم على معرفة مهام المنظمة ومسؤولياتها عن طريق تحديد البيانات الخاصة بالهيكل التنظيمي من خلال خطوط السلطة والمسؤولية ومن خلالها يتم تحديد إمكانية إنجاز تهيئة البيانات لإنجاز الأعمال المطلوبة تنفيذها ومن خلالها تحدد الفجوات والخلل في النظام الذي يدرس هذاالأسلوب بغية تحديد المعالجات .
أدوات تحليل هذا الأسلوب.
بعد أن يتم تحديد المداخل وأساليب تحليل النظام لابد من تحديد الأدوات التي تستخدم في تنفيذ أساليب تحليل النظم و هي:-
* أسلوب الملاحظة
تعتبر الملاحظة أداة من الأدوات المهمة في دراسة النظم ومن خلالها يتم مايلي :-
• ملاحظة البيئة المحيطة بالعمل الذي يقوم به النظام
• ملاحظة سير الأعمال داخل المنظمة بشكل تفصيلي .
• ملاحظة حجم العمل للنظام وبشكل مفصل ودقيق .
• ملاحظة مكان وضع الملفات والأجهزة والأثاث .
• ملاحظة كل شي أخر غير مذكور في نظام المعلومات.
* أسلوب المقابلة الشخصية
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على دراسة نظم المعلومات والتي تكون القابلة الشخصية أكثر إفادة من الأدوات الأخر التي يستفيد منها محلل النظم بحيث من خلالها يفهم النظام الحالي
وتتكون لديه تصور عن النظام المقترح ويتم ذلك من خلال:-
• تحديد الأشخاص المطلوب مقابلتهم بعد معرفة علاقتهم بالنظم دراسته .
• تحديد مواعيد مقابلتهم.
• تحديد الموضوعات التي يتم تناولها عن المقابلة.
• تحديد أماكن إتمام المقابلات وبشكل لا يؤثر على سير العمل .
• ملاحظة أسلوب بدء المقابلة نظرا لأهمية ذلك في الحصول على المعلومات المطلوب من المسئولين عنها.
• ضرورة تبسيط و تدعيم بشرح واضح لهدف دراسة النظام قبل البدء في المقابلة.
• ضرورة تسجل المقابلة بكل دقة.
* أسلوب استعراض الوثائق .
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على الوثائق المتوفرة عن النظام المطلوب دراسته والتي تتركز حول المعلومات بالأنشطة الخاصة بالنظام المطلوب دراسته والتقديرات والمؤشرات المتصلة بطبيعة العمل وأيضا المعلومات التي تتصل بمدى تكرار الأنشطة واتجاهات العمل وأهداف المنظمة وسياستها .
* أسلوب الدارسات السابقة
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على الدارسات السابقة وذلك بالإطلاع عليها والاستفادة منها في دراسة النظم وخاصة الدراسات المتشابهة لدراسة النظام الذي تستخدمه هذه الإدارة لدراسته.
* أسلوب العينات
تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب على اخذ عينات من نماذج النظام ( تقارير – وثائق – دراسات ومن خلالها تعد دراسة النظام المطلوب .
خامساً جدول القرارات
جدول القرارات هو عرض جدولي يوضح المنطق الذي بناء عليه تتخذ القرارات من نظام ما أو في برنامج معين ، ويعتبر جدول القرارات أحد الوسائل التي يستخدمها محلل النظم لتحليل وتدقيق المعلومات في النظام الذي يقوم بدراسته وذلك لفهم وتوضيح كيفية اتخاذ القرار وتتركز
أهمية جدول القرار في مايلي :-
1 -يعتبر أداة توثيق تساعد في فهم وتحليل النظام القائم.
2 - ساعد في وصف النظام المقترح وإيضاح المنطق من وراء صناعة القرار .
3 - تساعد المبرمج على فهم المنطق للمعالجة من قبل محلل النظم .
سادساً خرائط التدقيق
أن تعتمد الإدارة في هذا الأسلوب علىرسم خرائط تتضمن أشكال هندسية متفق عليها لغرض توضيح العلاقة والعمليات المنطقية المتصلة بالنظام المطلوب تحليله وتسهل بالتالي فهموتتبعسير الأحداث و الإجراءات ،وفهم مشكلة النظام القائم لغرض إيجاد الحلول اللازمة لها ويمكن توضيح ميزتها في الأتي :-
1. أداة اتصال مساعدة كوسيلة بصرية لعرض النظام على الإدارة.
2. التوثيق كطريقة لتوصيل الحقائق .
3. التحليل والتقويم يزود المنظمة بصورة شاملة وكلية للنظام الحالي القائم والمقترح
4. توضح للمنظمة ماذا يجري وأين.
5. تتيح المقارنة الفعالة بين خطوط الوقت المتوازنة في المنظمة .
6.تساعد المحلل المالي على اكتشاف مواضع العمليات المكررة ومواضع الاختناق في النطاق وتحديد العمليات الزائدة.
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:57 pm
طرق بناء وصيغ نظم المعلومات
أولاً يمكن بناء نظم المعلومات بالطرق التالية :-
- نظام طريق التركيب التنظيمي
تعتمد هذه الطريقة على الحدود الخاصة بالتنظيم والحاجة للمعلومات في المستويات الإدارية غير أن هذه الطريقة تودي إلى الازدواجية في تهيئة بعض المعلومات بسبب تكرار حاجتها في عدة مجالات.
- طريقة الاستقصاء الإداري
تعتمد هذه الطريقة على تحديد المعلومات المطلوبة من أعلى مستويات الإدارة إلى أسفلها وان تحديد المعلومات لهذه الطريقة قد يؤدى إلى وجود معلومات لا ترغب المستويات الدنيا فيالإدارة قبولهاوبتالي يصبح النظام غير فعال .
- طريقة مدخل تجميع البيانات
ويعتمد هذا النظام على تجميع جميع البيانات في المنظمة، وبالتالي قد تكون البيانات في غير حاجة إليها وتصبح سلبية وغير اقتصادية لاحتواها بيانات ومعلومات غير مفيدة للمنظمة.
- طريقة مدخل قاعدة البيانات
يعتبر هذا المدخل أكثر فائدة لكونه يهتم بجمع البيانات وتخزينها وتجهيزها للجهة المستفيدة ولا تتكرر البيانات فيه لان هذا المدخل يمنع الازدواجية بالبيانات.
- طريقة المدخل الكامل
يعتمد هذا المدخل على طريقة توفير المعلومات على أساس وظائف التنظيم أي حسب مستويات الإدارة أو الهيكل التنظيمي للمنظمة وهذا يختلف على النظام الكامل الذي يعتمد على بداء تجميع وتخزين وتشغيل البيانات ضمن إطار واحد .
- طريقة المدخل المتكامل
يعتمد هذا النظام على جميع المداخل السابقة الذكر مع ألا خد في الاعتبار الأتي:_
أ)- حجم وطبيعة العمليات المطلوب إنجازها .
ب)- مستوى التشغيل الحالي للحاسبات الإلكترونية في نظام المعلومات والتطبيقات .
ج)- أنواع ومعدل تكرار المشكلات الإدارية والعمليات التي تجري عليها .
د ) – مدى توفر مصادر المعلومات بتصميم نظام المعلومات بالنسبة للأولوية الخاصة بالتشغيل والعمليات .
ثانيا صيغ نظم المعلومات
هناك عدة صيغ متداولة لنظم المعلومات وهى :-
1 - قواعد البيانات
2 - بنوك المعلومات .
3 - شبكات المعلومات.
أولا - قواعد البيانات
وهى مجموعة من البيانات المرتبطة منطقيا بعضها البعض الأخر والتي تصمم وتبنى بطرق متعددة وذلك لتحيق الأهداف المطلوبة بعد معالجتها وتتكون قاعد البيانات من :-
أ) -الملفات.
ب ) -القيود .
ج ) - الحقول .
حيث مجموعة الحقول تكون قيود ومجموعة القيود تكون ملف ويتم تنظيم وربط هذه الوحدات بمجموعة من الفهارس .
ثانيابنك المعلومات .
وتشمل بنوك المعلومات مجموعة من قواعد البيانات التي تعكس أنشطة المنظمة والتي تساعدها في تحيق الأهداف المحددة لها وقد يحتوى بنك المعلومات على قاعدة واحدة للبيانات أو مجموعةمن القواعد .
ثالثا شبكة المعلومات
شبكة المعلومات عادة تشمل على عدد من بنوك المعلومات أو محطات طرفية للاتصال والتراسل بالمعلومات المجمعة وذلك لتحقيق الاستفادة المشتركة من أنظمة المعلومات عن طريق الارتباط بينها بشبكة متخصصة أو عن طريق الاتصال ببنك المعلومات أو نظام معلومات عن طريق المحطات الطرفية.
قاعدة البيانات
دون وجود قاعدة بيانات لا يمكن أن يكون هناك نظام لنظم المعلومات فهي تقدم المادة الخام التي تتيح إنتاج المعلومات منها .
حيث يتم إدخال البيانات والمعلومات من قبل المنظمة بإداراتها المختلفة وعن أنشطتها المتعددة و من البيئة المحيطة بعناصرها وعواملها ومتغيراتها المختلفة عن طريق وحدة المدخلات المتاحة بحيث تصبح البيانات والمعلومات متاحة للإدارة العليا عن طريق وحدة المخرجات بعد ذلك .
تعريف قاعدة البيانات
(( قاعدة البيانات هي عبارة عن مجموعة منظمة من البيانات التي تجمع بينها علاقات منطقية بحيث يسهل تخزينها واسترجاعها بغرض تعديلها أو الإضافة إليها أو الاستفسار عن مكوناتها أو إعداد تقارير من وقعها )) .
ويمكن تخزين قاعدة البيانات على وسيط معين كالأقراص أو الشرائط الممغنطة أو الأقراص المضغوطة ولهذا تعتبر قاعدة البيانات جزء من الأجزاء الملموسة في الحاسب الآلي.
وعادة ما تنظم البيانات على هيئة هرمية متدرجة يوجد في أدنى مستوى عنصر البيانات وهى تمثل اصغر وحدة بيانات ولا يمكن تجزئتها إلى وحدات معنوية ، ثم تجمع عناصر هذه البيانات على هيئة سجل ثم تنظم و تجمع السجلات التي تخدم نفس النوع في ملفات وتحتوى قاعدة البيانات على ملف أو أكثر وهناك هدفان لمفهوم قاعدة البياناتهما (( تقليل تكرار البيانات واستقلالها )) أي عدم تخزين نفس البيانات في ملفات متعددة كذلك العمل على إدخال التغيرات في هياكل البيانات دون عمل تغيرات في البرنامج الذي يجري تشغيل البيانات .
مزايا وعيوب قاعدة البيانات
اصطلاح قاعدة البيانات ليس مرادف لاصطلاح نظام إدارة قاعدة البيانات فقاعدة البيانات هي مورد افتراضي للمنظمة أما نظام إدارة قاعدة البيانات فهو أحد نظم البرامج الذي يدير هذا المورد وتتمثل أهم مزايا قاعدة البيانات في مايلي :-
- طرق منظمة وشاملة لتسجيل نتائج أنشطة المنظمة.
- مخزن للبيانات والتي تستخدم من قبل المستفيدين في نظم المعلومات.
عيوب قاعدة البيانات
إمكانية اتصال الأفراد أو المجموعات من خارج المنظمة وحصولهم على المعلومات عن عمليات المنظمة.
احتمال قيام بعض الأفراد الغير متخصصين بإجراء تعديلات في النظام الطبيعي للمنظمة.
ازدياد فرصة سؤ استخدام موارد البيانات بحسن النية من قبل الأفراد الغير مهيئين
الفرق بين البيانات والمعلومات
البيانات :_ هي اللغة والرياضيات والرموز البديلة التي عليها اتفاق عام على أنها تمثل (( الناس ، الأهداف ، الأحداث والمفاهيم ))
المعلومات :- هي نتائج عمليات النماذج ، التكوين ، التنظيم أو تحويل البيانات بطريقة تؤدى إلى زيادة مستوى المعرفة في المستقبل .
ومن التعريفان السابقان نلاحظ :_
أن البيانات هي تلك الحقائق الغير منظمة والتي تمثل المدخلات الخاصة بنظم المعلومات أما المعلومات فهي تشير إلى المخرجات الناتجة عن تشغيل نظام المعلومات والتي تعبر عن ناتج ورائي محددة لمستخدمي معلومات في المنظمة.
العلاقة بين البيانات والمعلومات
البيانات تعتبر الخامة للمعلومات وبتالي فهي تقدم موقف أو خدمة للفرد الذي يطلب معلومات وفى أوضاع كثيرة يكون هذا الموقف حقيقي ، ومع هذا فان المنظمة بإدارتها ومستوياتها المختلفة تحدد ما تريد من معلومات وكيفية إنتاجها من البيانات ومتى سوف تنتج ولمن تقدم وعلى هذا الأساس يجب التفرقة بين المعلومات الرسمية والغير رسمية
طرق الحصول على المعلومات من البيانات
البيانات هي المادة الخام والتي تجب أن تعالج وتشغل لتصبح معلومات من جانب مستقبلها وهذه العملية قد تكون بسيط جدا أو معقدة جدا فعندما تكون العمليات بالمنظمة معقدة يمكن تقليل التعقيد بتحليل البيانات إلى مكونات أكثر بسيطة ومن الخطوات المنطقية للمعالجة البيانات للحصول على المعلومات مايلي :-
I ) الحصول على البيانات المطلوبة وذلك بتسجيلها من واقع الأحداث .
II ) التأكد من الصحة وهذه العملية تشير إلى انه يجب التأكد من انه ثم الحصول عليها وفق ما هو مسجل وبطريقة صحيحة.
III ) التصنيف وهذه العملية تتعلق بوضع عناصر البيانات في قطاعات معينة بحيث تعطي معنى للمستخدم لهذه البيانات .
IV ) الترتيب والفرز وهى تتعلق بوضع عناصر البيانات في ترتيب معين أو محدد.
V ) التلخيص وهى دمج عناصر البيانات إما بالتحديد والتفصيل أو بتقليل البيانات بالمفهوم المنطقي .
VI ) العمليات الحسابيةوهذه العملية تشير إلى العمليات الحسابية أو المنطقية التي تطبقلاستخدام البيانات.
VII ) التخزين . ونعنى بالتخزين تخزن البيانات في وسيلة معينة مثل المستندات أو الميكروفيلم أو غيرها و التي يمكن استرجاعها عند الحاجة إليها.
VIII ) الاسترجاع هذه العملية تتطلب البحث و الوصول على أي جزئية لعناصر البيانات المعنية بالوسيلة المستخدمة في التخزين .
IX ) إعادة الإنتاجفي هذه العملية يتم إعادة إنتاج البيانات من وسيلة لأخرى أو في موقع أخر في نفس الوسيلة.
مصادر الحصول على المعلومات
المعلومات التي تستخدم في اتخاذ القرارات يمكن الحصول عليها من مصادر المعلومات المختلفة ومن المهم بالنسبة للمنظمة والمديرين أن يكون مهتمين بمصادر المعلومات المختلفة وقد تهمل بعضالمصادر لعدم إدراك أهميتها أو عدم التفكير فيها إلا عندما تنشا بعض المشاكل ولهذا يجب الاهتمام بمصادر المعلومات المختلفة أو أن يكونوا قادرين على إدراك بالتنبواء بالمشاكل المتوقعةوالموجودة في نظام المعلومات ، وللمعلومات مصدرين هماالمصادر الأولية( الرئيسية ) والمصادر الغير أولية وهذه المصادر لها أهمية كبيرةوالمصادر الأولية أهم من المصادر الغير أولية نتيجة لاختلاف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها بالإضافة المجالات الوظيفية المختلفة ومن أهم مصادر المعلومات
المعلومات الغير الرسمية
وهي التي تتضمن الآراء والحكم الشخصي ، الخبرات ، التخمين ، الشائعات وهى مهمة لتكملة المعلومات الرسمية وفى غياب المعلومات الرسمية تستخدم كبديل لها ، وقيمتها كمعلومات تتحدد بناء على مستخدمها وهي جزء من الاحتياجات الغير رسمية لأي تنظيم ويمكن الحصول عليها من .
الملاحظة .
التجارب.
المصادر الخارجية .
الأجهزة الحكومية
التقديرات الشخصية
المعلومات الرسمية
هي المنتج الرسمي لنظام المعلومات السليم وهي تتضمن (( المتطلبات القانونية ، الإجراءات الحكومية ، العقود ، الإجراءات المحاسبية ، متطلبات التخطيط ، الاحتياجات الرقابية تقارير المركز المالي بحوث العمليات والتي كانت في الماضي معلومات غير رسمية )) ومن أهم مصادر المعلومات الرسمية :-
* البحث الميدان .
* معلومات الشركة.
* المطبوعات والمنشورات
أولاً يمكن بناء نظم المعلومات بالطرق التالية :-
- نظام طريق التركيب التنظيمي
تعتمد هذه الطريقة على الحدود الخاصة بالتنظيم والحاجة للمعلومات في المستويات الإدارية غير أن هذه الطريقة تودي إلى الازدواجية في تهيئة بعض المعلومات بسبب تكرار حاجتها في عدة مجالات.
- طريقة الاستقصاء الإداري
تعتمد هذه الطريقة على تحديد المعلومات المطلوبة من أعلى مستويات الإدارة إلى أسفلها وان تحديد المعلومات لهذه الطريقة قد يؤدى إلى وجود معلومات لا ترغب المستويات الدنيا فيالإدارة قبولهاوبتالي يصبح النظام غير فعال .
- طريقة مدخل تجميع البيانات
ويعتمد هذا النظام على تجميع جميع البيانات في المنظمة، وبالتالي قد تكون البيانات في غير حاجة إليها وتصبح سلبية وغير اقتصادية لاحتواها بيانات ومعلومات غير مفيدة للمنظمة.
- طريقة مدخل قاعدة البيانات
يعتبر هذا المدخل أكثر فائدة لكونه يهتم بجمع البيانات وتخزينها وتجهيزها للجهة المستفيدة ولا تتكرر البيانات فيه لان هذا المدخل يمنع الازدواجية بالبيانات.
- طريقة المدخل الكامل
يعتمد هذا المدخل على طريقة توفير المعلومات على أساس وظائف التنظيم أي حسب مستويات الإدارة أو الهيكل التنظيمي للمنظمة وهذا يختلف على النظام الكامل الذي يعتمد على بداء تجميع وتخزين وتشغيل البيانات ضمن إطار واحد .
- طريقة المدخل المتكامل
يعتمد هذا النظام على جميع المداخل السابقة الذكر مع ألا خد في الاعتبار الأتي:_
أ)- حجم وطبيعة العمليات المطلوب إنجازها .
ب)- مستوى التشغيل الحالي للحاسبات الإلكترونية في نظام المعلومات والتطبيقات .
ج)- أنواع ومعدل تكرار المشكلات الإدارية والعمليات التي تجري عليها .
د ) – مدى توفر مصادر المعلومات بتصميم نظام المعلومات بالنسبة للأولوية الخاصة بالتشغيل والعمليات .
ثانيا صيغ نظم المعلومات
هناك عدة صيغ متداولة لنظم المعلومات وهى :-
1 - قواعد البيانات
2 - بنوك المعلومات .
3 - شبكات المعلومات.
أولا - قواعد البيانات
وهى مجموعة من البيانات المرتبطة منطقيا بعضها البعض الأخر والتي تصمم وتبنى بطرق متعددة وذلك لتحيق الأهداف المطلوبة بعد معالجتها وتتكون قاعد البيانات من :-
أ) -الملفات.
ب ) -القيود .
ج ) - الحقول .
حيث مجموعة الحقول تكون قيود ومجموعة القيود تكون ملف ويتم تنظيم وربط هذه الوحدات بمجموعة من الفهارس .
ثانيابنك المعلومات .
وتشمل بنوك المعلومات مجموعة من قواعد البيانات التي تعكس أنشطة المنظمة والتي تساعدها في تحيق الأهداف المحددة لها وقد يحتوى بنك المعلومات على قاعدة واحدة للبيانات أو مجموعةمن القواعد .
ثالثا شبكة المعلومات
شبكة المعلومات عادة تشمل على عدد من بنوك المعلومات أو محطات طرفية للاتصال والتراسل بالمعلومات المجمعة وذلك لتحقيق الاستفادة المشتركة من أنظمة المعلومات عن طريق الارتباط بينها بشبكة متخصصة أو عن طريق الاتصال ببنك المعلومات أو نظام معلومات عن طريق المحطات الطرفية.
قاعدة البيانات
دون وجود قاعدة بيانات لا يمكن أن يكون هناك نظام لنظم المعلومات فهي تقدم المادة الخام التي تتيح إنتاج المعلومات منها .
حيث يتم إدخال البيانات والمعلومات من قبل المنظمة بإداراتها المختلفة وعن أنشطتها المتعددة و من البيئة المحيطة بعناصرها وعواملها ومتغيراتها المختلفة عن طريق وحدة المدخلات المتاحة بحيث تصبح البيانات والمعلومات متاحة للإدارة العليا عن طريق وحدة المخرجات بعد ذلك .
تعريف قاعدة البيانات
(( قاعدة البيانات هي عبارة عن مجموعة منظمة من البيانات التي تجمع بينها علاقات منطقية بحيث يسهل تخزينها واسترجاعها بغرض تعديلها أو الإضافة إليها أو الاستفسار عن مكوناتها أو إعداد تقارير من وقعها )) .
ويمكن تخزين قاعدة البيانات على وسيط معين كالأقراص أو الشرائط الممغنطة أو الأقراص المضغوطة ولهذا تعتبر قاعدة البيانات جزء من الأجزاء الملموسة في الحاسب الآلي.
وعادة ما تنظم البيانات على هيئة هرمية متدرجة يوجد في أدنى مستوى عنصر البيانات وهى تمثل اصغر وحدة بيانات ولا يمكن تجزئتها إلى وحدات معنوية ، ثم تجمع عناصر هذه البيانات على هيئة سجل ثم تنظم و تجمع السجلات التي تخدم نفس النوع في ملفات وتحتوى قاعدة البيانات على ملف أو أكثر وهناك هدفان لمفهوم قاعدة البياناتهما (( تقليل تكرار البيانات واستقلالها )) أي عدم تخزين نفس البيانات في ملفات متعددة كذلك العمل على إدخال التغيرات في هياكل البيانات دون عمل تغيرات في البرنامج الذي يجري تشغيل البيانات .
مزايا وعيوب قاعدة البيانات
اصطلاح قاعدة البيانات ليس مرادف لاصطلاح نظام إدارة قاعدة البيانات فقاعدة البيانات هي مورد افتراضي للمنظمة أما نظام إدارة قاعدة البيانات فهو أحد نظم البرامج الذي يدير هذا المورد وتتمثل أهم مزايا قاعدة البيانات في مايلي :-
- طرق منظمة وشاملة لتسجيل نتائج أنشطة المنظمة.
- مخزن للبيانات والتي تستخدم من قبل المستفيدين في نظم المعلومات.
عيوب قاعدة البيانات
إمكانية اتصال الأفراد أو المجموعات من خارج المنظمة وحصولهم على المعلومات عن عمليات المنظمة.
احتمال قيام بعض الأفراد الغير متخصصين بإجراء تعديلات في النظام الطبيعي للمنظمة.
ازدياد فرصة سؤ استخدام موارد البيانات بحسن النية من قبل الأفراد الغير مهيئين
الفرق بين البيانات والمعلومات
البيانات :_ هي اللغة والرياضيات والرموز البديلة التي عليها اتفاق عام على أنها تمثل (( الناس ، الأهداف ، الأحداث والمفاهيم ))
المعلومات :- هي نتائج عمليات النماذج ، التكوين ، التنظيم أو تحويل البيانات بطريقة تؤدى إلى زيادة مستوى المعرفة في المستقبل .
ومن التعريفان السابقان نلاحظ :_
أن البيانات هي تلك الحقائق الغير منظمة والتي تمثل المدخلات الخاصة بنظم المعلومات أما المعلومات فهي تشير إلى المخرجات الناتجة عن تشغيل نظام المعلومات والتي تعبر عن ناتج ورائي محددة لمستخدمي معلومات في المنظمة.
العلاقة بين البيانات والمعلومات
البيانات تعتبر الخامة للمعلومات وبتالي فهي تقدم موقف أو خدمة للفرد الذي يطلب معلومات وفى أوضاع كثيرة يكون هذا الموقف حقيقي ، ومع هذا فان المنظمة بإدارتها ومستوياتها المختلفة تحدد ما تريد من معلومات وكيفية إنتاجها من البيانات ومتى سوف تنتج ولمن تقدم وعلى هذا الأساس يجب التفرقة بين المعلومات الرسمية والغير رسمية
طرق الحصول على المعلومات من البيانات
البيانات هي المادة الخام والتي تجب أن تعالج وتشغل لتصبح معلومات من جانب مستقبلها وهذه العملية قد تكون بسيط جدا أو معقدة جدا فعندما تكون العمليات بالمنظمة معقدة يمكن تقليل التعقيد بتحليل البيانات إلى مكونات أكثر بسيطة ومن الخطوات المنطقية للمعالجة البيانات للحصول على المعلومات مايلي :-
I ) الحصول على البيانات المطلوبة وذلك بتسجيلها من واقع الأحداث .
II ) التأكد من الصحة وهذه العملية تشير إلى انه يجب التأكد من انه ثم الحصول عليها وفق ما هو مسجل وبطريقة صحيحة.
III ) التصنيف وهذه العملية تتعلق بوضع عناصر البيانات في قطاعات معينة بحيث تعطي معنى للمستخدم لهذه البيانات .
IV ) الترتيب والفرز وهى تتعلق بوضع عناصر البيانات في ترتيب معين أو محدد.
V ) التلخيص وهى دمج عناصر البيانات إما بالتحديد والتفصيل أو بتقليل البيانات بالمفهوم المنطقي .
VI ) العمليات الحسابيةوهذه العملية تشير إلى العمليات الحسابية أو المنطقية التي تطبقلاستخدام البيانات.
VII ) التخزين . ونعنى بالتخزين تخزن البيانات في وسيلة معينة مثل المستندات أو الميكروفيلم أو غيرها و التي يمكن استرجاعها عند الحاجة إليها.
VIII ) الاسترجاع هذه العملية تتطلب البحث و الوصول على أي جزئية لعناصر البيانات المعنية بالوسيلة المستخدمة في التخزين .
IX ) إعادة الإنتاجفي هذه العملية يتم إعادة إنتاج البيانات من وسيلة لأخرى أو في موقع أخر في نفس الوسيلة.
مصادر الحصول على المعلومات
المعلومات التي تستخدم في اتخاذ القرارات يمكن الحصول عليها من مصادر المعلومات المختلفة ومن المهم بالنسبة للمنظمة والمديرين أن يكون مهتمين بمصادر المعلومات المختلفة وقد تهمل بعضالمصادر لعدم إدراك أهميتها أو عدم التفكير فيها إلا عندما تنشا بعض المشاكل ولهذا يجب الاهتمام بمصادر المعلومات المختلفة أو أن يكونوا قادرين على إدراك بالتنبواء بالمشاكل المتوقعةوالموجودة في نظام المعلومات ، وللمعلومات مصدرين هماالمصادر الأولية( الرئيسية ) والمصادر الغير أولية وهذه المصادر لها أهمية كبيرةوالمصادر الأولية أهم من المصادر الغير أولية نتيجة لاختلاف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها بالإضافة المجالات الوظيفية المختلفة ومن أهم مصادر المعلومات
المعلومات الغير الرسمية
وهي التي تتضمن الآراء والحكم الشخصي ، الخبرات ، التخمين ، الشائعات وهى مهمة لتكملة المعلومات الرسمية وفى غياب المعلومات الرسمية تستخدم كبديل لها ، وقيمتها كمعلومات تتحدد بناء على مستخدمها وهي جزء من الاحتياجات الغير رسمية لأي تنظيم ويمكن الحصول عليها من .
الملاحظة .
التجارب.
المصادر الخارجية .
الأجهزة الحكومية
التقديرات الشخصية
المعلومات الرسمية
هي المنتج الرسمي لنظام المعلومات السليم وهي تتضمن (( المتطلبات القانونية ، الإجراءات الحكومية ، العقود ، الإجراءات المحاسبية ، متطلبات التخطيط ، الاحتياجات الرقابية تقارير المركز المالي بحوث العمليات والتي كانت في الماضي معلومات غير رسمية )) ومن أهم مصادر المعلومات الرسمية :-
* البحث الميدان .
* معلومات الشركة.
* المطبوعات والمنشورات
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:57 pm
مشاكل المعلومات
نظرا لان المعلومات مهمة داخل المنظمة فهي التي تفيد في زيادة المعرفة لحل المشاكل واتخاذ القرارات فان اختيار أحد المصادر يعتمد على تحديد المعلومات التي تحتاج إليها المنظمة وكيفية استخدامها وفى جميع الحالات يجب أن يكون مستخدم البيانات منتبه للمشاكل التي قد تنتج من المعلومات التي تم تجميعها ومن أهم هذه المشاكل هي:-
* عدم شخصية المعلومات ( غير متميزة ).
* مدى صحة المعلومات
* مدى قدرة و اعتماد المنظمة على المعلومات
* مدى تجانس المعلومات.
* العمر الزمني للمعلومات .
وعلى مستخدمي المعلومات أن يأخذوا بعين الاعتبار تلك المشاكل حتى لا تظهر النتائج بعكس التوقع وحتى تكون المعلومات جيدةوقيما تساعد متخذي القرار وتفاديا للمشاكل التي قد تحدث هناك أشياء يجب أخذها بعين الاعتبار لتقيم وفهم المعلومات وهي :-
سرعة وسهولة الحصول على المعلومات .
أي انه كلما حصلنا على المعلومات بطريقة أسرع كلما كان أفضل للمنظمة.
الشمولية . وهذا الشرط يشير إلى كمال المعلومات وهو شرط غير ملموس ويصعب قياسه ووضع قيمة رقمية له.
الصحة والدقة . يشير هذا الشرط إلى درجة الخلو من الخطاء في المعلومات كلما أمكن وذلك عند التعامل مع مجموعة كبيرة من البيانات والمعلومات .
الملائمة . ونعنى هنا إلى أي مدى تتلاءم فيه المعلومات لطلب المستخدم وللموضوع محل البحث .
الوقت المناسب . هذا الشرط يشير إلى الفترة الزمنية في تشغيل المدخلات وخروجها إلى مخرجات لطالبيها ويجب أن تكون الفترة الزمنية اقل ما يمكن .
الوضوح . يشير هذا الشرط إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض .
المرونة .
وهى مدى قابلية المعلومات على التكيف للاستخدام من قبل أكثر من مستخدم.
التصحيح .
يشير هذا الشرط إلى درجة الدقة التي يمكن الوصول إليها بين مختلف المستخدمين لنفس المعلومات .
عدم التحيز .
يشير هذا الشرط إلى غياب القصد في التحريف للوصول إلى نتيجة معينة .
قابلية القياس .
يشير هذا الشرط إلى طبيعة المعلومات المنتجة من نظام المعلومات والتي يمكن قياسها في شكل كمي .
إدارة قاعدة البيانات
نظام إدارة قاعد البيانات
يمثل نظام إدارة قاعدة البيانات البرنامج الذي يمكن من إقامة قاعدة البيانات وإضافة البيانات واسترجاعها منها أو تعديلها أو الاستفهام عن محتوياتها أو إعداد تقارير من وقعها وإلغاء منها أو كلها إذا اقتضى الأمر ذلك .
أي أن نظام إدارة قاعدة البيانات لا يخرج عن كونه جزء من الأجزاء الغير ملموسة.
أهدافنظم إدارة قواعد البيانات
1- توفير المرونة عند تناول البيانات.
تشير مرونة تناول البيانات إلى الحاجة لسهولة استرجاع بعض البنود من قاعدة البيانات والتعبير عنها بمختلف الصور .
2- تكامل البيانات .
وهذا معناه التأكد من صحة البيانات وملاءمتها وحداثتها وشمولها ويعتبر ذلك من النواحي الأساسية في إدارة المعلومات بحيث لا يعتبر بها نقص يؤدى إلى خلل في عمليات الاستفادة منها .
3- أمن البيانات .
يشير أمن البيانات إلى حماية البيانات من الوصل الغير مشروع إليها أو ضياعها فقد يتسلل شخص ما إلى نظام معلومات المنظمة للإطلاع عليها ويغير بعض من بياناته ويعد أمن البيانات خاصة هامة من خواص نظم إدارة المعلومات .
4- استقلالية البيانات .
وهذا يعنى إزالة الارتباط الكبير بين ملفات البيانات والبرامج التي تستخدم تلك الملفات .
تقليل التكرار .
يشير تكرار البيانات إلى تخزين البيانات نفسها في أكثر من موضع من نظام الحاسب الآلي وعلى هذا يكون ضبط تكرار البيانات هدف هام لنظم إدارة قاعدة البيانات ولو أن تحقيق المطلوب لهذا الهدف يكون أحيانا صعب المنال بل وغير مرغوب فيه ومن تم يكون الهدف هو تقليل التكرار في البيانات.
5- إمكانية المشاركة في البيانات .
ونعنى هنا إمكانية استخدام مجموعات مختلفة لنفس البيانات فإذا أريد تقليل التكرار فانه من الضروري أشرك الوحدات التنظيمية المختلفة في استخدام نفس البيانات .
6- ارتباط البيانات بالقرارات . يشير ذلك إلى إمكانية إقامة علاقة منطقية بين أنواع السجلات المختلفة الموجودة عادة في ملفات مختلفة وذلك بالربط بين البيانات الموجودة ضمن هذا النظام .
7- تنميط البيانات .
يتعلق ذلك بالحاجة لتعريفات قياسية موحدة لعناصر البيانات من ناحية الدقة في تسمية العناصر والشكل المتبع في تخزينه ضمن قاعدة البيانات وتوفر معظم نظم إدارة قاعدة البيانات قاموسا يختص بمراعاة هاتين الناحتين .
8- توفير إطار عمل لتطوير البرامج التطبيقية . عند رغبة المستفيد النهائي تطوير برنامج معين لمعالجة البيانات فلا داعي لا أعداد البرامج التطبيقية المطلوبة باستخدام لغة من لغات البرمجة ويمكن من خلال إدارة قاعدة البيانات استخدام لغة معالجة البيانات في تطوير البرنامج المطلوب دون معاودة نظام إدارة قاعدة البيانات.
مزايا وعيوب نظام إدارة قاعدة البيانات
ترتبط مزايا نظام إدارة قاعدة البيانات بصفة عامة بالتعديلات في إدارة قاعدة البيانات كما ترتبط العيوب بتكلفة النظام .
ومن مزايا إدارة قاعدة البيانات مايلي :-
1- تقليل التكرار في البيانات والملفات.
2- تكامل محتويات الملف وتحسين تقارير المعلومات.
3- القدرة على التعامل مع البيانات المعقدة .
4- ألا ستراجع السريع لمحتويات قاعدة البيانات .
5- الدقة في محتويات قاعدة البيانات .
6- أمن أفضل لقاعدة البيانات .
7- سهولة الاسترجاع في حالة حدوث كارثة غير متوقعة مثل فشل المعدات .
8- سهولة إنتاج وصيانة نسبية لقاعدة البيانات.
9- سهولة نسبية في عداد مخرجات المعلومات واستخدام لغات الاستفسار وكتابة التقارير
عيوب نظام إدارة قاعدة البيانات
1- ارتفاع تكاليف نظم البرامج المطلوبة .
2- تتطلب إدارة نظم المعلومات أجهزة حاسب إلى لها سعاه تخزيني أساسية وثانوية اكبر مما لو لم تستخدم هذا النظام .
3- الحاجة إلى أفراد مدربين ومؤهلين تقنينا لا إمكانية فهم واستخدام لكل من قاعدة البيانات ونظم إدارة قاعدة البيانات
تكنولوجيا المعلومات والإدارة المعاصر
مفهوم تكنولوجيا المعلومات
يتميز العقد الأخير من القرن العشرين بالاهتمام الكبير بالتعامل مع المعلومات في مختلف المجالات سؤ كان ذلك بالأجهزة والمعدات أو الأدوات المادية الخاصة بالتعامل معها أو بطريقة معالجتها وبرمجتها وتشغيلها أو بالمورد البشرية العاملة في مجالها أو السياسات والإجراءات التي يمكن إتباعها لتحقيق أقصى استفادة منها .
بداءت معالم عصر المعلومات التي بنيت وأسست خلال هذا العقد تظهر مما دعا المنظمات للسعي الجاد والد ؤوب لمواكبة هذا التوجه حتى تتمكن من متابعة كل جديد وبالتالي تجد لها مكان بين المنظمات الرائدة ولن يأتي لها ذلك إلا بتطبيق تكنولوجيا المعلومات وتطبيق المنهج العلمي في التعامل مع البيانات والمعلومات بما يمكنها من اتخاذ القرار الفعال في كافة المستويات الإدارية في شتى مجالات نشاطها ومن هنا يمكننا الوقوف على العناصر التالية لمفهوم تكنولوجيا المعلومات
إتباع المنهج العلمي أساس رئيسي للتعامل مع البيانات والمعلومات .
البيانات والمعلومات هي المواد الخام التي تدرسها وتحللها وتعالجها وتشغلها تكنولوجيا المعلومات.
تعتبر تكنولوجيا المعلومات أداة فعالة تعتمد عليه المنظمات لاتخاذ القرارات المختلفة.
تهتم تكنولوجيا المعلومات بجميع مستويات الإدارة – العليا – الوسطى- التنفيذية- ولكل مستوى متطلباته من تكنولوجياالمعلومات يتناسب ودورها في تحقيق اهذ أف المنظمة.
تهتم تكنولوجيا المعلومات بجميع مجالات العمل في المنظمة سؤ كان ذلك النشاط إنتاجي أو تسويقي أو مالي....
ليس لتكنولوجيا المعلومات مواصفات قياسية أو أنماط موحدة يمكن الاعتماد عليها كمعيار لقياس مدى تواجدها بالمنظمة حيث الظروف البيئية الداخلية والخارجية هي التي تحدد ذلك كما يؤثر الوقت بتطبيقها ودقة استخدامها .
إمكانيات تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على المنظمة
أ) - جانب العمليات والمعاملات
وهو يمثل قدرة تكنولوجيا المعلومات على تحويل العمليات والمعاملات غير المهيكلة على عمليات ومعاملات مهيكلة بما تتيحه من معلومات .
II) - الجانب الجغرافي
تستطيع تكنولوجيا المعلومات العمل بسرعة وسهولة خلال مسافات كبيرة
ج ) - الجانب البشري
تستطيع تكنولوجيا المعلومات العمل على تحقيق التفوق البشري في العمليات المختلفة على مستوى المنظمة ككل .
د ) - جانب اتخاذ القرار
تستطيع تكنولوجيا المعلومات تقديم طرق التحليل والتغير للعمليات والمعاملات التنظيمية نحو اتخاذ القرارات الإدارية الفعالة .
نظرا لان المعلومات مهمة داخل المنظمة فهي التي تفيد في زيادة المعرفة لحل المشاكل واتخاذ القرارات فان اختيار أحد المصادر يعتمد على تحديد المعلومات التي تحتاج إليها المنظمة وكيفية استخدامها وفى جميع الحالات يجب أن يكون مستخدم البيانات منتبه للمشاكل التي قد تنتج من المعلومات التي تم تجميعها ومن أهم هذه المشاكل هي:-
* عدم شخصية المعلومات ( غير متميزة ).
* مدى صحة المعلومات
* مدى قدرة و اعتماد المنظمة على المعلومات
* مدى تجانس المعلومات.
* العمر الزمني للمعلومات .
وعلى مستخدمي المعلومات أن يأخذوا بعين الاعتبار تلك المشاكل حتى لا تظهر النتائج بعكس التوقع وحتى تكون المعلومات جيدةوقيما تساعد متخذي القرار وتفاديا للمشاكل التي قد تحدث هناك أشياء يجب أخذها بعين الاعتبار لتقيم وفهم المعلومات وهي :-
سرعة وسهولة الحصول على المعلومات .
أي انه كلما حصلنا على المعلومات بطريقة أسرع كلما كان أفضل للمنظمة.
الشمولية . وهذا الشرط يشير إلى كمال المعلومات وهو شرط غير ملموس ويصعب قياسه ووضع قيمة رقمية له.
الصحة والدقة . يشير هذا الشرط إلى درجة الخلو من الخطاء في المعلومات كلما أمكن وذلك عند التعامل مع مجموعة كبيرة من البيانات والمعلومات .
الملائمة . ونعنى هنا إلى أي مدى تتلاءم فيه المعلومات لطلب المستخدم وللموضوع محل البحث .
الوقت المناسب . هذا الشرط يشير إلى الفترة الزمنية في تشغيل المدخلات وخروجها إلى مخرجات لطالبيها ويجب أن تكون الفترة الزمنية اقل ما يمكن .
الوضوح . يشير هذا الشرط إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض .
المرونة .
وهى مدى قابلية المعلومات على التكيف للاستخدام من قبل أكثر من مستخدم.
التصحيح .
يشير هذا الشرط إلى درجة الدقة التي يمكن الوصول إليها بين مختلف المستخدمين لنفس المعلومات .
عدم التحيز .
يشير هذا الشرط إلى غياب القصد في التحريف للوصول إلى نتيجة معينة .
قابلية القياس .
يشير هذا الشرط إلى طبيعة المعلومات المنتجة من نظام المعلومات والتي يمكن قياسها في شكل كمي .
إدارة قاعدة البيانات
نظام إدارة قاعد البيانات
يمثل نظام إدارة قاعدة البيانات البرنامج الذي يمكن من إقامة قاعدة البيانات وإضافة البيانات واسترجاعها منها أو تعديلها أو الاستفهام عن محتوياتها أو إعداد تقارير من وقعها وإلغاء منها أو كلها إذا اقتضى الأمر ذلك .
أي أن نظام إدارة قاعدة البيانات لا يخرج عن كونه جزء من الأجزاء الغير ملموسة.
أهدافنظم إدارة قواعد البيانات
1- توفير المرونة عند تناول البيانات.
تشير مرونة تناول البيانات إلى الحاجة لسهولة استرجاع بعض البنود من قاعدة البيانات والتعبير عنها بمختلف الصور .
2- تكامل البيانات .
وهذا معناه التأكد من صحة البيانات وملاءمتها وحداثتها وشمولها ويعتبر ذلك من النواحي الأساسية في إدارة المعلومات بحيث لا يعتبر بها نقص يؤدى إلى خلل في عمليات الاستفادة منها .
3- أمن البيانات .
يشير أمن البيانات إلى حماية البيانات من الوصل الغير مشروع إليها أو ضياعها فقد يتسلل شخص ما إلى نظام معلومات المنظمة للإطلاع عليها ويغير بعض من بياناته ويعد أمن البيانات خاصة هامة من خواص نظم إدارة المعلومات .
4- استقلالية البيانات .
وهذا يعنى إزالة الارتباط الكبير بين ملفات البيانات والبرامج التي تستخدم تلك الملفات .
تقليل التكرار .
يشير تكرار البيانات إلى تخزين البيانات نفسها في أكثر من موضع من نظام الحاسب الآلي وعلى هذا يكون ضبط تكرار البيانات هدف هام لنظم إدارة قاعدة البيانات ولو أن تحقيق المطلوب لهذا الهدف يكون أحيانا صعب المنال بل وغير مرغوب فيه ومن تم يكون الهدف هو تقليل التكرار في البيانات.
5- إمكانية المشاركة في البيانات .
ونعنى هنا إمكانية استخدام مجموعات مختلفة لنفس البيانات فإذا أريد تقليل التكرار فانه من الضروري أشرك الوحدات التنظيمية المختلفة في استخدام نفس البيانات .
6- ارتباط البيانات بالقرارات . يشير ذلك إلى إمكانية إقامة علاقة منطقية بين أنواع السجلات المختلفة الموجودة عادة في ملفات مختلفة وذلك بالربط بين البيانات الموجودة ضمن هذا النظام .
7- تنميط البيانات .
يتعلق ذلك بالحاجة لتعريفات قياسية موحدة لعناصر البيانات من ناحية الدقة في تسمية العناصر والشكل المتبع في تخزينه ضمن قاعدة البيانات وتوفر معظم نظم إدارة قاعدة البيانات قاموسا يختص بمراعاة هاتين الناحتين .
8- توفير إطار عمل لتطوير البرامج التطبيقية . عند رغبة المستفيد النهائي تطوير برنامج معين لمعالجة البيانات فلا داعي لا أعداد البرامج التطبيقية المطلوبة باستخدام لغة من لغات البرمجة ويمكن من خلال إدارة قاعدة البيانات استخدام لغة معالجة البيانات في تطوير البرنامج المطلوب دون معاودة نظام إدارة قاعدة البيانات.
مزايا وعيوب نظام إدارة قاعدة البيانات
ترتبط مزايا نظام إدارة قاعدة البيانات بصفة عامة بالتعديلات في إدارة قاعدة البيانات كما ترتبط العيوب بتكلفة النظام .
ومن مزايا إدارة قاعدة البيانات مايلي :-
1- تقليل التكرار في البيانات والملفات.
2- تكامل محتويات الملف وتحسين تقارير المعلومات.
3- القدرة على التعامل مع البيانات المعقدة .
4- ألا ستراجع السريع لمحتويات قاعدة البيانات .
5- الدقة في محتويات قاعدة البيانات .
6- أمن أفضل لقاعدة البيانات .
7- سهولة الاسترجاع في حالة حدوث كارثة غير متوقعة مثل فشل المعدات .
8- سهولة إنتاج وصيانة نسبية لقاعدة البيانات.
9- سهولة نسبية في عداد مخرجات المعلومات واستخدام لغات الاستفسار وكتابة التقارير
عيوب نظام إدارة قاعدة البيانات
1- ارتفاع تكاليف نظم البرامج المطلوبة .
2- تتطلب إدارة نظم المعلومات أجهزة حاسب إلى لها سعاه تخزيني أساسية وثانوية اكبر مما لو لم تستخدم هذا النظام .
3- الحاجة إلى أفراد مدربين ومؤهلين تقنينا لا إمكانية فهم واستخدام لكل من قاعدة البيانات ونظم إدارة قاعدة البيانات
تكنولوجيا المعلومات والإدارة المعاصر
مفهوم تكنولوجيا المعلومات
يتميز العقد الأخير من القرن العشرين بالاهتمام الكبير بالتعامل مع المعلومات في مختلف المجالات سؤ كان ذلك بالأجهزة والمعدات أو الأدوات المادية الخاصة بالتعامل معها أو بطريقة معالجتها وبرمجتها وتشغيلها أو بالمورد البشرية العاملة في مجالها أو السياسات والإجراءات التي يمكن إتباعها لتحقيق أقصى استفادة منها .
بداءت معالم عصر المعلومات التي بنيت وأسست خلال هذا العقد تظهر مما دعا المنظمات للسعي الجاد والد ؤوب لمواكبة هذا التوجه حتى تتمكن من متابعة كل جديد وبالتالي تجد لها مكان بين المنظمات الرائدة ولن يأتي لها ذلك إلا بتطبيق تكنولوجيا المعلومات وتطبيق المنهج العلمي في التعامل مع البيانات والمعلومات بما يمكنها من اتخاذ القرار الفعال في كافة المستويات الإدارية في شتى مجالات نشاطها ومن هنا يمكننا الوقوف على العناصر التالية لمفهوم تكنولوجيا المعلومات
إتباع المنهج العلمي أساس رئيسي للتعامل مع البيانات والمعلومات .
البيانات والمعلومات هي المواد الخام التي تدرسها وتحللها وتعالجها وتشغلها تكنولوجيا المعلومات.
تعتبر تكنولوجيا المعلومات أداة فعالة تعتمد عليه المنظمات لاتخاذ القرارات المختلفة.
تهتم تكنولوجيا المعلومات بجميع مستويات الإدارة – العليا – الوسطى- التنفيذية- ولكل مستوى متطلباته من تكنولوجياالمعلومات يتناسب ودورها في تحقيق اهذ أف المنظمة.
تهتم تكنولوجيا المعلومات بجميع مجالات العمل في المنظمة سؤ كان ذلك النشاط إنتاجي أو تسويقي أو مالي....
ليس لتكنولوجيا المعلومات مواصفات قياسية أو أنماط موحدة يمكن الاعتماد عليها كمعيار لقياس مدى تواجدها بالمنظمة حيث الظروف البيئية الداخلية والخارجية هي التي تحدد ذلك كما يؤثر الوقت بتطبيقها ودقة استخدامها .
إمكانيات تكنولوجيا المعلومات وتأثيرها على المنظمة
أ) - جانب العمليات والمعاملات
وهو يمثل قدرة تكنولوجيا المعلومات على تحويل العمليات والمعاملات غير المهيكلة على عمليات ومعاملات مهيكلة بما تتيحه من معلومات .
II) - الجانب الجغرافي
تستطيع تكنولوجيا المعلومات العمل بسرعة وسهولة خلال مسافات كبيرة
ج ) - الجانب البشري
تستطيع تكنولوجيا المعلومات العمل على تحقيق التفوق البشري في العمليات المختلفة على مستوى المنظمة ككل .
د ) - جانب اتخاذ القرار
تستطيع تكنولوجيا المعلومات تقديم طرق التحليل والتغير للعمليات والمعاملات التنظيمية نحو اتخاذ القرارات الإدارية الفعالة .
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:58 pm
متطلبات تطبيق تكنولوجيا المعلومات
لتطبيق تكنولوجيا المعلومات في أي منظمة هناك عدة متطلبات أو أشياء ضرورية وهامةيجب على المنظمة أخذها بعين الاعتبار هذه المتطلبات هي :-
أولا متطلبات الإدارية والتنظيمية والبشرية
1- الحد من بيروقراطية العمل المكتبي وتبسيط الأجراء في العمل بما يسمح تقليل العمل اليدوي والمجهود البدائيليحل محله وظائف جديدة تتيح الفرصة للتجديد والابتكار وبالتالي الاستفادة من مجالات الإبداع لدى الأفراد والعاملين.
2- تطبيق الأساليب الحديثة والمعاصرة في مختلف سياسات الموارد البشرية مثل التعين والتحفيز.
3- إتاحة الفرصة للترقية وتنمية الكفاءات وتطوير المسارات الوظيفية أمام العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات .
4- تدعيم وتأيد الإدارة العلياء لتطبيق تكنولوجيا المعلومات على مستوى المنظمة أدارتها وأقسامها المختلفة.
5- إقامة و تنمية نظام فعال للمزايا والأجور للعاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات تساعد على اخرج كل من لديهم طاقات وإبداعات .
6- تساعد المنظمة على الانتقال من الوسائل التقليدية في تقيم الأداء للعاملين إلى الوسائل الحديثة التي تعتمد على المداخل المعتمدة في التقييم على أساس فرق عمل .
7- تدعيم وجود الكوادر البشرية التي لديها الاستعداد والإصرار والتي لديها الرغبة في تبنيتكنولوجيا المعلومات وتطبيقها في مختلف قطاعات النشاط.
ثانيا المتطلبات الفنية تعمل المتطلباتالفنية على :-
1- العمل على سيطرة الحاسب الآلي على كافة عمليات ومعاملات المنظمة مما يستلزم نوعية حديثة من المهارات الخاصة لتجميع وتسجيل وتحليل وتفسير وبرمجة البيانات والمعلومات.
2- توفير البرامج التدريبية التي تسعى لتنمية قدرات الأفراد فيما يتعلق بالتفكير والابتكار والإبداع والتحكم في أصول وتطبيقات الحاسب الآلي.
3- ضرورة توافر القدرة الفنية لدى العاملين للاستخدام وتشغيل الحاسب الآلي لمتابعة ما يستحدث في هذا الصدد .
4- يحقق توقعات وطموحات مستخدميها فيما يتعلق بالنواحي الفنية لتصميم النظام وكذلك فيما يخص العمليات التطبيقية.
5- الاعتماد على مصادر متعددة لتوفير الكفاءات المتخصصة في مجال تكنولوجيا المعلومات
ثالثا -المتطلبات الاجتماعية والنفسية
1- السعي لتامين ثقافة تنظيمية تعتمد على دور وأهمية المعلومات في أهمية اتخاذ القرارات على كافة الأصعدة الإستراتيجية والإدارية التشغيلية والتكتيكية .
2- العمل بروح الفريق وتدعيم روح المعاونة والمساندة بدلا من روح الصراع والمنافسة.
3- ضرورة تنمية الاتجاهات الإيجابية لدى الأفراد والعاملين نحو تطبيق تكنولوجيا المعلومات .
4- دعم وتنمية مهارات العاملين والسعي لتوفير الأفكار الجديدة أمامهم مع إمدادهم بالدعم المعنوي وروح التحدي للاستمرار عن البحث عما هو أفضل.
5- القدرة على التالف مع أدوات اكتساب المعرفة وطرق الوصول إلى المعلومات.
6- زيادة قدرة العاملين على التعليم وحثهم على التعرف على كل ما هو حديث في مجال تكنولوجيا المعلومات.
رابعاً لمتطلبات المالية
1- توفير الدعم المالي المطلوب لإدخال تكنولوجيا المعلومات بمعرفة متطلبات كل جهة إدارية .
2- القيام بالتحليل المالي اللازم تجاه استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق اقتصاديات تشغيلها .
3- اعتماد دراسات الجدوى المالية والاقتصادية اللازمة قبل إدخال تكنولوجيا المعلومات لتأكيد فوائدها
العلاقة المتداخلة بين المنظمة وتكنولوجيا المعلومات
توفر تكنولوجيا المعلومات أساليب جديدة لتنظيم العمل أد لم تتفق المنظمات على تلك الأساليب الجديدة وتتعرف عليها ستتفوق عليهم المنظمات التي تلم بالفعل بتكنولوجيا المعلومات الجديدة ومن تم يجب أن تهتم المنظمات بصفة خاصة بسبل وكيفية تبسيط هياكلها التنظيمية وتحقيق حدة السلطة وتفعيلها بأقل صرامة وأكثر اعتماد على العمل بروح الفريقبدلا من الأقسام والإدارات الدائمة بالمنظمة .
ومن أهم ما قدمته تكنولوجيا المعلومات في السنوات العشر الأخيرة كان التركيز على العمليات التنظيمية والإدارية أي على كيفية أداء الأعمال حيث لا يتوفر إلا القليل من الكتب التي يمكن للمديرينأن يتعلموا منها كيفية إدارة المنظمات التي تعتمد على تكنولوجيا المعلومات وبالتالي يجب على المديرين أن يبتكروا أساليب جديدة للاستخدام مثل الإنترنت وغيرها من أساليب تكنولوجيا الاتصالات العصرية وذلك من اجل قيادة المنظمة وتنسيق العمل بها والتخطيط لها .
ولما كانت تكنولوجيا المعلومات تتميز بالسرعة والتطور تفوق تطور المنظمات لذلك فان تكنولوجيا المعلومات كثرا ما تودي إلى تداعي كفاءة المنظمة ، إلا أنها تهيئي للمديرين الفرصة لاستمرار المنظمة في العمل بكفاءة وفاعلية ولذلك فانه ينبغي على المديرين متابعة التغيرات التي تطرأ على تكنولوجيا المعلومات وذلك لتجنب تداعي كفاءة المنظمة والعمل على الاستفادة من الفرص التي توفرها تكنولوجيا المعلومات .
وتجدر الإشارة في هذا الصدد انه عند القيام بتصميم نظام جديد للمعلومات فانه يتطلب إعادة ترتيب الهيكل التنظيمي للمنظمة وخير مثال على ذلك عندما تقوم المنظمة باستخدام الإنترنت للسماح للعملاء بشراء المنتجات مباشرة بدلا من الشراء عن طريق موظفي المبيعات أو المحلات التجارية التي تبيع تلك المنتجات وعليه فأنها تلغي قنوات التوزيع من الهيكل يجب الأخذ في الاعتبار العوامل التالية عند دراسة العلاقات المتداخلة بين المنظمة وتكنولوجيا المعلومات وهي :-
تحديد الملامح الأساسية للبناء التنظيمي
تتبع العديد من المنظمات الحديثة أنظمة متعددة في تدريج السلطة ولكل منها إجراءات محددة لتحيق اكبر قدر من الكفاءة حيث تنفرد كل منظمة بسياستها الخاصة بها النابعة من جماعات المصالح فتختلف المنضمتين في اهذ أفها وعملائها وأدوارها الاجتماعية وأساليب القيادة فيها وحدود البيئة المحيطة بها وأنواع العمل الذي تؤديه .وتؤدى هذه الاختلافات إلى تنوع الهياكل التنظيمية إلى خمسأنواع هي :-
1- الهيكل التنظيمي بسيط.
2- الهيكل التنظيمي بيروقراطية الآلية ( المجالات الفنية ).
3- الهيكل التنظيمي بيروقراطية الأقسام.
4- الهيكل التنظيمي بيروقراطية المهن.
5- الهيكل التنظيمي المرن.
ومما لاشك فيه أن كل هيكل منها له تأثيراته المتعددة على استخدام وتطبيق تكنولوجيا المعلومات يجب أخذها بعين الاعتبار.
1- بيان الدور المتغير لنظم المعلومات داخل المنظمة
تهتم العديد من المنضمات المعاصرة بتكوين نظم معلومات وخصوصا التي تدار بواسطة الحاسب الآلي والتي تتكون من وحدة تنظيمية و رسمية أو إدارة أو قسم لنظم المعلومات أو أخصائي معلومات ومصمم البرامج أو محلل النظم وذلك حسب الحاجة .
فلقد أصبح الدور الذي تلعبه نظم المعلومات والحاسب الآلي في المنظمة من أهمية متزايدة بالنسبة لكلا من العمليات اليومية واتخاذ القرارات الإستراتيجية .
2- تحليل العوامل البيئية المؤثرة للتعرف على النماذج المناسبة
تتبنى المنظمات نظم المعلومات نتيجة تأثرها بالعوامل البيئية المختلفة ولهذا فهي تدرس العوامل الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والقانونية وغيرها وذلك حتى تحدد ما يفيدها من برامج للتعامل مع المنتجات والأسواق والعملاء ، كذلك تهتم المنظمات بدراسة العوامل البيئية الداخلية الخاصة بها مثل الاهتمام بالقيم والمصالح الخاصة بالإدارة العليا وإمكانيتها المالية والبشرية والفنية ، فلكل من هذه العوامل تأثيرها الواضح على إتباع نمط تكنولوجي معين وذلك من خلال :-
أ ) - استعراض النظريات الخاصة بالمنظمات والتي تساعد على فهم علاقتها بنظم المعلومات
ويمكن ذلك عن طريق تقيم النظريات التي تتناول العلاقة بين المنظمات ونظم المعلومات وهى تنقسم آلي نوعين هما :-
1- علاقة على أسس اقتصادية وهي تشمل النظرياتالتي تبنى على العديد من النماذج من أهمها ( ( نموذج الاقتصاد الجزئي ، نموذج تكلفة العمليات )
2- علاقة على الأساس السلوكي وهى تشمل النظريات التي تعتمد على المدخل السلوكي ومن أهمهـا ( نظرية القرار والرقابة – النظرية الاجتماعية – نظرية ما بعد التصنيع – النظريات الثقافية – النظريات السياسية)
ب ) -تحليل اثر النظم على الهيكل التنظيمي للمنظمة وعملياتها وأساليب إدارتها.
من المسلم به أن اثر نظم المعلومات على المنظمة لا يسير في اتجاه واحد إذ تتفاعل نظم المعلومات مع المنظمة التي تستخدم فيها ويوتر كل منها في الأخرويتأثر به وان إدخال نظام جديد للمعلومات يؤثر في الهيكل التنظيمي للمنظمة واهذ أفها وأساليب العملبها وقيمتها ، كذلك المنافسة بين جماعات المصالح واتخاذ القرار وتحديد نوعية السلوك اليومي وفى نفس الوقت يبحث تصميم نظم المعلومات بتلبية احتياجات الجماعات الهامة في المنظمة بما يتلاءم وهيكل المنظمة ومهامها واهذ أفها وثقافتها وسياستها ما يتعلق.
ج ) تحليل اثر النظم على تصميم وتنفيذ المشروعات
تتأثر عمليات تصميموتنفيذ نظم المعلومات بالعديد من العوامل التنظيمية من بينها :
المستويات التنظيمية ونوع العمل والقرارات وطبيعة الدعم الإداري ومشاعر واتجاهات العاملين الذين يطبقون النظام.
متطلبات التغير التنظيمي نتيجة لما يتوقع حدوثه من تعديلات في الجوانب التنظيمية لإدخال الحاسب الآلي ولهذا يجب ألا خد في الاعتبار مراكز القوى والعلاقات السائدة والتنظيمات الغير الرسمية والمقاومة المحتملة.
د - اثر تطبيق تكنولوجيا المعلومات على العاملين في المنظمة
توتر نقل وتطبيق تكنولوجيا المعلومات على سلوك وتصرفات الأفراد داخل المنظمة في حدود متعددة الأبعاد منها ما يتعلق بالتفاعل الاجتماعي ومناها ما يخص الاتصالات الشخصية و إدارة الوقت وضغوط العمل والرضاء الوظيفي .
1- التفاعل الاجتماعي
يشير التفاعل الاجتماعي آلي شعور الأفراد أو الأعضاء في جماعات بانتمائهم إلى الجماعة والولاء لها وهذا يؤدى بالتالي إلى تمسكهم بعضوية ومعير اشتراك أعضاء الجماعة معا في تحقيق الأهداف المشتركة للجماعة والدفاع عن هذه الأنواع من اجل تحقيقها ، وتتوقف قوة التفاعل الجماعي على كثير من العوامل مثل :-
I. الإجماع على الهدف.
II. التجانس الثقافي لأعضاء الجماعة.
III. مكانة الجماعة في المنظمة أو المجتمع.
IV. القائد ودوره في فاعلية الجماعة .
V. الاتصالات بين أعضاء الجماعة ونوع التفاعل السائد بين أفراد الجماعة وغيرها
*والــسؤال ما الذي أحدثته تكنولوجيا المعلومات بالنسبة :-
لتطبيق تكنولوجيا المعلومات في أي منظمة هناك عدة متطلبات أو أشياء ضرورية وهامةيجب على المنظمة أخذها بعين الاعتبار هذه المتطلبات هي :-
أولا متطلبات الإدارية والتنظيمية والبشرية
1- الحد من بيروقراطية العمل المكتبي وتبسيط الأجراء في العمل بما يسمح تقليل العمل اليدوي والمجهود البدائيليحل محله وظائف جديدة تتيح الفرصة للتجديد والابتكار وبالتالي الاستفادة من مجالات الإبداع لدى الأفراد والعاملين.
2- تطبيق الأساليب الحديثة والمعاصرة في مختلف سياسات الموارد البشرية مثل التعين والتحفيز.
3- إتاحة الفرصة للترقية وتنمية الكفاءات وتطوير المسارات الوظيفية أمام العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات .
4- تدعيم وتأيد الإدارة العلياء لتطبيق تكنولوجيا المعلومات على مستوى المنظمة أدارتها وأقسامها المختلفة.
5- إقامة و تنمية نظام فعال للمزايا والأجور للعاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات تساعد على اخرج كل من لديهم طاقات وإبداعات .
6- تساعد المنظمة على الانتقال من الوسائل التقليدية في تقيم الأداء للعاملين إلى الوسائل الحديثة التي تعتمد على المداخل المعتمدة في التقييم على أساس فرق عمل .
7- تدعيم وجود الكوادر البشرية التي لديها الاستعداد والإصرار والتي لديها الرغبة في تبنيتكنولوجيا المعلومات وتطبيقها في مختلف قطاعات النشاط.
ثانيا المتطلبات الفنية تعمل المتطلباتالفنية على :-
1- العمل على سيطرة الحاسب الآلي على كافة عمليات ومعاملات المنظمة مما يستلزم نوعية حديثة من المهارات الخاصة لتجميع وتسجيل وتحليل وتفسير وبرمجة البيانات والمعلومات.
2- توفير البرامج التدريبية التي تسعى لتنمية قدرات الأفراد فيما يتعلق بالتفكير والابتكار والإبداع والتحكم في أصول وتطبيقات الحاسب الآلي.
3- ضرورة توافر القدرة الفنية لدى العاملين للاستخدام وتشغيل الحاسب الآلي لمتابعة ما يستحدث في هذا الصدد .
4- يحقق توقعات وطموحات مستخدميها فيما يتعلق بالنواحي الفنية لتصميم النظام وكذلك فيما يخص العمليات التطبيقية.
5- الاعتماد على مصادر متعددة لتوفير الكفاءات المتخصصة في مجال تكنولوجيا المعلومات
ثالثا -المتطلبات الاجتماعية والنفسية
1- السعي لتامين ثقافة تنظيمية تعتمد على دور وأهمية المعلومات في أهمية اتخاذ القرارات على كافة الأصعدة الإستراتيجية والإدارية التشغيلية والتكتيكية .
2- العمل بروح الفريق وتدعيم روح المعاونة والمساندة بدلا من روح الصراع والمنافسة.
3- ضرورة تنمية الاتجاهات الإيجابية لدى الأفراد والعاملين نحو تطبيق تكنولوجيا المعلومات .
4- دعم وتنمية مهارات العاملين والسعي لتوفير الأفكار الجديدة أمامهم مع إمدادهم بالدعم المعنوي وروح التحدي للاستمرار عن البحث عما هو أفضل.
5- القدرة على التالف مع أدوات اكتساب المعرفة وطرق الوصول إلى المعلومات.
6- زيادة قدرة العاملين على التعليم وحثهم على التعرف على كل ما هو حديث في مجال تكنولوجيا المعلومات.
رابعاً لمتطلبات المالية
1- توفير الدعم المالي المطلوب لإدخال تكنولوجيا المعلومات بمعرفة متطلبات كل جهة إدارية .
2- القيام بالتحليل المالي اللازم تجاه استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق اقتصاديات تشغيلها .
3- اعتماد دراسات الجدوى المالية والاقتصادية اللازمة قبل إدخال تكنولوجيا المعلومات لتأكيد فوائدها
العلاقة المتداخلة بين المنظمة وتكنولوجيا المعلومات
توفر تكنولوجيا المعلومات أساليب جديدة لتنظيم العمل أد لم تتفق المنظمات على تلك الأساليب الجديدة وتتعرف عليها ستتفوق عليهم المنظمات التي تلم بالفعل بتكنولوجيا المعلومات الجديدة ومن تم يجب أن تهتم المنظمات بصفة خاصة بسبل وكيفية تبسيط هياكلها التنظيمية وتحقيق حدة السلطة وتفعيلها بأقل صرامة وأكثر اعتماد على العمل بروح الفريقبدلا من الأقسام والإدارات الدائمة بالمنظمة .
ومن أهم ما قدمته تكنولوجيا المعلومات في السنوات العشر الأخيرة كان التركيز على العمليات التنظيمية والإدارية أي على كيفية أداء الأعمال حيث لا يتوفر إلا القليل من الكتب التي يمكن للمديرينأن يتعلموا منها كيفية إدارة المنظمات التي تعتمد على تكنولوجيا المعلومات وبالتالي يجب على المديرين أن يبتكروا أساليب جديدة للاستخدام مثل الإنترنت وغيرها من أساليب تكنولوجيا الاتصالات العصرية وذلك من اجل قيادة المنظمة وتنسيق العمل بها والتخطيط لها .
ولما كانت تكنولوجيا المعلومات تتميز بالسرعة والتطور تفوق تطور المنظمات لذلك فان تكنولوجيا المعلومات كثرا ما تودي إلى تداعي كفاءة المنظمة ، إلا أنها تهيئي للمديرين الفرصة لاستمرار المنظمة في العمل بكفاءة وفاعلية ولذلك فانه ينبغي على المديرين متابعة التغيرات التي تطرأ على تكنولوجيا المعلومات وذلك لتجنب تداعي كفاءة المنظمة والعمل على الاستفادة من الفرص التي توفرها تكنولوجيا المعلومات .
وتجدر الإشارة في هذا الصدد انه عند القيام بتصميم نظام جديد للمعلومات فانه يتطلب إعادة ترتيب الهيكل التنظيمي للمنظمة وخير مثال على ذلك عندما تقوم المنظمة باستخدام الإنترنت للسماح للعملاء بشراء المنتجات مباشرة بدلا من الشراء عن طريق موظفي المبيعات أو المحلات التجارية التي تبيع تلك المنتجات وعليه فأنها تلغي قنوات التوزيع من الهيكل يجب الأخذ في الاعتبار العوامل التالية عند دراسة العلاقات المتداخلة بين المنظمة وتكنولوجيا المعلومات وهي :-
تحديد الملامح الأساسية للبناء التنظيمي
تتبع العديد من المنظمات الحديثة أنظمة متعددة في تدريج السلطة ولكل منها إجراءات محددة لتحيق اكبر قدر من الكفاءة حيث تنفرد كل منظمة بسياستها الخاصة بها النابعة من جماعات المصالح فتختلف المنضمتين في اهذ أفها وعملائها وأدوارها الاجتماعية وأساليب القيادة فيها وحدود البيئة المحيطة بها وأنواع العمل الذي تؤديه .وتؤدى هذه الاختلافات إلى تنوع الهياكل التنظيمية إلى خمسأنواع هي :-
1- الهيكل التنظيمي بسيط.
2- الهيكل التنظيمي بيروقراطية الآلية ( المجالات الفنية ).
3- الهيكل التنظيمي بيروقراطية الأقسام.
4- الهيكل التنظيمي بيروقراطية المهن.
5- الهيكل التنظيمي المرن.
ومما لاشك فيه أن كل هيكل منها له تأثيراته المتعددة على استخدام وتطبيق تكنولوجيا المعلومات يجب أخذها بعين الاعتبار.
1- بيان الدور المتغير لنظم المعلومات داخل المنظمة
تهتم العديد من المنضمات المعاصرة بتكوين نظم معلومات وخصوصا التي تدار بواسطة الحاسب الآلي والتي تتكون من وحدة تنظيمية و رسمية أو إدارة أو قسم لنظم المعلومات أو أخصائي معلومات ومصمم البرامج أو محلل النظم وذلك حسب الحاجة .
فلقد أصبح الدور الذي تلعبه نظم المعلومات والحاسب الآلي في المنظمة من أهمية متزايدة بالنسبة لكلا من العمليات اليومية واتخاذ القرارات الإستراتيجية .
2- تحليل العوامل البيئية المؤثرة للتعرف على النماذج المناسبة
تتبنى المنظمات نظم المعلومات نتيجة تأثرها بالعوامل البيئية المختلفة ولهذا فهي تدرس العوامل الاقتصادية والاجتماعية والسياسية والقانونية وغيرها وذلك حتى تحدد ما يفيدها من برامج للتعامل مع المنتجات والأسواق والعملاء ، كذلك تهتم المنظمات بدراسة العوامل البيئية الداخلية الخاصة بها مثل الاهتمام بالقيم والمصالح الخاصة بالإدارة العليا وإمكانيتها المالية والبشرية والفنية ، فلكل من هذه العوامل تأثيرها الواضح على إتباع نمط تكنولوجي معين وذلك من خلال :-
أ ) - استعراض النظريات الخاصة بالمنظمات والتي تساعد على فهم علاقتها بنظم المعلومات
ويمكن ذلك عن طريق تقيم النظريات التي تتناول العلاقة بين المنظمات ونظم المعلومات وهى تنقسم آلي نوعين هما :-
1- علاقة على أسس اقتصادية وهي تشمل النظرياتالتي تبنى على العديد من النماذج من أهمها ( ( نموذج الاقتصاد الجزئي ، نموذج تكلفة العمليات )
2- علاقة على الأساس السلوكي وهى تشمل النظريات التي تعتمد على المدخل السلوكي ومن أهمهـا ( نظرية القرار والرقابة – النظرية الاجتماعية – نظرية ما بعد التصنيع – النظريات الثقافية – النظريات السياسية)
ب ) -تحليل اثر النظم على الهيكل التنظيمي للمنظمة وعملياتها وأساليب إدارتها.
من المسلم به أن اثر نظم المعلومات على المنظمة لا يسير في اتجاه واحد إذ تتفاعل نظم المعلومات مع المنظمة التي تستخدم فيها ويوتر كل منها في الأخرويتأثر به وان إدخال نظام جديد للمعلومات يؤثر في الهيكل التنظيمي للمنظمة واهذ أفها وأساليب العملبها وقيمتها ، كذلك المنافسة بين جماعات المصالح واتخاذ القرار وتحديد نوعية السلوك اليومي وفى نفس الوقت يبحث تصميم نظم المعلومات بتلبية احتياجات الجماعات الهامة في المنظمة بما يتلاءم وهيكل المنظمة ومهامها واهذ أفها وثقافتها وسياستها ما يتعلق.
ج ) تحليل اثر النظم على تصميم وتنفيذ المشروعات
تتأثر عمليات تصميموتنفيذ نظم المعلومات بالعديد من العوامل التنظيمية من بينها :
المستويات التنظيمية ونوع العمل والقرارات وطبيعة الدعم الإداري ومشاعر واتجاهات العاملين الذين يطبقون النظام.
متطلبات التغير التنظيمي نتيجة لما يتوقع حدوثه من تعديلات في الجوانب التنظيمية لإدخال الحاسب الآلي ولهذا يجب ألا خد في الاعتبار مراكز القوى والعلاقات السائدة والتنظيمات الغير الرسمية والمقاومة المحتملة.
د - اثر تطبيق تكنولوجيا المعلومات على العاملين في المنظمة
توتر نقل وتطبيق تكنولوجيا المعلومات على سلوك وتصرفات الأفراد داخل المنظمة في حدود متعددة الأبعاد منها ما يتعلق بالتفاعل الاجتماعي ومناها ما يخص الاتصالات الشخصية و إدارة الوقت وضغوط العمل والرضاء الوظيفي .
1- التفاعل الاجتماعي
يشير التفاعل الاجتماعي آلي شعور الأفراد أو الأعضاء في جماعات بانتمائهم إلى الجماعة والولاء لها وهذا يؤدى بالتالي إلى تمسكهم بعضوية ومعير اشتراك أعضاء الجماعة معا في تحقيق الأهداف المشتركة للجماعة والدفاع عن هذه الأنواع من اجل تحقيقها ، وتتوقف قوة التفاعل الجماعي على كثير من العوامل مثل :-
I. الإجماع على الهدف.
II. التجانس الثقافي لأعضاء الجماعة.
III. مكانة الجماعة في المنظمة أو المجتمع.
IV. القائد ودوره في فاعلية الجماعة .
V. الاتصالات بين أعضاء الجماعة ونوع التفاعل السائد بين أفراد الجماعة وغيرها
*والــسؤال ما الذي أحدثته تكنولوجيا المعلومات بالنسبة :-
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:58 pm
والــسؤال ما الذي أحدثته تكنولوجيا المعلومات بالنسبة :-
أ ) - للتفاعل الاجتماعي ؟!
فمع بداية الثمانينات حيث لم تكن تكنولوجيا المعلومات على نفس الدرجة من التقدم الملحوظ إلا أن الذي أحدثته الحاسبات الآلية الكثير من التغيرات التنظيمية أثرت بالتالي على العلاقات التنظيمية والعلاقات الاجتماعية بالمكاتب فالتقويم الزائد في العمل ووضع معير للوظائف وغيرها من التغيرات التي أحدثتها إدخال الحاسبات الآلية أدت إلى جعل العلاقات بين الأصناف تتسم بالتجرد والفتور ويرجع ذلك إلى تواجد حد كبير إلى استمرار استخدام نفس الهياكل التنظيمية للجماعة وعدم تعديلها بما يتلاءم مع متطلبات تكنولوجيا المعلومات وقد أدي ذلك إلى تواجد هياكل اتصال غير ملائمة .
ومع التطور المذهل في تكنولوجيا المعلومات أصبح من الملائم تعديل الهياكل التنظيمية الهرمية لأنها أصبحت غير ملائمة ، فالهياكل التي تميل إلى الاتساع والامتداد الأفقي هي الأكثر ملائمة كذلك أصبح تشكيل فرق عمل من وقت إلى أخر لإنجاز المهام المحددة مع تحديد صلاحيات ومسؤوليات وإمكانيات الفريق ومعاير اختيار منسق أو قائد للفريق والمدة الزمنية لعمل الفريق وغير ذلك من الأسس الواجب مراعاتها للبناء السليم للفريق العمل .
وفى ظل ظروف التكنولوجيا المعلوماتية أصبح مفهوم فريق العمل ممتد قلم يقتصر على تواجد أعضاء الفريق في نفس المكان ولكنه امتد ليشمل فرق عمل متواجد في أنحاء متفرقة من العلم وعبر شبكة معلومات إلكترونية.
ب )- الاتصالات الشخصية
الاتصال عبارة عن تناقل المعاني والأفكار والمعلومات بين أطراف عملية الاتصال وذلك عن طريق قنوات الاتصال المختلفة بهدف حدوث استجابة أو رد فعل على فهم الرسالة الاتصالية من جانب المستقبل ويعتبر الاتصال أساس التنظيم الاجتماعي واحد الدعائم الرئيسية لاستمرار العملية الإدارية في كافة المنظمات .
والملاحظ أن تكنولوجيا الاتصالات قد وفرت العديد من الأدوات التي عززت عملية الاتصال داخل المنظمة وخارجها حيث أن بعض النظم الإلكترونية يقلل الحاجة إلى اللقاءات والاتصال وجه لوجه مما يوفر الوقت المال .
وإذا كان المديرين ينفقون أكثر 70% من وقتهم في الاجتماعات فان بعض النظم التي تستخدم البث التلفزيوني عن بعد قدم وسيلة مفيدة للاجتماعات كما انه ستخدم لربط معامل البحث والتطوير ومقر العمليات بالفرع المختلفة للمنشأة أو المنظمة ، كما يربط المديرين بعضهم البعض وبالمركز الرئيسي وبما يمكن من التنسيق بين الأنشطة المختلفة
كما أن نظم إرسال واستعادة المعلومات مثل شبكة الحاسبات الآلية الشخصية المرتبطة ببعضها والحاسب الآلي الرئيسي بالمنظمة يمكن من الإسراع من تدفق المعلومات في الشركة وذلك دون الحاجة لالتقاء الموظفين وجها لوجه ، كما أن هذا النظام يسمح بالتنسيق بين أنشطة مختلف الأفراد والمجموعات والإدارات والمديرين وكافة الأطراف المشاركة في اتخاذ القرار وكما أن هذا النظام يسمح بتوجيه المعلومات آلي حيث الحاجة إليها ويسمح للعاملين باستعادة المعلومات وفق احتياجاتهم بما يوفر الوقت ويزيد من فاعلية اتخاذ القرار .
كما أن نظام الرسائل الإلكترونية – EMALILS – هي طريقة فعالة للاتصال بين الأشخاص ومع زيادة تقبل الرسائل الإلكترونية كوسيلة للإدخال المكتبي فقد أصبح عنصراً سائد تجري بواسطة الأنشطة اليومية وهى تفوق الوسائل الأخرى في الاتصال ومجمل القول أن تكنولوجيا المعلومات أو الاتصالات قد أوجدت لغة واحدةعالمية للاتصالات بأدواتها المختلفة .
والســــؤال الذي يتبادر آلي الذهن الآن هل لتكنولوجيا الاتصالات أو المعلومات نفس التأثير الإيجابي على الاتصالات الشخصية ؟!
للإجابة على هذا السؤال ينبغي الإشارة أولاً إلى أن الاتصال الشخصي يتم بين مرسل ومستقبل وجها لوجه دون اللجوء إلى وسائل الاتصال لذلك يعد أقوي أنواع الاتصالات تأثير وإقناعاً فهو يحدث استجابة فورية ومباشرة ويضاف إلى ذلك أن الاتصالات الشخصية الفعالة تحقق الآثار الاتصالية التي أشار إليها علماء السلوك من اثر معرفي وهو اكتساب دهني لمعرفة أو معلومة نتيجة للتفاعل مع الآخرين أو أتراء أدركي ويعنى الاستجابة الجسدية واللفظية تجاه رسائل الاتصال ومضامينها.
ج ) -إدارة الوقت.
أصبحت إدارة الوقت من العناصر الرئيسية لكسب المنافسة العالمية في مرحلة التسعينيات وعلى سبيل المثال الطريقة التي تدار بها الشركات والوقت الذي تبدله في الإنتاج وتطوير منتجات جديدة وتوزيعها يمثل أقوى الموارد الجديدة في المزايا التنافسية بين الشركات .
ولكن ما هو دور تكنولوجيا المعلومات فيتحقيق الفاعلية في الوقت
بداية نلاحظ أن الحاسبات الشخصية وقدرتها على البحث والتخزين واستيعاب المعلومات في مجموعات منظمة بالإضافة آلي البرامج المخصصة لا إدارة الوقت مثل برامج تسجيل الوقت وتحليله وجدولته قد ساهمت في إدارة الوقت بكفاءة بالإضافة إلى نظم الشبكات الإلكترونية والقادرة على ربط العاملين وأنشطة العمل عبر الإدارات فهي تساعد على تحفيظ الوقت المنفق وبذلك تعطى الإدارة مزيد من السيطرة على الأنشطة في المستويات الإدارية المختلفة ، بالإضافة إلى أن تكنولوجيا المعلومات مثل البريد الإلكتروني والفاكس وشبكات العمل الصغيرة والاتصال عن بعد كلها ساعدت في تحقيق كفاءة استخدام الوقت وإنجاز كثير من المهام في أوقات قصيرة .
د) - ضغوط العمل
تشير الضغوط في مستواها المعتاد إلى الحالة التي تجعل الفرد يتكيف ويتعاون لكي يتلاءم مع ما حوله .
أما الضغوط الزائد فهي تتمثل في القوى النفسية المؤدية إلى القلق والإحباط والصراع والتي تجعل الفرد غير قادر على الإنتاج .
التكنولوجيا من مزاياها زيادة الإنتاج وفى المقابل تزيد الضغط على الفرد مما يودي في المدى البعيد إلى تحطم صحته ومن جهة أخرى إلى خسارة الشركة بزيادة الأجازات المرضية وخفض الروح المعنوية والإنتاجية للعاملين ، وحيث أن إدخال جهاز الكمبيوتر للمنشاة أو المنظمة يؤدى إلى زيادة عبء العمل الكمي للوظيفة والذي ينتج عنه قلق المشغل الناتج عن خوفه من عدم قدرته على ملاحقة تطورات الكمبيوتر مما يودي في النهاية إلى زيادة ضغوط العمل وقد يتسبب الكمبيوتر أيضا إلى انخفاض العبء الكيفي للوظيفة من خلال تبسيط العمل مع وضع معير جامدة التي تساعد الرتابة الشكلية للعمل الذهني وهذا يعتبر أيضا مصدر من مصادر الضغوط الواقعة على الفرد لانخفاض عبء الدور الذي يقوم به بالإضافة إلى ما سبق فان الكمبيوتر قد يودي إلى مزيد من القلق والتوتر لبعض العاملين نظرا للخوف من التغير في المنظمة وفقدان المكانة نتيجة عدم القدرة على التعامل مع الكمبيوتر والخوف من الفشل والإحلال الوظيفي ومن الآثار السلبية للعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات نقص الدعم الاجتماعي حيث أن العمل المبدئي للحاسبات الآلية يتطلب التركيز البالغ وانعزال الفرد لساعات طويلة أما الكمبيوتر وبالتالي نقص فرص التفاعل مع الزملاء ويضاف إلى ذلك أن الكمبيوتر باعتباره أحد صور التكنولوجيا العالمية يتطلب من الفرد قدرات ذهنية عالية ويقظة دائمة وهذا يزيد من الجهود الواقعة على الفرد وخاصة في ظروف الانعزالية وفقده الدعم الاجتماعي .
هـ) - الرضاء الوظيفي
يشير الرضاء الوظيفي إلى الشعور النفسي بالقناعة والارتياح والسعادة الناتجة عن إشباع الفرد لحاجاته ورغباته وتوقعاته في لعمل .
في البداية كان السائد أن تكنولوجيا المعلومات أوجد نوع من الإثراء الوظيفي يتمثل في تنوع الأنشطة المكونة للعمل ويتم الاتصال بكافة أرجاء العالم وعقد مؤتمرات عن بعد وهذا بالتالي سوف يؤثر على الرضاء الوظيفي فيصبح الفرد أكثر رضاء عن عمله وأكثر قدرة على الإنجاز مع التقدم المذهل لتكنولوجيا المعلومات أصبح الفرد اقل رضاء عن عمله لا أسباب عديدة منها :_
1) انخفاض وارتفاع عبء الدور للفرد ( يشير الدور هنا إلى مجموعة من أنماط السلوك المتوقع من الفرد القيام بها ).
2) غموض الدور نتيجة افتقار الفرد إلى المعلومات التي يحتاجها في المنظمة .
3) تعدد نظم المراقبة الإلكترونية المستخدمة في متابعة ومراقبة العاملين .
4) استخدام وسائل الاتصال الإلكترونية مع الحاجة آلي عمليات الإقناع والاتفاق والاتصالات غير اللفظية.
معوقات الاستفادة من تطبيق تكنولوجيا المعلومات
يمثل نقل تكنولوجيا المعلومات والإنتاج نوعا من التبعية الاقتصادية وهى النمط السائد للعلاقات بين الدول المتقدمة والنامية وعموما يوجد هناك مجموعة من العوامل التي تمثل معوقات وتحديات لنقل وتملك الدول النامية لهذه التكنولوجيا والاستفادة منها وهي مايلي :_
أولا - عدم توفر القدرات البشرية القادرة على استيعاب التكنولوجيا المنقولة بالقدر الكافي ويتضح ذلك من خلال :_
I. ندرة الصفوة القادرة على قيادة مسيرة التصنيع أو استيعاب التكنولوجيا المنقولة وتطويعها.
II. ندرة العمالة الماهرة القادرة على استيعاب التكنولوجيا المنقولة.
III. ضعف الاهتمام بتدريب العاملين داخل الوحدات الإنتاجية أو خارجها.
ثانيا - مدى توافق التكنولوجيا المنقولة مع الاقتصاد المتاح
إذا استعراضنا الجانب الاقتصادي فأننا نجد انه قلما تتوافر المقومات الاقتصادية الضرورية للنقل والتطبيق الفعال للتكنولوجيا في الدول النامية للأسباب التالية :_
I. افتقار الدول النامية للبحث والتطوير.
II. ضعف نصيب الدول النامية من براءة الاختراع المتداولة دوليا وافتقارها إلى المعرفة الفنية.
III. عدم قدرة الهيئات التكنولوجية المحلية على المساهمة في عملية الاستيعاب التكنولوجي .
ثالثا- مدى توافق التكنولوجيا المنقولة من النواحي الاجتماعية والثقافية للمجتمع المنقول إليه
I ) تؤثر القيم الاجتماعية والثقافية السائدة في المجتمع لأنها تؤثر على سلوك الأصناف العاملين وهذا يفرض ضرورة دراسة النواحي الاجتماعية في الدول المنقولة إليها التكنولوجيا ، فكلما كان سلوك العاملين إيجابيا كلما زادت فرصة النجاح لعملية نقل وتطبيق التكنولوجيا وقد ركزت غالبية الدراسات والبحوث في هذا المضمار على ثلاث محاور وهي :-
1) العوامل الاجتماعية والثقافية المتعلقة بالدول النامية والتي توتر على الاستيعاب التكنولوجي .
2) الاختلافات الثقافية بين مديرو الشركات الأجانب بالفروع المتعددة والعاملين المحلين.
3) التركيز على نظام للإدارة متعددة الثقافات والتركيز على المدير العالمي
رابعا - الدور المعوق للشركات المتعددة الجنسيات في عملية نقل التكنولوجيا إلى الدول النامية
يمثل هذا الدور في محاولته استمرار سيطرة التكنولوجيا المنقولة من قبل الشركات الكبرى للدول النامية من اجل خفض تكاليف الإنتاج وذلك باستخدام عمالة رخيصة والمتوفرة بالدول النامية كذلك الاستمرار في السيطرة على السوق من خلال السيطرة على حصتها في التكنولوجيا ، وتمارس تلك الشركات دورها المعوق في عملية نقل التكنولوجيا من خلال العديد من الجوانب أهمها :_
I ) أن الشركات الناقلة للتكنولوجيا تحتفظ دائما في أدراجها بتقنيات جديدة ترتبط بالتكنولوجيا المتاحة.
II ) تركيز واحتكار التطورات من قبل الشركة ألام.
III ) عدم التعاون بين الشركات الناقلة للتكنولوجيا والوحدات المحلية
أ ) - للتفاعل الاجتماعي ؟!
فمع بداية الثمانينات حيث لم تكن تكنولوجيا المعلومات على نفس الدرجة من التقدم الملحوظ إلا أن الذي أحدثته الحاسبات الآلية الكثير من التغيرات التنظيمية أثرت بالتالي على العلاقات التنظيمية والعلاقات الاجتماعية بالمكاتب فالتقويم الزائد في العمل ووضع معير للوظائف وغيرها من التغيرات التي أحدثتها إدخال الحاسبات الآلية أدت إلى جعل العلاقات بين الأصناف تتسم بالتجرد والفتور ويرجع ذلك إلى تواجد حد كبير إلى استمرار استخدام نفس الهياكل التنظيمية للجماعة وعدم تعديلها بما يتلاءم مع متطلبات تكنولوجيا المعلومات وقد أدي ذلك إلى تواجد هياكل اتصال غير ملائمة .
ومع التطور المذهل في تكنولوجيا المعلومات أصبح من الملائم تعديل الهياكل التنظيمية الهرمية لأنها أصبحت غير ملائمة ، فالهياكل التي تميل إلى الاتساع والامتداد الأفقي هي الأكثر ملائمة كذلك أصبح تشكيل فرق عمل من وقت إلى أخر لإنجاز المهام المحددة مع تحديد صلاحيات ومسؤوليات وإمكانيات الفريق ومعاير اختيار منسق أو قائد للفريق والمدة الزمنية لعمل الفريق وغير ذلك من الأسس الواجب مراعاتها للبناء السليم للفريق العمل .
وفى ظل ظروف التكنولوجيا المعلوماتية أصبح مفهوم فريق العمل ممتد قلم يقتصر على تواجد أعضاء الفريق في نفس المكان ولكنه امتد ليشمل فرق عمل متواجد في أنحاء متفرقة من العلم وعبر شبكة معلومات إلكترونية.
ب )- الاتصالات الشخصية
الاتصال عبارة عن تناقل المعاني والأفكار والمعلومات بين أطراف عملية الاتصال وذلك عن طريق قنوات الاتصال المختلفة بهدف حدوث استجابة أو رد فعل على فهم الرسالة الاتصالية من جانب المستقبل ويعتبر الاتصال أساس التنظيم الاجتماعي واحد الدعائم الرئيسية لاستمرار العملية الإدارية في كافة المنظمات .
والملاحظ أن تكنولوجيا الاتصالات قد وفرت العديد من الأدوات التي عززت عملية الاتصال داخل المنظمة وخارجها حيث أن بعض النظم الإلكترونية يقلل الحاجة إلى اللقاءات والاتصال وجه لوجه مما يوفر الوقت المال .
وإذا كان المديرين ينفقون أكثر 70% من وقتهم في الاجتماعات فان بعض النظم التي تستخدم البث التلفزيوني عن بعد قدم وسيلة مفيدة للاجتماعات كما انه ستخدم لربط معامل البحث والتطوير ومقر العمليات بالفرع المختلفة للمنشأة أو المنظمة ، كما يربط المديرين بعضهم البعض وبالمركز الرئيسي وبما يمكن من التنسيق بين الأنشطة المختلفة
كما أن نظم إرسال واستعادة المعلومات مثل شبكة الحاسبات الآلية الشخصية المرتبطة ببعضها والحاسب الآلي الرئيسي بالمنظمة يمكن من الإسراع من تدفق المعلومات في الشركة وذلك دون الحاجة لالتقاء الموظفين وجها لوجه ، كما أن هذا النظام يسمح بالتنسيق بين أنشطة مختلف الأفراد والمجموعات والإدارات والمديرين وكافة الأطراف المشاركة في اتخاذ القرار وكما أن هذا النظام يسمح بتوجيه المعلومات آلي حيث الحاجة إليها ويسمح للعاملين باستعادة المعلومات وفق احتياجاتهم بما يوفر الوقت ويزيد من فاعلية اتخاذ القرار .
كما أن نظام الرسائل الإلكترونية – EMALILS – هي طريقة فعالة للاتصال بين الأشخاص ومع زيادة تقبل الرسائل الإلكترونية كوسيلة للإدخال المكتبي فقد أصبح عنصراً سائد تجري بواسطة الأنشطة اليومية وهى تفوق الوسائل الأخرى في الاتصال ومجمل القول أن تكنولوجيا المعلومات أو الاتصالات قد أوجدت لغة واحدةعالمية للاتصالات بأدواتها المختلفة .
والســــؤال الذي يتبادر آلي الذهن الآن هل لتكنولوجيا الاتصالات أو المعلومات نفس التأثير الإيجابي على الاتصالات الشخصية ؟!
للإجابة على هذا السؤال ينبغي الإشارة أولاً إلى أن الاتصال الشخصي يتم بين مرسل ومستقبل وجها لوجه دون اللجوء إلى وسائل الاتصال لذلك يعد أقوي أنواع الاتصالات تأثير وإقناعاً فهو يحدث استجابة فورية ومباشرة ويضاف إلى ذلك أن الاتصالات الشخصية الفعالة تحقق الآثار الاتصالية التي أشار إليها علماء السلوك من اثر معرفي وهو اكتساب دهني لمعرفة أو معلومة نتيجة للتفاعل مع الآخرين أو أتراء أدركي ويعنى الاستجابة الجسدية واللفظية تجاه رسائل الاتصال ومضامينها.
ج ) -إدارة الوقت.
أصبحت إدارة الوقت من العناصر الرئيسية لكسب المنافسة العالمية في مرحلة التسعينيات وعلى سبيل المثال الطريقة التي تدار بها الشركات والوقت الذي تبدله في الإنتاج وتطوير منتجات جديدة وتوزيعها يمثل أقوى الموارد الجديدة في المزايا التنافسية بين الشركات .
ولكن ما هو دور تكنولوجيا المعلومات فيتحقيق الفاعلية في الوقت
بداية نلاحظ أن الحاسبات الشخصية وقدرتها على البحث والتخزين واستيعاب المعلومات في مجموعات منظمة بالإضافة آلي البرامج المخصصة لا إدارة الوقت مثل برامج تسجيل الوقت وتحليله وجدولته قد ساهمت في إدارة الوقت بكفاءة بالإضافة إلى نظم الشبكات الإلكترونية والقادرة على ربط العاملين وأنشطة العمل عبر الإدارات فهي تساعد على تحفيظ الوقت المنفق وبذلك تعطى الإدارة مزيد من السيطرة على الأنشطة في المستويات الإدارية المختلفة ، بالإضافة إلى أن تكنولوجيا المعلومات مثل البريد الإلكتروني والفاكس وشبكات العمل الصغيرة والاتصال عن بعد كلها ساعدت في تحقيق كفاءة استخدام الوقت وإنجاز كثير من المهام في أوقات قصيرة .
د) - ضغوط العمل
تشير الضغوط في مستواها المعتاد إلى الحالة التي تجعل الفرد يتكيف ويتعاون لكي يتلاءم مع ما حوله .
أما الضغوط الزائد فهي تتمثل في القوى النفسية المؤدية إلى القلق والإحباط والصراع والتي تجعل الفرد غير قادر على الإنتاج .
التكنولوجيا من مزاياها زيادة الإنتاج وفى المقابل تزيد الضغط على الفرد مما يودي في المدى البعيد إلى تحطم صحته ومن جهة أخرى إلى خسارة الشركة بزيادة الأجازات المرضية وخفض الروح المعنوية والإنتاجية للعاملين ، وحيث أن إدخال جهاز الكمبيوتر للمنشاة أو المنظمة يؤدى إلى زيادة عبء العمل الكمي للوظيفة والذي ينتج عنه قلق المشغل الناتج عن خوفه من عدم قدرته على ملاحقة تطورات الكمبيوتر مما يودي في النهاية إلى زيادة ضغوط العمل وقد يتسبب الكمبيوتر أيضا إلى انخفاض العبء الكيفي للوظيفة من خلال تبسيط العمل مع وضع معير جامدة التي تساعد الرتابة الشكلية للعمل الذهني وهذا يعتبر أيضا مصدر من مصادر الضغوط الواقعة على الفرد لانخفاض عبء الدور الذي يقوم به بالإضافة إلى ما سبق فان الكمبيوتر قد يودي إلى مزيد من القلق والتوتر لبعض العاملين نظرا للخوف من التغير في المنظمة وفقدان المكانة نتيجة عدم القدرة على التعامل مع الكمبيوتر والخوف من الفشل والإحلال الوظيفي ومن الآثار السلبية للعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات نقص الدعم الاجتماعي حيث أن العمل المبدئي للحاسبات الآلية يتطلب التركيز البالغ وانعزال الفرد لساعات طويلة أما الكمبيوتر وبالتالي نقص فرص التفاعل مع الزملاء ويضاف إلى ذلك أن الكمبيوتر باعتباره أحد صور التكنولوجيا العالمية يتطلب من الفرد قدرات ذهنية عالية ويقظة دائمة وهذا يزيد من الجهود الواقعة على الفرد وخاصة في ظروف الانعزالية وفقده الدعم الاجتماعي .
هـ) - الرضاء الوظيفي
يشير الرضاء الوظيفي إلى الشعور النفسي بالقناعة والارتياح والسعادة الناتجة عن إشباع الفرد لحاجاته ورغباته وتوقعاته في لعمل .
في البداية كان السائد أن تكنولوجيا المعلومات أوجد نوع من الإثراء الوظيفي يتمثل في تنوع الأنشطة المكونة للعمل ويتم الاتصال بكافة أرجاء العالم وعقد مؤتمرات عن بعد وهذا بالتالي سوف يؤثر على الرضاء الوظيفي فيصبح الفرد أكثر رضاء عن عمله وأكثر قدرة على الإنجاز مع التقدم المذهل لتكنولوجيا المعلومات أصبح الفرد اقل رضاء عن عمله لا أسباب عديدة منها :_
1) انخفاض وارتفاع عبء الدور للفرد ( يشير الدور هنا إلى مجموعة من أنماط السلوك المتوقع من الفرد القيام بها ).
2) غموض الدور نتيجة افتقار الفرد إلى المعلومات التي يحتاجها في المنظمة .
3) تعدد نظم المراقبة الإلكترونية المستخدمة في متابعة ومراقبة العاملين .
4) استخدام وسائل الاتصال الإلكترونية مع الحاجة آلي عمليات الإقناع والاتفاق والاتصالات غير اللفظية.
معوقات الاستفادة من تطبيق تكنولوجيا المعلومات
يمثل نقل تكنولوجيا المعلومات والإنتاج نوعا من التبعية الاقتصادية وهى النمط السائد للعلاقات بين الدول المتقدمة والنامية وعموما يوجد هناك مجموعة من العوامل التي تمثل معوقات وتحديات لنقل وتملك الدول النامية لهذه التكنولوجيا والاستفادة منها وهي مايلي :_
أولا - عدم توفر القدرات البشرية القادرة على استيعاب التكنولوجيا المنقولة بالقدر الكافي ويتضح ذلك من خلال :_
I. ندرة الصفوة القادرة على قيادة مسيرة التصنيع أو استيعاب التكنولوجيا المنقولة وتطويعها.
II. ندرة العمالة الماهرة القادرة على استيعاب التكنولوجيا المنقولة.
III. ضعف الاهتمام بتدريب العاملين داخل الوحدات الإنتاجية أو خارجها.
ثانيا - مدى توافق التكنولوجيا المنقولة مع الاقتصاد المتاح
إذا استعراضنا الجانب الاقتصادي فأننا نجد انه قلما تتوافر المقومات الاقتصادية الضرورية للنقل والتطبيق الفعال للتكنولوجيا في الدول النامية للأسباب التالية :_
I. افتقار الدول النامية للبحث والتطوير.
II. ضعف نصيب الدول النامية من براءة الاختراع المتداولة دوليا وافتقارها إلى المعرفة الفنية.
III. عدم قدرة الهيئات التكنولوجية المحلية على المساهمة في عملية الاستيعاب التكنولوجي .
ثالثا- مدى توافق التكنولوجيا المنقولة من النواحي الاجتماعية والثقافية للمجتمع المنقول إليه
I ) تؤثر القيم الاجتماعية والثقافية السائدة في المجتمع لأنها تؤثر على سلوك الأصناف العاملين وهذا يفرض ضرورة دراسة النواحي الاجتماعية في الدول المنقولة إليها التكنولوجيا ، فكلما كان سلوك العاملين إيجابيا كلما زادت فرصة النجاح لعملية نقل وتطبيق التكنولوجيا وقد ركزت غالبية الدراسات والبحوث في هذا المضمار على ثلاث محاور وهي :-
1) العوامل الاجتماعية والثقافية المتعلقة بالدول النامية والتي توتر على الاستيعاب التكنولوجي .
2) الاختلافات الثقافية بين مديرو الشركات الأجانب بالفروع المتعددة والعاملين المحلين.
3) التركيز على نظام للإدارة متعددة الثقافات والتركيز على المدير العالمي
رابعا - الدور المعوق للشركات المتعددة الجنسيات في عملية نقل التكنولوجيا إلى الدول النامية
يمثل هذا الدور في محاولته استمرار سيطرة التكنولوجيا المنقولة من قبل الشركات الكبرى للدول النامية من اجل خفض تكاليف الإنتاج وذلك باستخدام عمالة رخيصة والمتوفرة بالدول النامية كذلك الاستمرار في السيطرة على السوق من خلال السيطرة على حصتها في التكنولوجيا ، وتمارس تلك الشركات دورها المعوق في عملية نقل التكنولوجيا من خلال العديد من الجوانب أهمها :_
I ) أن الشركات الناقلة للتكنولوجيا تحتفظ دائما في أدراجها بتقنيات جديدة ترتبط بالتكنولوجيا المتاحة.
II ) تركيز واحتكار التطورات من قبل الشركة ألام.
III ) عدم التعاون بين الشركات الناقلة للتكنولوجيا والوحدات المحلية
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
رد: نظم المعلومات
من طرف dreamnagd الأربعاء يناير 02, 2008 9:59 pm
الفوائد المترتبة على تطبيق تكنولوجيا المعلومات
هناك عدة فوائد تؤثر من استخدام تكنولوجيا المعلومات داخل المنظمة وهي :-
1- رفع مستوى الأداء توتر تكنولوجيا المعلومات تأثير إيجابيا على مستوى الأداء بالمنظمات بشرط وجود درجة من التوافق بين ظروف المنظمة وإستراتيجياتها وتطبيقها
2- زيادة قيمة المنظمة تلعب تكنولوجيا المعلومات دور بارزا في تنفيذ إستراتيجية المنظمة في ضل زيادة حدة المنافسة بين المنظمات .
3- تنسق العمل وفق نظم واضحة وطرق عمل محددة
تعمل تكنولوجيا المعلومات على توفير النظام والانضباط بالوحدات الإدارية وتهتم بتعريف الأفراد بما يدور حولهم وإمدادهم بصورة مستمرة بالتطورات التي تحيط بهم .
4- فاعلية اتخاذ القرار تيسر التكنولوجيا مهمة المديرين في اتخاذ القرارات التنظيمية من خلال توفير البيانات والمعلومات الدقيقة الملائمة في التوقيت الملائم بالشروط المطلوبة.
5- دعم احتياجات المنظمة ذات المجالات الإدارية والتنظيمية المعقدة يعتمد المديرين في مختلف المستويات والوحدات الإدارية على استخدام تكنولوجيا المعلومات في النواحي الإدارية والتنظيمية المعقدة التي يصعب فيها استخدام النظم التقليدية .
6- تقيم السلوك الإيجابي لأفراد المنظمة يبداء التأثير من خلال تأثيرها على دعم عمليات الاتصال داخل وخارج المنظمة هذا بالإضافة آلي جانب مساعدة الإدارة على إدارة الوقت بكفاءة وتقليل درجة الغموض المحيط بالعمل.
خاتمة الدراسة
يعيش الإنسان المجتمع البشري اليوم عصر ثورة جديدة (وهي ثورة المعلومات) المرتبطة بتكنولوجيا المعلومات المتطورة من خلال الاستخدام الأمثل والمشترك والمتكامل بين الحاسبات الالكترونية ونظم الاتصال المتطورة والبيانات .
ولقد انتقل مركز الثقل في العالم اليوم من (( الثروة )) إلى المعرفة حيث انقسمت المجتمعات البشرية اليوم إلى صفين صف من يعرف وصف من لا يعرف وليس من يملك ومن لا يملك وبتالي أصبح محور التقدم المعرفة والتقدم العلمي ، أما معيار الثروة فهو معيار مجتمع الثورة الصناعية ، ومن ثم أصبحت المعلومات قوة يمكن استخدامها كأداة تأثير على سلوكيات وأنشطة الأفراد في أي مجتمع .
ولا تعني البيانات والمعلومات شيا ذو قيمة في إي مجتمع لا يحسن استغلالها الاستغلال الأمثل واستغلال ما تحتويه من مفاهيم وعلاقات زد على ذلك تطويعها للتقدم العلمي .
إن المنظمات الحديثة لن تتطور وترتقي إلا بنظم معلومات متقدمة تعتمد على قواعد متكاملة للبيانات وعلى ملاحقتها واستيعابها لتكنولوجيا المعلومات واستخدامها الاستخدام الأمثل للحاسبات الالكترونية من ناحية أخرى .
وعليه فعلى كل أفراد المجتمع بمنظماته ومراكز البحث العلمي وضع سياسة معلوماتية وذلك للاستفادة من ما حققته الدول المتقدمة في هذا المجال ومن خلال هذه الدراسة البسيط توصل الباحث إلى بعض النتائج .
الاستنتاجات
1. عدم إدراك بعض المدراء لأهمية نظم المعلومات وإهمالها أو عدم إعطائها الأهمية المطلوبة في المنظمات بشكل عام ومنطقة الدراسة بشكل خاص.
2. صعوبة الحصول على المعلومات من قبل المراكز البحثية والطلبة من المنظمات ذلكأن جل المنظمات لا تعتمد على التقنية .
3. عدم تحديث المعلومات بشكل مستمر أن طبقة المنظمات التقنية.
4. عدم وضع الكوادر المؤهلة في مجال التقنية في أماكنها وحسب التخصص ( الرجل المناسب في المكان المناسب ) أن وجدت .
5. عدم وجود دورات دورية لرفع كفاءة العاملين في هذا الجانب.
6. إهمال جانب شبكة المعلومات في جل المنظمات وعدم إدخالها للمنظمة.
7. ارتفاع أسعار الأجهزة والذي حد من فاعلية التكنولوجيا في التوسع وارتفاع ثمنللمشاركة بشبكة المعلومات .
التوصيات
1. اعتبار المعلومات ومصادرها من الموارد الوطنية ولجميع المواطنين الحق في الحصول عليها وعلى الجميع المحافظة عليها .
2. ضرورة التكاتف بين المنظمات ومراكز البحث العلمي من اجل بناء قاعدة معلومات وطنية .
3. لابد من وجود سلطة مختصة يتبعها كوادر مهنية عالية تدلل الصعاب وتقدم الاستشارات وأحدث البرامج و التقنيات التيتهتم بالمعلومات و التكنولوجيا .
4. وضع الكوادر المؤهلة في أماكنها للاستفادة منها .
5. تشيع البحث والتطوير المادي والمعنويفي هذا المجال .
6. إقامة دورات لرفع كفاءة العاملين في جميع المنظمات .
7. تحديث المعلومات بالطرق الحديثة .
8. تشجيع وتدليل الصعاب للدخول لشبكة المعلومات للتعريفبالمنظمة .
أهم المرجع
1- نظم المعلومات الحديثة- الدكتور – يونس عزيز سنة النشر 1978- منشورات جامعة قار يونس .
2- نظم المعلومات الإدارية الأسس والمباديء – الدكتور –عبد الحميد عبد الفتاح المغربيسنة النشر 2002- دار النشر المكتبة العصرية مصر.
3- نظم المعلومات الإدارية – دكتورة سونيا البكري- سنة النشر 2000 دار النشر المكتب العربي الحديث – مصر.
4- المدخل إلى نظم المعلومات الإدارية- دكتور عثمان الكيلاني وأخرون – سنة النشر 1999 دار النشر دار المناهج – الأردن
5- نظم المعلومات –المفاهيم ، التحليل دكتور محمد سعيد خشبة سنة النشر 1992 دار الوليد – مصر.
6- تاريخ الفكر الإداري كلود.س.جورج الابن( ترجمة احمد حمودة – الناشر مكتبة الوعي العربي – مصر
هناك عدة فوائد تؤثر من استخدام تكنولوجيا المعلومات داخل المنظمة وهي :-
1- رفع مستوى الأداء توتر تكنولوجيا المعلومات تأثير إيجابيا على مستوى الأداء بالمنظمات بشرط وجود درجة من التوافق بين ظروف المنظمة وإستراتيجياتها وتطبيقها
2- زيادة قيمة المنظمة تلعب تكنولوجيا المعلومات دور بارزا في تنفيذ إستراتيجية المنظمة في ضل زيادة حدة المنافسة بين المنظمات .
3- تنسق العمل وفق نظم واضحة وطرق عمل محددة
تعمل تكنولوجيا المعلومات على توفير النظام والانضباط بالوحدات الإدارية وتهتم بتعريف الأفراد بما يدور حولهم وإمدادهم بصورة مستمرة بالتطورات التي تحيط بهم .
4- فاعلية اتخاذ القرار تيسر التكنولوجيا مهمة المديرين في اتخاذ القرارات التنظيمية من خلال توفير البيانات والمعلومات الدقيقة الملائمة في التوقيت الملائم بالشروط المطلوبة.
5- دعم احتياجات المنظمة ذات المجالات الإدارية والتنظيمية المعقدة يعتمد المديرين في مختلف المستويات والوحدات الإدارية على استخدام تكنولوجيا المعلومات في النواحي الإدارية والتنظيمية المعقدة التي يصعب فيها استخدام النظم التقليدية .
6- تقيم السلوك الإيجابي لأفراد المنظمة يبداء التأثير من خلال تأثيرها على دعم عمليات الاتصال داخل وخارج المنظمة هذا بالإضافة آلي جانب مساعدة الإدارة على إدارة الوقت بكفاءة وتقليل درجة الغموض المحيط بالعمل.
خاتمة الدراسة
يعيش الإنسان المجتمع البشري اليوم عصر ثورة جديدة (وهي ثورة المعلومات) المرتبطة بتكنولوجيا المعلومات المتطورة من خلال الاستخدام الأمثل والمشترك والمتكامل بين الحاسبات الالكترونية ونظم الاتصال المتطورة والبيانات .
ولقد انتقل مركز الثقل في العالم اليوم من (( الثروة )) إلى المعرفة حيث انقسمت المجتمعات البشرية اليوم إلى صفين صف من يعرف وصف من لا يعرف وليس من يملك ومن لا يملك وبتالي أصبح محور التقدم المعرفة والتقدم العلمي ، أما معيار الثروة فهو معيار مجتمع الثورة الصناعية ، ومن ثم أصبحت المعلومات قوة يمكن استخدامها كأداة تأثير على سلوكيات وأنشطة الأفراد في أي مجتمع .
ولا تعني البيانات والمعلومات شيا ذو قيمة في إي مجتمع لا يحسن استغلالها الاستغلال الأمثل واستغلال ما تحتويه من مفاهيم وعلاقات زد على ذلك تطويعها للتقدم العلمي .
إن المنظمات الحديثة لن تتطور وترتقي إلا بنظم معلومات متقدمة تعتمد على قواعد متكاملة للبيانات وعلى ملاحقتها واستيعابها لتكنولوجيا المعلومات واستخدامها الاستخدام الأمثل للحاسبات الالكترونية من ناحية أخرى .
وعليه فعلى كل أفراد المجتمع بمنظماته ومراكز البحث العلمي وضع سياسة معلوماتية وذلك للاستفادة من ما حققته الدول المتقدمة في هذا المجال ومن خلال هذه الدراسة البسيط توصل الباحث إلى بعض النتائج .
الاستنتاجات
1. عدم إدراك بعض المدراء لأهمية نظم المعلومات وإهمالها أو عدم إعطائها الأهمية المطلوبة في المنظمات بشكل عام ومنطقة الدراسة بشكل خاص.
2. صعوبة الحصول على المعلومات من قبل المراكز البحثية والطلبة من المنظمات ذلكأن جل المنظمات لا تعتمد على التقنية .
3. عدم تحديث المعلومات بشكل مستمر أن طبقة المنظمات التقنية.
4. عدم وضع الكوادر المؤهلة في مجال التقنية في أماكنها وحسب التخصص ( الرجل المناسب في المكان المناسب ) أن وجدت .
5. عدم وجود دورات دورية لرفع كفاءة العاملين في هذا الجانب.
6. إهمال جانب شبكة المعلومات في جل المنظمات وعدم إدخالها للمنظمة.
7. ارتفاع أسعار الأجهزة والذي حد من فاعلية التكنولوجيا في التوسع وارتفاع ثمنللمشاركة بشبكة المعلومات .
التوصيات
1. اعتبار المعلومات ومصادرها من الموارد الوطنية ولجميع المواطنين الحق في الحصول عليها وعلى الجميع المحافظة عليها .
2. ضرورة التكاتف بين المنظمات ومراكز البحث العلمي من اجل بناء قاعدة معلومات وطنية .
3. لابد من وجود سلطة مختصة يتبعها كوادر مهنية عالية تدلل الصعاب وتقدم الاستشارات وأحدث البرامج و التقنيات التيتهتم بالمعلومات و التكنولوجيا .
4. وضع الكوادر المؤهلة في أماكنها للاستفادة منها .
5. تشيع البحث والتطوير المادي والمعنويفي هذا المجال .
6. إقامة دورات لرفع كفاءة العاملين في جميع المنظمات .
7. تحديث المعلومات بالطرق الحديثة .
8. تشجيع وتدليل الصعاب للدخول لشبكة المعلومات للتعريفبالمنظمة .
أهم المرجع
1- نظم المعلومات الحديثة- الدكتور – يونس عزيز سنة النشر 1978- منشورات جامعة قار يونس .
2- نظم المعلومات الإدارية الأسس والمباديء – الدكتور –عبد الحميد عبد الفتاح المغربيسنة النشر 2002- دار النشر المكتبة العصرية مصر.
3- نظم المعلومات الإدارية – دكتورة سونيا البكري- سنة النشر 2000 دار النشر المكتب العربي الحديث – مصر.
4- المدخل إلى نظم المعلومات الإدارية- دكتور عثمان الكيلاني وأخرون – سنة النشر 1999 دار النشر دار المناهج – الأردن
5- نظم المعلومات –المفاهيم ، التحليل دكتور محمد سعيد خشبة سنة النشر 1992 دار الوليد – مصر.
6- تاريخ الفكر الإداري كلود.س.جورج الابن( ترجمة احمد حمودة – الناشر مكتبة الوعي العربي – مصر
dreamnagd- المراقــــــــب العـــــــــــــــــــــام
-
عدد الرسائل : 19857
العمر : 57
مكان الإقامة : الرياض - نجد - وسط الجزيرة العربية
الوظيفة : أعمال حرة
الاهتمامات : الانترنت
نقاط : 241
تاريخ التسجيل : 19/05/2007 -
مواضيع مماثلة» أسلوب جديد للتنمية يتبنى تكنولوجيا المعلومات
» توقعات ببلوغ سوق الإمارات لتكنولوجيا المعلومات 170.5 مليون د
» معرض الاتصالات وتقنية المعلومات في معارض الظهران الدولية
» بحث تفعيل مشروع تبادل المعلومات إلكترونياً .. اليوم بغرفة ال
» الإنترنت داخل صندوق أسلوب مبتكر يوفر المعلومات للعالم
» توقعات ببلوغ سوق الإمارات لتكنولوجيا المعلومات 170.5 مليون د
» معرض الاتصالات وتقنية المعلومات في معارض الظهران الدولية
» بحث تفعيل مشروع تبادل المعلومات إلكترونياً .. اليوم بغرفة ال
» الإنترنت داخل صندوق أسلوب مبتكر يوفر المعلومات للعالم
صفحة 1 من اصل 1
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى